リファレンスチェックは違法？拒否してよい場合について解説します

企業に採用される過程で、リファレンスチェックを受けることがあります。

採用予定の会社にとっても、社員として迎え入れる人物をより詳しく知るために、リファレンスチェックはとても重要な意味を持ちます。解雇が厳しく制限されている分、入社時に問題社員を採用してしまわないよう、厳しく選別するのは当然のことです。

一方で、労働者にしてみれば、リファレンスチェックで知られたくない情報もあるでしょう。後ろめたいことがなくても、どのような内容を質問されるか、実施を拒否できないか、などといった不安は尽きないのではないでしょうか。

労働者の同意なく、勝手に進めたリファレンスチェックは違法の可能性が高いです。したがって、調査による不利益が予想されるなら、まずは拒否すべきです。

今回は、リファレンスチェックの違法性、拒否する方法について労働問題に強い弁護士が解説します。

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、前職の関係者に、その人物の経歴、能力や生活関係を調査することを指します。バックグラウンドチェックや採用調査、前職調査と呼ぶこともあります。

リファレンスチェックは、採用候補者や内定者に対して、入社前に実施されることが多いです。身辺調査や信用調査を内容として、特に中途採用においてよく行われます。

リファレンスチェックが行われる理由

会社がリファレンスチェックする理由は、候補者や内定者の信用を担保するためです。履歴書や職務経歴書といった書面審査、採用面接などで、候補者の情報をある程度は収集できるものの、採用段階で提示された情報には嘘や偽り、誇張したアピールも多いものです。採用の対象者から提出される情報だけでは読み取れない、人柄や性格の把握も必要となります。

候補者や内定者が、会社の把握する通りの人物なのかどうかは重要なポイントとなります。というのも、解雇が制限される日本の労働法の下では、一度入社したら、会社の都合によって辞めさせるハードルはかなり高いからです。

リファレンスチェックで聞かれる内容

あらかじめ、どのような質問をされるかを理解すれば、「リファレンスチェックが怖い」といった漠然とした不安を解消することができます。

リファレンスチェックでよく確認される内容は、具体的には次のようなものです。大きく分けると経歴、能力、人間関係といった質問です。

リファレンスチェックのタイミング

リファレンスチェックされるタイミングは、大きく2つに分けられます。

1つは、採用内定前のタイミングです。多くの会社が、このタイミングで行うのが一般的です。候補者の嘘を見抜き、排除するには、内定前の段階でないと意味がないからです。調査費用がかさむこと、リファレンスチェックに抵抗ある候補者が離脱するおそれがあることから、最終面接の前後で行うのが通例です。

もう1つが、採用内定後のタイミングです。採用内定前のリファレンスチェックは、最終確認の意味合いが強いですが、リファレンスチェックは内定後でも行われます。例えば、試用期間中に、能力や経歴に疑いが生じ、調査の必要性があるケースです。経歴詐称が発覚すれば、クビになる危険があります。昇進して、役員や管理職になったり、重要な業務を任されたりする場面でも、信用をチェックされるために実施されることがあります。

リファレンスチェックが違法になるケース

リファレンスチェックは、その態様によっては違法になります。

リファレンスチェックを直接禁止する法律はありませんが、職業安定法や個人情報保護法などの労働法、既存の法律に抵触する可能性は大いにあります。究極は、個人情報の調査であって、プライバシーの侵害につながります。

違法の疑いあるリファレンスチェックには、決して応じてはなりません。

無断でする場合

労働者に無断で実施するリファレンスチェックは、違法の可能性が高いです。

大前提として、情報収集が業務の目的の範囲内である必要があります。採用者の個人的な興味でするリファレンスチェックは、この点からして違法です。職業安定法5条の5は次の通り、業務の目的の範囲内で、目的を明らかにして個人情報を収集することを要件とするからです。

職業安定法5条の5（求職者等の個人情報の取扱い）

1. 公共職業安定所、特定地方公共団体、職業紹介事業者及び求人者、労働者の募集を行う者及び募集受託者、特定募集情報等提供事業者並びに労働者供給事業者及び労働者供給を受けようとする者（次項において「公共職業安定所等」という。）は、それぞれ、その業務に関し、求職者、労働者になろうとする者又は供給される労働者の個人情報（以下この条において「求職者等の個人情報」という。）を収集し、保管し、又は使用するに当たつては、その業務の目的の達成に必要な範囲内で、厚生労働省令で定めるところにより、当該目的を明らかにして求職者等の個人情報を収集し、並びに当該収集の目的の範囲内でこれを保管し、及び使用しなければならない。ただし、本人の同意がある場合その他正当な事由がある場合は、この限りでない。

2. 公共職業安定所等は、求職者等の個人情報を適正に管理するために必要な措置を講じなければならない。

職業安定法（e-Gov法令検索）

上記条文の解釈では、厚生労働省の指針が参考になります。目的の明確化は、「求職者等が一般的かつ合理的に想定できる程度」に具体的に明示すべき（指針第5の1(1)）、そして、リファレンスチェックで第三者から情報収集するには本人の同意を要し、適法かつ公正な方法ですべきと定められています（指針第5の1(3)）。

労働者の募集を行う者は、個人情報を収集する際には、本人から直接収集し、本人の同意の下で本人以外の者から収集し、又は本人により公開されている個人情報を収集する等の手段であって、適法かつ公正なものによらなければならないこと。

平成11年労働省告示第141号

したがって、採用に必要な情報は、本人から直接するのが原則となります。本人以外からリファレンスチェックで収集したいなら本人の同意がなければなりません。会社が無承諾でリファレンスチェックをするのは不適切です。例えば、あなたが前職の関係者から初めてその事実を聞いたなら、違法なリファレンスチェックです。

差別になる場合

リファレンスチェックが許されるとしても、業務に必要であり、正当なものでなければなりません。当然ながら、採用段階でも差別は許されず、その結果、差別につながる調査も違法です。

例えば、以下のような情報に触れるのは、違法の可能性が非常に高いです。

差別につながる事情を知られれば、たとえ入社できたとしても、ハラスメントの犠牲になるおそれもあります。そもそも調査してはいけない事項であることは明らかです。

個人情報保護法違反の場合

リファレンスチェックが、個人情報保護法の定める義務に違反するケースもあります。個人情報が危機にさらされそうなリファレンスチェックに応じてはなりません。個人情報保護法における義務で、リファレンスチェック時に問題となるのは次の点です。

法律にいう「個人情報」とは、特定の個人と識別できるものをいいます。リファレンスチェックによって得られる情報は、経歴や能力、人間関係に及ぶまで多岐にわたりますが、特定の個人を識別できるものなら、個人情報に当たり、保護の必要性は高いといえます。

個人情報のなかでも、特に配慮が必要な情報は、取得の際に本人の同意を必要。「要配慮個人情報」と呼ばれます。要配慮個人情報について、次の通り定められています。

個人情報保護法2条3項

この法律において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。

個人情報保護法（e-Gov法令検索）

これを受けて政令で、さらに詳しく要配慮情報が定義されます。

個人情報保護法施行令2条

法第2条第3項の政令で定める記述等は、次に掲げる事項のいずれかを内容とする記述等（本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。）とする。

一　身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の個人情報保護委員会規則で定める心身の機能の障害があること。

二　本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者（次号において「医師等」という。）により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査（同号において「健康診断等」という。）の結果

三　健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。

四　本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。

五　本人を少年法（昭和二十三年法律第百六十八号）第三条第一項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。

個人情報保護法施行令（e-Gov法令検索）

リファレンスチェックで聞かれる内容のなかで、特に企業が欲する情報は、要配慮個人情報を多く含んでいます。なので、本人の同意なくこれらのセンシティブな情報を得れば、個人情報保護法違反となり、違法の疑いは非常に強いです。

不当解雇の理由となる場合

リファレンスチェックの結果、解雇されてしまうことがあります。しかし、その情報収集のしかたはさておくとしても、不当解雇は違法です。リファレンスチェックで得た情報によるものなら、それが解雇されるほどの正当な理由か、確認してください。

リファレンスチェックで入社できなくなるパターンは、そのタイミングによって「内定取り消し」「本採用拒否」「解雇」の3種類があり、いずれも程度は異なるものの、正当な理由を要します。内定前の不採用でも、内々定の取り消しとして損害賠償請求が可能な例もあります。

リファレンスチェックを拒否する方法

リファレンスチェックが個人情報の調査であり、対象者の同意を要するとはいえ、採用の場面では、会社の方が強い立場にあります。違法なリファレンスチェックの被害にあったとき、強く拒否しなければなりません。

調査内容を事前に検討する

個人情報の流出や悪用も不安でしょう。できるかぎり、会社が保有する個人情報は少なくしたいところ。リファレンスチェックを拒否すると不信感を与える可能性がある場合も、せめて範囲は明らかにしてもらうべきです。

まず、調査事項を明らかにすべく、会社とコミュニケーションをとるようにしてください。同意する前提として、個人情報の扱いのため、どのような情報を会社が保有することとなるか、リファレンスチェックを受ける対象の労働者には聞いておく権利があります。

前職の関係者のなかにも、社長や上司、先輩、同僚など、リファレンスチェック先となる人の選択肢は多くあり、なかには関係性が悪く、自分にとって不利なことを話す人もいるでしょう。信頼できる人にリファレンスチェックしてもらえるよう、事前確認は欠かせません。

同意の範囲を確認する

リファレンスチェックされる対象や方法がわかったら、同意の範囲を限定しましょう。この際、不自然な除外は、不信を抱かれる原因となるので避けましょう。

あまりに限定的だと、聞かれたら困る不利なことがあるのではないかと邪推されてしまいます。同意を拒絶したために会社から怪しまれ、採用選考のマイナスに働くのは避けるべきです。同意の範囲が争いになる可能性のあるケースでは、書面化するよう求めてください。

嘘をつかない

そもそも嘘がなければ、リファレンスチェックを怖がる必要はありません。経歴詐称は論外ですが、過去の美化や誇張も、できるなら避けてください。嘘をついていて、リファレンスチェックで経歴詐称が発覚してしまえば、解雇の理由となります。

裁判例でも、経歴詐称が労働力の評価を誤らせ、労使の信頼関係や賃金体系・人事管理を混乱させる危険があることを理由に、実害の発生を問わず企業秩序違反になりうると判断した事例もあります（炭研精工事件：最高裁平成3年9月19日判決、メッセ事件：東京地裁平成22年11月10日判決）。

リファレンスチェックを拒否しないと困るくらいなら、最初から経歴の詐称はしないでください。とはいえ、ちょっとした嘘をついてしまうこともあります。どうしても入りたい志望企業の面接で、熱が入りエピソードを盛ってしまったパターンなど。

少しの嘘でも、一度失った信用は、回復するまでに時間がかかります。リファレンスチェックでバレる前に、事実とは違う点を自分の口から明らかにする真摯な対応が求められます。

違法なリファレンスチェックはトラブルに発展する可能性あり

リファレンスチェックが違法だと、労使トラブルに発展する可能性があります。違法な態様でされたリファレンスチェックは、労働者に想定外の不利益を与えるからです。

違法なリファレンスチェックから発生するトラブルの典型例は、転職中のトラブルです。

「働く気がないならクビだ」と言われ、不当解雇によって退職が早められてしまうかもしれません。このように、違法なリファレンスチェックは、その手続きへの対策だけでなく、現職の会社への対応にも追われる悲惨な自体に発展する危険があります。

労働者側でも、リファレンスチェックへの不適切な対応はやめておきましょう。例えば、リファレンスチェックの電話に、なりすましで友人に回答してもらうといった方法です。たとえ替え玉で調査を乗り切れても、経歴詐称にほかなりません。後で事実が明らかになれば、経歴詐称を理由に解雇となるなど、重い責任を負わされてしまいます。

リファレンスチェックで内定取り消しされたときの対応

採用調査や前職調査、リファレンスチェックの結果、内定を取り消されるケースが問題化しています。

内定後の調査で、前職から悪い噂を聞いたら、入社を拒否したい会社の気持ちもわかります。しかし、内定取り消しは、一旦締結した労働契約の解約を意味します。なので、解雇と同じく正当な理由がなければ無効です。

調査を拒否したことを理由として内定取り消しや解雇とするのも、違法の疑いがあります。リファレンスチェックが、労働者の真意からの同意がなければ違法となる以上、同意するか拒否するかは、労働者の自由に任されており、「拒否したら解雇だ」という脅しがあれば強要になってしまうからです。

まとめ

今回は、採用調査の一手法である、リファレンスチェックについて解説しました。

会社は、採用候補者や内定者の信用性を担保すべく、幅広い内容の質問をしようとします。しかし、個人情報に関する質問、プライバシー性の高い内容には、本人の同意を要します。同意なくされたり、目的を隠したりして進めるリファレンスチェックは違法の可能性があります。

リファレンスチェックは、個人情報保護法をはじめ、法律違反の危険を伴います。必ずしも違法でなくても、リファレンスチェックの結果を不当に利用した解雇や内定取り消しは許されません。違法なリファレンスチェックの被害にあったら、ぜひ弁護士に相談してください。