退職時の貸与品の返却について、時期・方法など、正しい対応を解説

働いていると会社から色々なものを借ります。
労働者の仕事に必要な用具は、会社が用意するのが基本だからです。
パソコンや電話など、会社にある物を使うのは当然。
それ以外にも、社員証やオフィスの鍵など、必要な貸与品は多くあります。

これらは、あくまで会社から借りたもので、退職時に返却する必要があります。
退職時に、貸与品の返却を正しく行わないと、労働者にとってもデメリットです。
貸与品をなくしたり、返却を怠ったりすれば、損害賠償を請求されるおそれもあります。

また、退職時の貸与品の返却について、いつ、どのように返すか、迷う方もいるでしょう。
返却の時期や方法にも、適切な判断を要します。

今回は、退職時の貸与品の返却について、正しい対応を、労働問題に強い弁護士が解説します。

退職時に貸与品は返却する必要がある

退職時、会社から貸与された物品はしっかり返却しなければなりません。

貸与品は、あくまで、仕事に必要だから貸し与えられていただけです。
なので、貸与品の所有権は会社にあり、会社の所有物で、返却は必須です。
どれほど長年使用していても、労働者の物にはなりません。

円満退社の場合に、貸与品を返却すべきなのは当然です。
それだけでなく、退職勧奨や解雇など、意思に反して退職させられるケースでも同じこと。
いかに、退職そのものが違法だったとしても、貸与品の返却は必要です。

どういう事情で辞めたにせよ、貸与品を返却すべきことに変わりはありません。
返却しないと、裁判で返還を請求されてしまいます。
さらには、業務上横領罪（刑法253条）という犯罪になるおそれがあります。
この場合、10年以下の懲役という重い刑罰が科されます。

退職時に返却すべき貸与品とは

次に、退職時に返却すべき貸与品にどんなものがあるか、解説します。

在職中は、数多くの備品が支給されているでしょう。
いざ退職のタイミングで、どれを返却するか、分かりづらい場合があります。
また、業種や職種、社員の地位により、貸与される物は変わります。

何を返すべきか、円満退社なら、会社に確認して進められます。
しかし、退職勧奨や解雇で辞めるとき、コミュニケーションが円滑でないことも。
自分の判断で対応し、返却を怠ってしまう危険は、避けなければなりません。

健康保険証

会社から交付された健康保険証は、返却を要します。
退職日をもって健康保険の資格は喪失し、保険証は無効となるからです。

退職後は、健康保険証を使用できません。
もし使用して診療を受けてしまったら、後日、健康保険組合などに費用の返却が必要です。
返却先は、会社によって異なるので、事前に確認しましょう。

名刺

名刺は、返却物のなかでもよく忘れられがちです。
しかし、自分の名刺もまた、会社からの貸与物に変わりありません。
返却しなければ、退職後に悪用される危険もあります。

退職後に名刺を返さず、顧客に営業をかけた場合、トラブルに発展することもあります。
自分の名刺であれ、取引先の名刺であれ、返却せず持ち去ってはいけません。

社員証、社章など

社員としての身分を証明できる貸与品は、すべて返却しなければなりません。
名刺以外にも、社員証、社章などの返却を要します。

首から下げるストラップやホルダーなど、付随する備品も忘れず返しましょう。

通勤定期券

通勤定期券も、返却すべき貸与品の1つです。
現物支給の場合には、定期券そのものを返却します。

通勤手当をもらい、自分で定期券を買うケースもあります。
この場合には、払い戻しの手続きをし、得た金銭を返却するのが一般的です。
詳しくは、就業規則にルールが定められていることが多いので、確認してください。

パソコン、タブレット、スマホ、携帯など

パソコン、タブレットやスマホ、携帯など、業務に利用した端末も返却すべき貸与品です。
精密機械なので、取扱いには十分注意しましょう。
他の貸与品に比べても、高額であるため、返却しないと会社に大きな損失を与えます。

これらの端末自体の価値はもちろん、なかに保存されたデータも大切です。
動作不良や破損があると、修復する費用を請求されるおそれがあります。
充電用のコードなど、付属品もなくさないよう注意してください。

オフィスの鍵、セキュリティカード

オフィスの鍵やセキュリティカードも、返却しなければなりません。
社員でなくなれば、会社に立ち入ることはできません。
安全や防犯の観点から、重要な情報や金品が盗まれるのを防止する必要があります。

オフィスのセキュリティの点から、確実に返却すべき貸与品です。
仮に、失くして返却できないときは、交換費用を弁償させられることが多いです。

制服、作業着など

制服や作業着も、返却しておいてください。
自分が長く使ったもので、再使用ができなくても、返却を要求されるでしょう。

すでに使用できないほど摩耗していたら、廃棄を命じられることもあります。
返却する際には、クリーニングに出しておきましょう。
（クリーニング代は労働者負担ですが、返却時は綺麗にして返すべきです）

マニュアルや書式など

マニュアルや書式なども、返却すべきです。
ノウハウを盗むために、返却をしない方もいますが、トラブルの元です。

これらは、会社が業務を効率化するために蓄積してきた情報資産です。
返却をしないと、意図せず、会社に損害を与えてしまうおそれがあります。
退職後に、社外で利用すれば、会社の利益に反してしまうためです。

業務に要する書類やデータなど

業務に関する書類やデータも、返却の対象となります。
企業秘密として、価値の高いものだからです。

書類によっては、個人情報が多く記載されていることもあります。
非公表の製造方法など、悪用される危険の高いものもあります。
たとえ、作成者が自分だったとしても、貸与品として返却が必要なことに注意が必要です。

退職時に貸与品を返却する方法

退職時に貸与品を返却するときには、正しい方法で行わなければなりません。

誤った方法で返却し、会社に損害を与えると、責任追及のおそれがあります。
次に、退職時に貸与品を返却する方法について解説します。

退職前の業務引継ぎとともに返却する

まず、まだ退職前ならば、業務引継ぎのときに返却する方法がお勧めです。
対面で返却すれば、最もスムーズです。

直接手渡しとなるため、確実に返却したのが明確で、トラブルになりづらいです。
一方で、なにを返却したか、記録に残しづらい面があります。
心配なときは、返却した旨を書面に残し、会社担当者のサインをもらう方法が有効です。

しかし、円満退社でない場合や、すでに最終出社を終えた後は、この方法は使えません。

退職後に郵送する

やむなく会社に手渡しで返却できないなら、後日の郵送も可能です。
貸与品の返却を忘れていたと明らかになったら、速やかに送りましょう。
添え状を一筆つけておくと丁寧です。

退職日までの返却が難しく、郵送せざるをえないときも、事前に会社に相談しておきましょう。

返送先は、会社によって異なるので、事前に確認しておきましょう。
確実な到着のために、書留やレターパックを活用すれば安心です。
これらの郵送方法なら、対面の受け渡しのため、郵送ミスによるトラブルが避けられます。

貸与品を紛失したら対応を会社に相談する

どんなに貸与品を大事に扱っても、紛失してしまうこともあります。
貸与品の紛失について、就業規則にルールが定められていることがあります。

貸与品の紛失に気づいたら、すぐに会社に相談しておきましょう。
買い換えるべきか、修理に出すか、費用は誰が負担するのか、指示を仰いでください。
労働者側の判断で動くのは、止めたほうがよいでしょう。

貸与品を返却せず辞めるのはリスクあり

貸与品や備品が、会社にとって重要なものであるほど、返却しない不利益は大きいもの。
被害が大きくなれば会社も黙っておれず、責任追及の措置をとってきます。

たとえ、セクハラやパワハラで辞めざるをえないなど不満があっても同じこと。
貸与品の価値を見誤ると、痛い目を見るでしょう。
貸与品を返却せずに辞めた場合に起こる事態について、解説します。

返還請求される

まず、貸与品の所有権は会社にあるので、返さないでも、返還請求を受けてしまいます。
返還請求の訴訟をされれば、所有権に基づく主張が認められるでしょう。

貸与品そのものの価値が重大なとき、このような責任追及の方法となります。

損害賠償請求される

貸与品を返却しなかったことで会社に損害が生じることがあります。
返却すべき貸与物は会社の財産だからです。
また、社員としての返却すべき義務に違反しているともいえます。

そのため、貸与品を返却しなかったことで生じた損害は、賠償請求されてしまいます。

重要な書類を悪用され、被害が拡大すると、損害額が高額になるケースもあります。

解雇される

返却を再三求められても応じないと、解雇される危険があります。
退職するまでは、労働者の地位にあり、クビにすることは理論上可能です。
（退職の意思を示しても、実際に労働契約が終了するのは、民法上14日後です）

貸与物を返却せず、悪用の危険が高いとき、懲戒解雇となるおそれもあります。
ただし、正当な理由のない解雇は、違法な不当解雇として争うことができます。

身元保証人に請求される

貸与品を返却しないと、身元保証人に、損害賠償請求される可能性もあります。
身元保証人は、労働関係から生じた債務について、本人と連帯して責任を負うからです。

身元保証書を入社時に記載しているとき、注意が必要です。
貸与物を返却しないと、会社だけでなく、身元保証人にまで迷惑が及びます。

給料は減らされない

貸与品を返さないで辞めても、会社が給料を減らすことはできません。
給料は、労働の対価であり、労働者にとって最も重要だからです。

貸与品を返さなかったことで損害が生じても、給料から差し引くことはできません。
労働基準法24条では、賃金全額払いの原則が定められます。
これにより、労働者の同意なく、給料から相殺することは許されないからです。

そのため、たとえ未返却の貸与品があっても、そのことを理由に給料を減らすのは違法です。

機密情報を返却しないと情報漏えいの責任を追及される

機密情報の返却をしないと、さらに責任は重大です。
返却しなかったことで、情報が漏洩すれば、被害額は甚大だからです。

単なる貸与品、備品とは異なり、情報には大きな価値があります。
なので、データを保存したPC、スマホやUSBメモリなどの扱いは、特に注意を要します。
そうした情報へアクセス可能なIDやパスワード、社員証明書なども、確実に返すべきです。

なお、ただ返却すればよいというのではなく、データを消去する必要のあるケースもあります。
私物のPCを使用して業務を行った場合、そこから会社のものである情報を消さねばなりません。
退職後の生活の準備や、転職活動など、忙しい状況かもしれません。
しかし、ちょっとした不注意が、大きな損害を招くおそれがあります。

まとめ

今回は、退職時の貸与品の返却について、その時期や方法など正しい対応を解説しました。

貸与品は、仕事を進めるにあたって不可欠のもの。
しかし、会社の所有物であるため、退職時には返却しなければなりません。
労働者にとって、貸与品を返却しないと、法的な責任が生じるおそれもあります。

特に、貸与品を返却しなかったことで機密情報が漏洩すると、その被害は予測できません。
多額の損害賠償を請求されれてしまう前に、適切な対応を理解しましょう。
退職するにせよ、退職日までは会社の社員であり、責任もって対応しなければなりません。