会社に診断書を出せと言われたら？従う義務はある？費用負担は？

会社に診断書を出すように言われたら、どのように対応すべきでしょうか。

命令には従わなければならないのでしょうか。企業によっては、健康状態の証明として診断書の提出を求めるケースがありますが、労働者はこの要求に従う義務があるのでしょうか。

嘘をついて仮病で休んだ場合、診断書が提出できずに発覚してしまうかもしれません。診断書の発行にも一定の費用がかかります。そうすると、診断書提出の可否やその内容は、休職や復職、場合によっては懲戒処分や解雇の理由になるなど、将来の扱いに大きく影響します。

診断書の提出を求める目的は様々ですが、会社の安全配慮義務の一環である場合、応じる必要があるケースがあります。拒否してよいかを検討し、できる限りリスクを軽減するため、法律や就業規則を確認しながら慎重に対応する必要があります。

今回は、会社から診断書を提出するよう求められた際の対処法と注意点について、労働問題に強い弁護士が解説します。

会社が診断書を求める理由

会社が従業員に診断書の提出を求める理由は、主に以下の3点から説明できます。

社員の健康と安全を守り、労働環境を適正に保つといった労働者の利益に資するケースも多くあります。その場合、診断書の提出を求めることが正当化される可能性が高く、従業員側としても必要性を理解し、従ってもよい場面といえます。

病欠の証明をするため

会社が診断書を求める理由の1つ目は、病欠の証明をするためです。

長期の病欠や休職が必要な場合、その理由を証明するための書類として、診断書の提出を求められます。法的に「休む権利」が当然に認められるわけではなく、病気であっても休むには会社の許可を要するところ、診断書を出して「仮病でない」と示すことで、労使の信頼関係を維持できます。特にインフルエンザなどの感染力の強い病気の場合、診断書で病名を確認できれば、他の社員への感染を防ぐために休ませるなど、適切な対処をするのに役立ちます。

休職や病気休暇といった制度を設ける会社では、制度利用の前提として診断書の提出を義務付けることが多く、この場合は、就業規則で事前に確認することができます。

なお、診断書の提出に応じないと、無断欠勤と評価され、解雇などの不利益な取扱いを受けるおそれがあるので注意してください。

休職時の健康状態を把握するため

会社が診断書を求める理由の2つ目は、休職時の健康状態を把握するためです。

休職制度がある場合、休職を命じる前提として診断書を求め、休職中も、どれくらいの休職期間が必要か、就労可能な健康状態に回復したかといった判断のため、会社は労働者の健康状態を把握しなければなりません。このとき診断書は、労働者の健康状態を示す重要な証拠となります。

休職命令を発する場面だけでなく、復職の可否を検討する際も、健康状態を知る必要があるため、「休職の申請時」「休職期間中」「復職時」のそれぞれに診断書の提出が命じられるのが通常です。

安全配慮義務を果たすため

会社が診断書を求める理由の3つ目は、安全配慮義務を果たすためです。

安全配慮義務とは、労働者の安全と健康を確保するために使用者に課される義務です。この義務に違反した会社は、損害賠償請求を受けるリスクがあります。そして、義務を果たして適切な労務管理を行うには、労働者の健康状態を把握する必要があり、そのために診断書が役立ちます。特に、重篤な病気や精神的な不調を抱える労働者がいるとき、必要な配慮を検討するには、その社員の状態を把握する必要があり、診断書の提出は不可欠です。

会社が安全配慮義務を十分に果たさなかった結果、労働者の健康が損なわれた場合には、労災として認定される可能性もあります。

労働者に診断書の提出義務はある？

次に、労働者に診断書の提出義務があるかどうかについて解説します。診断書の提出義務があるかどうかは、法律と就業規則の内容によって判断することができます。

前章「会社が診断書を求める理由」の通り、会社側にとって診断書を出させる理由や必要性があるにせよ、診断書の内容はプライバシーに関わることもあり、提出したくない人も多いでしょう。診断書を出した結果、適切な配慮を受けられればよいですが、不必要に休職を命じられて給料が得られず、復職しても会社に居づらくなったといった法律相談もあります。

法律上の根拠があるか確認する

第一に、診断書の提出義務について、法律上の根拠があるかを確認してください。

法律上、診断書の提出についての明示的な規定はありません。しかし、正しい労務管理を実践するため、会社が診断書の提出を命じることが許される場合、労働者にもこれに応じる義務があると考えられます。この観点から、次の法律は、診断書の提出義務の根拠となり得ます。

また、業務災害に遭って労災の手続きをするときや、休職中に傷病手当金を申請するときなど、行政の手続きを行う場面でも、健康状態を示すために診断書が必要書類となります。これらの手続きは、関係が良好であれば、会社が代行して行ってくれます。

就業規則上の根拠があるか確認する

次に、労働契約上、診断書の提出義務が定められているかを確認します。

具体的には、就業規則上の根拠を確認してください。提出義務を定める就業規則に合理性があり、労働者に周知されている場合、その規定は労働契約の内容となるため、従う必要があります。厚生労働省のモデル就業規則では、次の規定により、診断書の提出が義務付けられています。

第18条（遅刻、早退、欠勤等）

1. 労働者は遅刻、早退若しくは欠勤をし、又は勤務時間中に私用で事業場から外出する際は、事前に＿＿＿に申し出るとともに、承認を受けなければならない。ただし、やむを得ない理由で事前に申し出ることができなかった場合は、事後に速やかに届出をし、承認を得なければならない。

2. 前項の場合は、第45条に定めるところにより、原則として不就労分に対応する賃金は控除する。

3. 傷病のため継続して___日以上欠勤するときは、医師の診断書を提出しなければならない。

厚生労働省のモデル就業規則

この場合、「継続して◯日以上欠勤」といった要件を満たすなら、診断書の提出命令に従わないと就業規則違反となり、注意や指導を受けたり、懲戒処分の対象となったりすることがあります。

前述の通り、多くの会社では、長期欠勤や休職時、復職時などに、診断書を提出する義務を定めています。その他、「健康状態に疑義があって確認の必要があるとき」といった一般条項で、会社の判断で診断書の提出を命じられるようにする例もあります。ただし、過度に広範な義務の定めが常に有効とは限らず、必要かつ相当な範囲でしか命令できません。

診断書の提出義務がある場合とない場合

実際のケースでは、診断書の提出義務があるかどうかは状況によって異なります。以上を踏まえて、診断書の提出義務がある場合とない場合について具体例を示しておきます。

診断書の提出義務がない場合、提出は任意です。また、会社に診断書の提出を求める権利がある場合でも、嫌がらせ目的だったり、辞めさせる目的があったりなど、不当な動機に基づく命令は権利濫用であり、従う必要はありません。無理に提出させようとして強い口調で怒鳴ったり、提出しない人に嫌がらせをしたりするのは、違法なパワハラに該当します。

診断書の提出を拒否できる？

前章を参考に、診断書の提出が義務でなければ、拒否することが可能です。

ただし、提出の根拠が法律になくても、就業規則に提出命令が定められている場合があります。このとき、会社としても従業員の安全と健康に配慮する義務を果たすために、診断書の提出を命じることができ、労働者はこれに従う必要があるからです。

なお、生理休暇（労働基準法68条）の取得には高いプライバシー性があるため、行政通達でも「医師の診断書のような厳格な証明を求めることなく、一応事実を推断せしめるに足れば十分である」（昭和63年3月14日基発150号）とされ、診断書の提出を拒否することができます。

診断書の提出を拒否した場合のリスクと対応策

会社から診断書の提出を求められた際に、労働者が拒否することにはリスクもあります。トラブルに発展しないよう、リスクを理解して適切な対策を講じる必要があります。

診断書提出を拒否するリスク

診断書の提出を拒否した場合、労働者側には以下のようなリスクがあります。

診断書提出を拒否する場合の対応策

こうしたリスクを避けるには、診断書の提出義務があるかどうかを判断してから対応する必要があります。義務がないなら拒否してもよいですが、提出する義務があるのに拒否すると、前章のようなリスクが顕在化する可能性は非常に高いです。

すぐには診断書を出せない場合も、単に拒否するのではなく、提出できない理由を伝え、期限を延ばせないか、会社と交渉するのが適切です。診断書は、健康状態を伝え、配慮を求めるためにあるので、どのような場合でも会社と密なコミュニケーションを取って進めるのが大切です。費用面が心配なら、正直に伝えて会社に相談するのも手です（会社として診断書が必要なら、その費用を負担してくれる可能性があります）。

なお、診断書に記載される病名・症状は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」に該当し、極めて高いプライバシー性が認められます。プライバシーの懸念がある場合、診断書に記載する情報を限定するよう医師に相談する手もあります。会社が診断書の提出を命じることができるのは、「労働に支障があるか」という業務に関連した判断をするためなので、それに関係しない私的な事情まで全て伝える必要はありません。

診断書の発行方法と医師への依頼のポイント

次に、診断書を会社へ提出する場合のポイントについても解説します。

診断書を作成・提出するときは、症状に合った医療機関を受診し、診断書の使用目的や必要な記載内容を医師へ適切に伝えることが大切です。

症状に合わせて適切な病院を選ぶ

まずは、自身の症状に合った医療機関を受診する必要があります。例えば、発熱や腹痛などは内科、精神的な不調であれば心療内科や精神科への受診が考えられます。また、既に継続して治療を受けている場合、病状や治療経過を把握している主治医への相談を優先しましょう。

使用目的や必要事項を医師に伝える

次に、医師へ診断書を依頼するときは、単に「診断書を書いてほしい」と伝えるだけでなく、会社への提出が目的であることや、会社から求められた事項を具体的に伝えましょう。例えば、休職を申し出る際の診断書には、病名や症状のほか、療養を要する期間や就労の可否などを記載します。復職時であれば、就労の可否や業務上必要な配慮の有無などを記載します。

ただし、診断書の記載内容は、医師が診察結果に基づいて判断するため、労働者の希望が全て反映されるとは限りません。また、「上司のパワハラが原因である」などと診断書に記載してもらっても、後の裁判でその通りに認定されるとは限らないため、無理は禁物であり、正確な症状を伝え、医師の判断に委ねるのが適切です。

提出が難しい場合は会社に相談し、偽造や改ざんはしない

診断書の作成に時間を要する場合、できる限り早く会社へ事情を伝えて相談しましょう。

誠実に対応すれば、診断書が発行されるまでの間、医療機関の領収書など、受診を確認できる書類を提出することで代替させてもらえる場合があります。

診断書を用意できないからといって、自分で作成したり、日付や内容を書き換えたりしてはいけません。偽造・改ざんした診断書を会社へ提出すれば、就業規則に基づく懲戒処分の対象となり得るほか、方法や目的によって刑事責任を問われるおそれがあります。診断書の提出が難しい事情がある場合、偽造などをせず、まずは会社へ事情を説明すべきです。

会社に診断書を出せと言われた際によくある質問

最後に、会社に診断書を出せと言われたときに、よくある質問について解説します。

【まとめ】会社に診断書を出せと言われたら

今回は、診断書の提出を求められた場合の義務や費用負担について解説しました。

診断書の提出は、労使の信頼関係の維持に重要な役割を果たします。そのため、会社から診断書の提出を求められたら、その理由を確認し、基本的には従うのが無難です。

ただし、提出義務がない場合、応じない選択肢もあります。法律や就業規則の規定を確認し、具体的な状況に応じて、要求に従うかどうかを判断する必要があります。一方で、定期健康診断の場合や、就業規則に明記された正当な業務命令である場合などでは、診断書の提出が義務となることがあります。診断書の作成には費用がかかるため、誰が負担するかも事前に確認しておきましょう。

診断書の提出を拒否することにはリスクが伴うため、慎重な判断を要します。提出義務があるのに拒否すれば、懲戒処分や解雇につながるおそれがあります。拒否する場合も、その理由を会社に伝え、証拠に残すといった対策を講じる必要があります。