休職中の退職の伝え方は？休職したまま退職する方法と注意点【例文付き】

心身の不調で休職してみた結果、「やはり復職は難しい」「退職した方がよい」という結論に至ることがあります。体調の回復が思わしくない場合はもちろん、職場環境や人間関係が原因で休職に至ったケースでは、転職して環境を変えたいと考える人もいます。

結論として、休職中であっても退職することは法律上全く問題ありません。たとえ休職期間が残っていても、労働者には退職の自由があり、会社の承諾も不要です。

ただし、休職中は出社していないため、会社との連絡も途絶えがちで、退職のやり取り自体が負担になりがちです。そして、伝え方を誤ると、引き留めや行き違いのトラブルにつながる危険が大きい場面でもあります。

今回は、休職中でも、できるだけ円満に退職するための伝え方と、休職したまま退職を進める具体的な方法について、労働問題に強い弁護士が解説します。

休職中は復職と退職、どちらを選ぶべきか

心身の不調などで休職した場合、期間満了までに体調が回復するか不安でしょう。

「このまま復職できるだろうか」「それとも退職した方がよいか」と悩んで相談される方は多いですが、この質問に正解はありません。復職と退職のどちらを選ぶべきかは個々の状況によって異なり、最終的には自己判断です。弁護士の立場からは、次の判断材料を示すことは可能です。

すぐに結論を出す必要はなく、休職期間満了までに家族や主治医と相談して決めても遅くはありません。その中で、法的な観点は弁護士のアドバイスを求めてください。

そして、退職の気持ちが固まりつつあって「伝え方が不安」という疑問は、次章の「休職中の退職の伝え方」「休職中に退職を伝えるための例文と注意点」を参照してください。なお、会社からは復職を勧められたり、強い引き留めを受けたりするケースもありますが、「会社に引き留められても、休職中に退職することが可能」の通り、休職中でも退職を選択すること自体に問題はありません。

休職中の退職の伝え方

次に、休職中に退職を検討する人の「伝え方」について解説します。

休職中は出社しないため、対面で伝えるのが困難なケースが多いです。トラブルを避けるために「いつ・誰に・どのように伝えるか」や、話の切り出し方を知る必要があります。

休職中に退職を伝えるタイミング

まず、休職中に退職を伝える適切なタイミングや時期について解説します。

結論として、退職を伝えるのは休職期間の途中でも、満了直前でも問題ありません（ただ、休職開始直前だと、会社から「退職するなら休職しなくてもよかった」という反発を買いやすいので、開始直後に退職する可能性があるなら、できる限り休職前に判断すべきです）。

実際にいつ退職を伝えるかは、様々な事情で変化する人が多いです。

なお、休職中や復職前に「退職するかどうか」は、労働者自身の判断で決めるべきで、「早すぎる」「遅すぎる」ということはありません。引き留めのために、「せめて休職期間が終わるまで待つべきだ」といった説得をする会社もありますが、退職は労働者の自由であり、一般的な正解があるわけではありません。

休職中の退職連絡の相手と伝える順番

次に、休職中の退職を検討するとき、誰にどのような順番で伝えるか、という点です。

休職中に退職しようと思い立ったら、初めに伝えるのは直属の上司となることが多いでしょう。そして、その後に人事や総務といった部署に連絡するのが一般的な順番です。休職中で出社していないと、すぐに直属の上司と連絡が取れないこともあり、その場合は人事に直接連絡しても問題ありません。休職中の連絡窓口が指定されている場合は、そこに相談するのが適切です。

ただ、いずれの場合も、退職の意思を示した後は、休職中といえども最低限の業務引き継ぎは行うべきです。体調が思わしくない場合、書面による引き継ぎなどの配慮を求めましょう。

体調に応じてメールか電話で退職の意向を伝える

次に、休職中の退職を伝える方法について解説します。

体調がある程度回復すれば、復職に向けた面談などの場で対面で伝えることが可能です。ただ、それが難しくても、退職を伝える方法に法的な制限はありません。休職中の退職では、現実的には電話やメールが用いられることが多いです。会社が、引き留めや嫌がらせの目的で、「対面でないと退職届は受け取れない」などと説得するケースは、主治医の意見を示して断ることも検討してください。

電話とメールは性質が異なり、メリットとデメリットがあるので、自身の状況に応じた連絡方法を選ぶのがよいでしょう。

まずはメールで伝え、「必要なら電話で説明する」と記載するのもおすすめです。また、体調が思わしくなく電話できないときは、メールのみでも退職は可能です。

退職届を会社に郵送する

退職の意思を伝えたら、退職届を会社に提出します。休職中の退職では、直接手渡すのが難しいケースも多いですが、郵送で提出することで足ります。

ハラスメントがあって対面するのが難しい場合や、会社が「退職を考え直してほしい」と説得してきて電話やメールでは話が進まない場合、一方的に退職届を送りつけるしかない場面もあります。会社に到達すれば有効な退職の意思表示となるので、証拠化するために、内容証明を用いるのが適切です。また、「退職願」とすると会社の承諾を求める申入れと評価されるおそれがあるので、既に退職の決意が固まっているなら「退職届」とすべきです。

休職中の退職は、退職理由によってはトラブルが長期化するおそれがあるので、会社を刺激しないよう「一身上の都合」と記載するのがおすすめです。

復職せず退職する場合も診断書を示す

診断書の提出は法律上の義務ではないものの、円満退職のためには応じるのが無難です。

復職を希望する場合、休職期間満了時の状態を把握するために会社に診断書を提出するのが通常です。一方で、復職前に退職するなら、会社に健康状態や症状を説明する目的はありませんが、退職に伴うトラブルを回避するためにも、可能な限り提出しておくのが良いでしょう。

復職する際の診断書には「復職可能」と記載しますが、退職を予定しているなら「復職困難」「療養継続を要する」などと記載するのがよいでしょう。「復職の見通しが立たないので退職する」ということが伝わればよいので、気が進まなければ、詳細な症状の記載までは不要です。

特に、会社が強く引き留めるケースでは、診断書の提出を拒否するとスムーズな退職の支障になるおそれがあり、復職せずに退職する場合でも診断書を示しておいた方がよいと考えられます。数千円程度の出費が通常なので、トラブル回避のためにも主治医と相談して入手しておきましょう。

休職中に退職を伝えるための例文と注意点

休職中に退職を伝えるとき、特に迷うのが「どのような文面で伝えるか」でしょう。以下では、休職中の退職を伝えるメールについて、例文を示して解説します（なお、電話で伝える場合も、話す内容を一度文章にして準備するのがおすすめです）。

休職中の退職を伝えるメールの例文

休職中の退職は、メールで伝えても問題ありません。

ただ、メールで伝える方法は、記録に残るメリットがある一方で、その文面が不適切だと、かえって不利な証拠を残したり、会社を過度に刺激したりするデメリットがあります。以下の例文を参考に、自身の状況に応じた適切なメールを送付するようにしてください。

休職中の退職を伝えるメールでは、件名で退職の意思が分かるようにし（例：「退職のご報告」など）、本文でも結論を先に書いた上で、理由を簡潔に記載してください。退職の意思が端的に伝わればよく、メールに詳細な事情を記載する必要はありません。円滑に退職を進めるために、感謝の言葉を添えると冷たい印象になりにくいです。

CCやBCCについては慎重に設定しましょう。関係者には共有する必要があるものの、人事や総務など必要な部署に限るようにし、社内の混乱を招かない配慮が必要となります。送信後しばらく様子を見て、何も反応がない場合は見逃しの危険があるので、電話などで連絡するのが確実です。

電話で伝える場合の注意点

電話で退職を伝える場合も、基本的な内容はメールと同じです。ただ、「その場で考えながら話す」のではなく、メールの場合のような文章を先に準備し、手元に置きながら話すことで感情的になることを回避できます。

一方、退職の意思が曖昧にならないよう、長時間話すのではなく、最初にしっかりと「辞めます」と伝えることが重要です。説得や引き留めに屈せず、強い決意で臨んでください。

電話は受け手の負担になるので、業務時間内に行うようにしてください（事前にメールで時間調整をし、相手の都合に配慮するのが望ましいです）。事前に話す内容や質問事項をまとめて、簡潔に伝えるよう心がけ、必要な内容を記録できるよう、メモの準備も欠かせません。

電話の終了後、詳細な情報や今後の退職手続きなどは、メールで補足しておくことも重要なポイントです。休職中だからといって「電話して終わり」にならないよう注意してください。

LINEや社内チャットで伝える場合の注意点

業務連絡用にチャット（LINE・Slack・Teamsなど）を用いる会社では、休職中の退職を伝える方法として活用できます。ただし、チャットは軽く受け取られがちなので、あくまで「最初の連絡手段」と位置づけ、それだけで完結させない方がよいでしょう。

チャットが雑談になっている会社もあるため、文面は簡潔で事務的に、退職の意思表示を伝えるにとどめてください。そして、記録を残すためにスクリーンショットを保存しておきます。

角が立たないように退職を伝えるコツ

休職中の退職は、会社から「配慮をしたのに退職するのか」と言われるなど、労使双方が感情的になってトラブルを招きやすい特徴があります。

労働者側でも、できるだけ角が立たないよう意識しておくべきです。

既に退職を決断している場合、全て本音で話す必要はありません。冷静さを保ち、簡潔に退職の意思のみを伝えるようにしましょう。少なくとも退職を伝える段階では、会社の責任追及や批判は避け、感謝の一言を付け加えておくのが効果的です。なお、職場に法令違反があるケースなど、労働問題を争うかどうかは、その後に検討することも可能です。

退職代行を利用する場合の注意点

休職中の退職では、退職代行サービスを利用するケースも少なくありません。

体調が悪化して自分で伝えるのが難しい場合はもちろん、ハラスメントのトラブルがあって会社の関係者と接触できない場合も、退職代行が有効です。退職代行を利用して会社を辞めるのは違法ではなく、むしろ会社と直接連絡を取らずに済むメリットがあります。メンタルヘルスの不調などで連絡に気が進まないケースでも活用を検討してください。

休職したまま退職する方法の流れ

休職中に退職をする場合の手続きの流れについて解説します。

休職中に退職を決断する場合は、通常の退職手続きに加えて、休職している場合に特有の注意点を押さえて進める必要があります。

会社に引き留められても、休職中に退職することが可能

休職中に退職しようとして、会社から強い引き留めを受けるケースがあります。

休職中の退職ほど「会社には迷惑をかけた」という気持ちが生まれ、強い引き留めを受けると「退職させてもらえないのではないか」と悩んで相談される人も少なくありません。しかし、休職したからといって必ず復職しなければならないわけではなく、休職期間満了までの療養が必須なわけでもなく、退職することは労働者の自由です。

実際、弁護士としてもよく相談を受けるケースなので、「休職期間中でも退職できる理由」について、以下で詳しく解説します。

休職中でも退職の自由は保障される

法律上、労働者には退職の自由が保障されています。

これは休職中でも同じで、労働者が退職を希望すれば会社を辞めることができます。休職中で出社していないことは、退職を制限する理由にはなりません。会社の許可や承諾も不要であり、「認めない」と言われても退職できないわけではありません。

民法627条1項では、期間の定めのない雇用契約の場合、労働者が退職を申し入れてから2週間が経過すると、労働契約は終了すると定められています。

したがって、会社が引き留めたり、退職を拒否したりするケースほど、証拠に残して確定的に退職の意思表示を伝えることが重要となります。

中には、「復職して貢献しないのは裏切りだ」と指摘する会社もありますが、そもそも休職制度は「それまでの貢献に基づく配慮」であり、制度として整備されている以上、利用をためらう必要はなく、また、法的に退職の自由が認められており、その権利行使であることを理解しておきましょう。

なお、会社が同意すれば即日退職も可能です。会社としても、退職日を後ろ倒しにしたところで休職により就労不能なので、労働者の退職の意思が揺るがないと判断すれば、即日退職に応じてくれる可能性があります。

労働契約で休職中の退職を妨げることはできない

会社における退職のルールは就業規則や雇用契約書で定められています。

ただ、これらの書類はいずれも、法律に違反することはできません。つまり、法律の方が優先するので、例えば「休職中は退職できない」「期間満了までは退職不可」などと定めても、前章の原則に反するため違法であり、無効です。このような休職中の退職を禁止する条項は、労働者に与えられた退職の自由を不当に制約しており、公序良俗（民法90条）に該当するからです。

したがって、会社の規則を理由とした引き留めを受けたとしても、労働法の知識をよく理解し、法律に基づいて退職を諦めない姿勢が大切です。

休職中の解雇は不当解雇の疑いがある

休職中の解雇が自由なのに対し、解雇は、会社からの一方的な労働契約の解約を意味します。引き留めが難しいと判断した会社の中には、「解雇する」という強硬手段に出るケースも見られます。

しかし、休職中の解雇は、特に厳しく制限されます。

というのも、休職制度は、少なくともその期間中は療養に専念し、復職を目指すことが予定されるからです。そもそも休職制度は、従来の貢献に配慮し、就労が難しい状態でも一定期間解雇を猶予する制度です。そのため、一度休職を命じたにもかかわらず、休職期間満了前に解雇することは、休職制度の趣旨に反し、不当解雇である疑いが非常に強いです。

したがって、休職期間中の退職を伝えた結果、問題がこじれて解雇を示唆された場合、できる限り早めに弁護士に相談すべきです。

休職したまま退職するときの注意点

最後に、休職したまま退職するときの注意点について解説します。

休職は、無給とされる会社が多いため、休職から、復職せずに退職する場合には、特に金銭面についての注意が必要となります。

失業保険の受給条件を確認する

休職中に退職した場合でも、失業保険を受け取れます。失業保険は、退職後の生活を保障する重要な金銭なので、必ず受給の条件を確認しましょう。

失業保険は、自己都合退職か会社都合退職かで大きな違いがあるところ、休職中の退職は自己都合となるのが原則です。自己都合退職では、7日間の待機期間の後、1ヶ月間の給付制限期間があるため、退職後の生活設計を事前にしっかりと準備しなければなりません。企業によっては、配慮して会社都合扱いにしてくれることもあるので、話し合いを試みてください。

健康保険と年金の取り扱いに注意する

休職中の退職では、その後の生活を守るためにも、社会保険（健康保険・厚生年金）の扱いにも注意してください。退職後の健康保険は、任意継続するか、国民健康保険に切り替えるかを選択できます。厚生年金については、退職後は国民年金に切り替える手続きが必要です。

休職中に健康保険の傷病手当金を受給している場合、受給期間が残存しているのであれば、退職後も引き続き受給することができます。

退職金や未払いの賃金・残業代がないか確認する

休職中に退職するとき、未払いの金銭がないかも確認しておきましょう。

体調不良などで検討が進まないと、後で気付いて後悔するおそれがあります。退職金は、就業規則や退職金規程の条件を満たせば受け取ることができ、休職中の退職でも支給されることが多いです。在職中の賃金や残業代に未払いがある場合も、必ず請求しておく必要があります。

休職中に退職を申し出た結果、会社から退職合意書に署名するよう求められた場合、その書面に清算条項が定められていると、退職後の請求権を失ってしまいます。

休職中に退職した場合の有給消化について

休職中に退職する場合でも、できる限り有給休暇は消化しておきたいところです。

有給休暇は、労働者に認められた法的な権利なので、会社は原則として取得を拒否できません。多くの場合、休職に入る前に消化していますが、残日数がある場合、休職期間中は就労義務がなく、その間に消化することはできなくなってしまいます。有給休暇は、労働義務のある日が対象となるので、休職中に消化できないからです（昭和24年12月28日基1456号、昭和31年2月13日基収489号）。

休職に関連して、有給休暇で損しないためには、休職前に消化するか、一度復職扱いにして退職日までに消化するか、もしくは、有給休暇分を買い取ってもらう、といった方法があります。

【まとめ】休職中の退職の伝え方

今回は、休職中に退職する方法や、会社への伝え方について解説しました。

休職中の退職は、体調やメンタルの状況を踏まえ、慎重に判断する必要があります。ただし、退職するかどうかは労働者が自由に決められるので、たとえ休職中でも退職そのものは可能です。様々な理由で仕事を続けられないと感じたら、退職を選択するのも選択肢の一つです。

ただ、休職中という状況だと、「なぜこのタイミングなのか」と会社に疑問を持たれるのも事実であり、円満に退職するには伝え方が非常に重要なポイントとなります。休職中の退職では、退職の意思を曖昧にせず、これまでの配慮への感謝の気持ちを添えるといった誠実な対応が大切です。話し合いが進まない場合は、退職届を提出して証拠化するのもおすすめです。

思うように辞められないと大きなストレスになるでしょう。休職中で万全でない場合は、無理せず、退職に関する対応を弁護士に任せることも検討してください。