退職届を内容証明で出す方法は？書き方のポイントとデメリットも解説

内容証明郵便を使って退職届を送付するのが有効なケースがあります。

退職届を出したいのに会社が受け取ってくれなかったり、話し合いの機会すら設けてもらえなかったりすると、通常の提出方法では解決することができません。退職は労働者の自由であって、会社の同意や承諾がなくても辞めることができますが、退職届を受理しない、話し合いを拒む、無断欠勤扱いにするといった対応があると、労働者が不利益を被ってしまいます。

内容証明は、紛争予防や証拠確保のため、法的紛争でよく利用されますが、退職をめぐるトラブルでも活用できます。退職届を直接手渡しして解決できない時点で、労使関係は相当悪化していると予想されるため、内容証明を利用することを検討してください。

今回は、退職届を内容証明で出すべきケース、具体的な書き方や出し方、受け取り拒否への対応などについて、労働問題に強い弁護士が解説します。

そもそも内容証明郵便とは

そもそも、内容証明郵便とはどのようなものでしょうか。

内容証明とは、いつ、誰が、誰宛てに、どのような内容の文書を送付したかを、日本郵便が証明してくれる制度です。普通郵便とは異なり、送った文書の内容がそのまま記録として残ります。

郵便による連絡について証拠を残すことができるため、法的な紛争が起こる可能性がある場合や、将来の労働審判や訴訟で証拠が必要となる場合に活用され、今回解説するような「会社が退職を拒否している」「退職届を受け取ってもらえない」といったトラブルの解決にも用いられます。

なお、実際に活用されるケースについては「内容証明で送るべきケース・送らなくてよいケース」を参照してください。

内容証明による退職届の書き方

次に、内容証明郵便で送る退職届の書き方について解説します。

退職届を内容証明で出さざるを得ない場面では、労使の対立は相当深刻化していると考えられます。書面の内容を慎重に検討しなければ、思わぬ不利益を被るおそれがあります。一般的な注意点は「退職届の書き方と出し方」の通りですが、内容証明特有の注意点も理解しておきましょう。

退職届に記載しておくべき事項

まず、退職届に記載しておくべき事項は、「退職届の書き方と出し方」と共通します。具体的には、次のようなことを記載してください。

内容証明の形式的なルール

退職届を内容証明郵便で出す場合、形式的なルールを守る必要があります。

例えば、字数・行数は、横書きの場合「1行20字以内、1枚26行以内」「1行13字以内、1枚40行以内」「1行26字以内、1枚20行以内」のいずれかによる必要があります。郵便窓口で出す場合、同じ内容を3通持参します。その他、細かいルールについては「内容証明ご利用の条件等」（郵便局）をご参照ください。なお、e内容証明（電子内容証明）の方が制限が少ないため、おすすめです。

記載すべきでない言葉やトラブルになりやすい表現

一方、退職届を内容証明郵便で出すからこそ、記載すべきでないこともあります。

内容証明で出すと証拠に残るため、労働者自身にとって不利になる文言や、トラブルを拡大しかねない表現は避けるべきです。特に、会社に不満があるからといって感情的な言葉で非難すれば、かえって反発を招き、退職がスムーズに進みにくくなってしまいます。

また、退職届を内容証明で送付せざるを得ない場合、会社が認めなくても一方的に辞める意思を示すことが重要であるため、「退職願」と混同されるような言葉は避けてください。例えば、「退職させていただきたく存じます」「退職をお願いしたい」といった表現は不適切です。最終出社日や退職日は、具体的な年月日、または到達日を基準として客観的に特定できる方法で記載します。具体的な日付を指定する場合は、郵送に要する日数を考慮してください。

内容証明退職届の文例（テンプレート）

以上のポイントを踏まえた文例（テンプレート）も参考にしてください。

内容証明による退職届の出し方・送り方

内容証明郵便で送付する退職届を作成したら、次に、郵便局で発送手続きを行います。

内容証明は、普通郵便などとは異なり、出し方や送り方にも一定のルールがあります。不備があると窓口で受け付けてもらえないため、事前に手順を確認しましょう。なお、証拠が確実に残るよう、送る前に必ず、文面のコピー（写し）を取って保存しておいてください。

郵便局の窓口で出す場合

郵便局の窓口を利用する場合、作成した文書を3通用意してください。

1通は相手への送付用、1通は郵便局の保管用、もう1通は差出人の控えです。また、差出人と受取人の住所・氏名を記載した封筒を用意します。訂正印として使う印鑑を持参すると便利です。窓口で局員が内容を確認するため、封筒は閉じないでください。なお、内容証明は、集配郵便局や指定された一部の郵便局での取扱いとなるため、対応可能かどうかは事前に確認しておきましょう。

e内容証明（電子内容証明）の場合

窓口に行く時間がない場合は、e内容証明（電子内容証明）が便利です。

インターネット上で手続きが完結するため、24時間いつでも、Wordなどで作成した文書ファイルをアップロードして送付できます。文書を3通印刷したり、封筒を用意したりする手間はなく、窓口での待ち時間もないため、多忙な方や誰にも会わずに手続きを済ませたい方に適しています。なお、利用には事前の利用者登録（無料）やクレジットカードなどが必要です。

配達証明を併用する

内容証明郵便で退職届を送る際は、配達証明を併用するのが適切です。

内容証明そのものは、送付した文書の内容を証明するものですが、それだけでは相手に届いた事実やその日付まで証明することはできません。退職届を内容証明で送る際には、それが会社にいつ届いたかを証明する必要があるため、配達証明を付すことが重要となります。

前述の通り、期間の定めのない雇用契約は、退職の意思表示から2週間が経過することで終了しますが、その際、会社への退職届の到達日を基準として考えます。配達証明があれば、会社から「届いていない」などと反論されることを防ぎ、退職日を確定させることができます。

同時に普通郵便で退職届を送付する

退職届を内容証明郵便で送った場合でも、同時に普通郵便で送付しておくべきです。

内容証明は形式的な要件があり、添え状や添付書類などは同封できず、図表なども記載できません。そのため、退職手続きに必要な書類を送付したり、会社に残業代を請求するために図表で詳しく説明したりといった場合、普通郵便で送付する必要があります。また、内容証明は受け取りが必要ですが、普通郵便でも送ることで内容証明の受け取りを拒否された場合の対策が可能です。

なお、内容証明と違って送付した内容は証拠に残らないものの、特定記録郵便やレターパックなどを使うことで配送状況を追跡し、到達日を証拠に残すことができます。

退職届を内容証明で送る際に注意すべきポイント

次に、退職届を内容証明郵便で送る際に注意すべきポイントを解説します。

内容証明は非常に強力な手段であるものの、常に最適とは限りません。会社との関係性や状況によっては、内容証明までは不要だったり、かえって刺激になったりするおそれがあります。以下に解説するメリット・デメリットを理解し、利用すべき場面を見極めるようにしてください。

退職届を内容証明で送るメリット

退職届を内容証明郵便で送るメリットは、次の通りです。

退職届を内容証明で送るデメリット

一方、内容証明郵便のデメリットもあるため、全ての場合に最善の方法とは限りません。

内容証明で送るべきケース・送らなくてよいケース

以上のメリット・デメリットを比較し、ケースに応じて判断してください。

退職届を内容証明郵便で送るべき典型例は、退職届を受け取ってもらえなかったり、退職を拒否されたりするケースです。執拗な引き止めを行う会社は、労働者が退職の意思表示をした上で出社を取りやめても、無断欠勤やバックレとして扱うおそれもあります。パワハラなどの違法行為があって出社できない場合も、退職届は直接交付ではなく郵送によるのがよいでしょう。

このようなトラブルが想定される場合、退職の意思表示、有給休暇の取得、職場環境の問題点の指摘といった点について、内容証明を用いて証拠を残すべきです。内容証明を使えば、会社から「退職届が届いていない」「受け取っていない」などと反論されることは未然に防げます。

一方で、会社が退職そのものは認めており、退職日や退職条件などに小さな差があるに過ぎない場合は、少し交渉をすれば円満退職が目指せる可能性があります。この場合、内容証明を利用するのはまだ早く、出社が難しい事情があるとしても普通郵便で足りることがあります。

会社が内容証明の受け取りを拒否したらどうなる？

内容証明郵便で退職届を送付しても、速やかに受領されるとは限りません。

実際には、受け取りを拒否されたり、不在や宛所不明で戻ってきてしまったりといったケースもあります。しかし、この場合でも、退職できないわけではありません。

正当な理由のない受取拒否は到達したものとみなされる

意思表示は、相手方に到達することで効力が生じます（民法97条1項）。

「到達」とは、相手方が了知可能な状態に置かれれば足り、現実の受領までは不要と考えられています。民法97条2項では「相手方が正当な理由なく意思表示の通知が到達することを妨げたときは、その通知は、通常到達すべきであった時に到達したものとみなす」と定められており、会社が正当な理由なく退職通知の到達を妨げた場合、この条項が適用されます。

裁判例でも、受け取ろうと思えば受け取れる機会があった場合には、相手方に届いたものとして扱われています（東京地裁平成10年12月25日判決、東京地裁平成5年5月21日判決など）。

受け取りを拒否されると、郵便物は「受け取りを拒否されました」といった付せんとともに差出人に返還されます。したがって、退職届を内容証明で送れば、相手が受領を拒否した事実も証拠として残すことができます。

不在や宛所不明の場合には対策が必要

これに対し、不在や宛所不明の場合には、対策が必要となります。

不在通知が投函され、一定期間（原則7日間）保管された後に差出人に返還されます。転居済みであるなど、記載された住所にいない場合にも郵便物は返還されます。不在や宛所不明で配達できない場合、了知可能な状態とはいえず、意思表示は到達していないと考えられます。

ただし、前述の裁判例の通り、不在配達通知書が投函され、差出人や通知の内容を十分に推測でき、さほど困難なく郵便物を受け取れたという状況であれば、遅くとも保管期間が満了した時点で意思表示が到達したとみなされます。

また、会社が組織ぐるみで「郵便物を受け取らない」という対応をしたことで内容証明が返送されてしまった場合、送付する文書の内容のコピー（写し）を取った上で、ポスト投函される特定記録郵便を併用することが有効な対策となります。

トラブルになりそうなときは早めに弁護士に相談する

内容証明の受け取りが拒否されている場合、トラブルになる可能性が高まります。

会社が退職を認めないとき、退職日を先延ばしにされたり、離職票の発行を拒まれたり、最終給与や未払い残業代を支払ってもらえなかったりといった別の労働問題に発展することもあります。さらに、退職を妨害するために損害賠償請求や懲戒処分を示唆されるケースもあります。

トラブルの兆しが明らかになったら、弁護士に相談し、法的な見通しを確認しておくことが重要です。弁護士のアドバイスを受けて対応すれば、退職をめぐる不安を解消できます。弁護士に依頼すれば、退職の意思表示やその後の手続きについて、窓口として代理してもらえます。

退職届を内容証明で出す際のよくある質問

最後に、退職届を内容証明郵便で出す際のよくある質問に回答しておきます。

【まとめ】退職届を内容証明で出す方法

今回は、退職届を内容証明で出すべきケースと、その具体的な方法を解説しました。

内容証明で退職届を送付する方法は、退職の意思表示を明確に証拠として残すことができるため、労使の対立が激化した場面では有効な手段となります。退職届の受領を拒否されたり、話し合いが難しかったりするケースでは、後の交渉や法的手続きを有利に進める役割を果たします。

ただし、内容証明を発送すれば文面が記録に残るため、内容や書き方を誤っても、後で修正するのは困難です。そのため、退職日や退職理由、有給消化や最終出社日といった退職届の基本的な事項のほか、受け取り拒否への備えなど、内容証明特有のポイントも理解しておいてください。

退職届を受理してもらえない状況でも、退職は労働者の自由です。一人で抱え込まず、早めに弁護士へ相談することで、内容証明も含めた適切な方法を選択することができます。