リファレンスチェックは違法？拒否できる？立場別の注意点を弁護士が解説

企業に採用される過程で、リファレンスチェックを受けることがあります。

前職の上司・同僚などに評価を問い合わせる手法は、近年、ベンチャーやスタートアップを中心に広がる一方で、「勝手に連絡されるのは違法ではないか」「拒否すると採用で不利になるか」といった、リファレンスチェックをめぐる疑問や不安も多く寄せられています。

結論として、リファレンスチェックそのものが直ちに違法なわけではないものの、実施方法を誤ると、個人情報保護法や職業安定法への違反、プライバシー侵害といった法的リスクが生じます。求職者側でも、違法な採用選考を拒否しなければ、不利益を被ってしまいます。

今回は、リファレンスチェックの仕組みや違法性、拒否できるかといったポイントを、求職者・企業など、それぞれの立場から、労働問題に強い弁護士が解説します。

リファレンスチェックとは

リファレンスチェックとは、採用選考の過程で、候補者の勤務状況や実績、人柄などについて、前職の上司・同僚といった第三者に問い合わせて確認する調査手法です。書類選考や面接で把握できない情報を得られるため、近年、ベンチャー・スタートアップを中心に、中途採用者の内定前後で実施される例が多く、専用のウェブサービスなども登場しています。

リファレンスチェックを行う企業側の目的は、次のようなものです。

企業として、内定を出した後は取り消しが難しく、入社後の解雇はさらにハードルが高いため、その前に入念に確認しておくための有効な手法として活用されています。なお、バックグラウンドチェックは、学歴や職歴の真偽、犯罪歴の確認といった身元調査を指すのに対し、リファレンスチェックは職務上の評価や人物像に焦点が当てられる特徴があります。

リファレンスチェックは違法？

次に、リファレンスチェックの違法性について解説します。

リファレンスチェックの全てが違法ではないものの、一口に言っても様々な手法があるため、実施方法を誤ると法令違反となってしまう危険があります。

直ちに違法とはならない

リファレンスチェックは、それ自体が違法なわけではありません。

企業には「採用の自由」が認められ、どの候補者を採用するか（採用しないか）に一定の裁量があります。その一環として、応募者の能力や適性、経歴を確認するための調査も許容されるので、リファレンスチェックも、本人の同意を得て進めていれば違法ではありません。

リファレンスチェックが違法となるケース

一方で、実施方法を誤ると、違法と評価されるリスクがあります。

採用の自由も無制限ではなく、調査の目的や方法が社会通念上相当な範囲を逸脱したり、業務とは無関係な情報を収集したりすれば、違法となるおそれがあります。特に気にしておくべきなのが「個人情報保護法」「職業安定法」「プライバシー権侵害」です。

例えば、以下のケースは違法であり、トラブルも実際に生じています。

調査結果を理由とした内定取り消しも違法の可能性がある

リファレンスチェック結果を理由とした内定取り消しや解雇は違法となるおそれがあります。内定取り消しや解雇は法的に厳しく制限されており、「客観的に合理的な理由」と「社会通念上の相当性」がなければ、不当解雇として違法・無効となります（労働契約法16条）。

既に内定を与えた後は、重大な経歴詐称や虚偽申告が明らかになったといった例外的なケースを除き、安易に取り消せば違法となる可能性が高いです。リファレンスチェックを実施する企業が気にしがちな、過去の懲戒処分歴や、精神疾患の既往歴などが明らかになっても、現在の業務遂行の支障にならないのであれば、内定取り消しの理由とはなりません。

リファレンスチェックは拒否できる？

次に、リファレンスチェックが拒否できるかという点を解説します。

リファレンスチェックには本人の同意が必要なので、拒否できるのが原則ですが、そのことが不利に扱われないよう慎重に対応する必要があります。

拒否できるのが原則

リファレンスチェックは、個人情報保護の観点から本人の同意が必須です。

したがって、求職者（応募者）はリファレンスチェックへの協力を拒否することができ、実施する企業も同意なしに調査を進めたり、強要したりすることはできません。特に、在職中の転職活動は、周囲に隠して進めるのが通常であり、適切な照会先を確保しにくい人もいます。

リファレンスチェックを拒否した場合に考えられる選考への影響

拒否自体は可能であるものの、選考に影響が出る可能性は否定できません。

個人情報やプライバシーは保護されるべきですが、企業にも採用の自由があるため、リファレンスチェックに応じられないことが選考上のマイナス要素とされるおそれがあります。経歴や人物面の裏付けがないため慎重に判断せざるを得ない上に、頑なに拒否されると「隠したいことがあるのでは」というネガティブな印象を持たれます。

特に、役員や管理職の候補となるような中途採用者ほど、リファレンスチェックの位置づけは大きく、拒否したことで不採用となることもあり得ます。

拒否する際の適切な伝え方と代替案

以上の影響を考えると、拒否するにしても突き放すのではなく、事情を丁寧に説明し、可能な限り代替案を示すのがおすすめです。例えば、次のような伝え方を検討してください。

代替案として、前々職の同僚や関わりの深い取引先など、他の推薦者への照会を提案したり、スキルや実績を示す書類（ポートフォリオなど）を追加提出したりする方法が有効です。拒否に理由があり、代替案を示すなどの協力的な姿勢が見られる場合、企業としても、リファレンスチェックがないことだけで不採用とはしない可能性があります。

したがって、リファレンスチェックは拒否できるとしても、志望度が高い企業であれば協力した方がよく、やむを得ず拒否するにしても丁寧な対応をすべきです。

なお、「リファレンスチェックが違法となるケース」に該当する場合は必ず拒否すべきであり、そのような調査手法を公然と行う企業への入社は控えるべきです。

立場別のリファレンスチェックの注意点

次に、リファレンスチェックの注意点について、立場別に解説します。

実施者となる企業が、違法な手段とならないよう注意すべきですが、求職者（応募者）や推薦者（回答者）の立場でも、それぞれの注意点を理解して行動する必要があります。

企業側（実施者）の注意点

リファレンスチェックを実施する企業は、必ず本人の同意を取得する必要があります。

真意に基づく同意を得たことを明確にするため、書面で証拠化しておくことが重要です。また、同意を得る際、質問・収集できる情報の範囲も明示しましょう。実施時も、業務に関する質問に限り、能力・適性の見極めを目的として行うべきであり、差別につながる項目を含めてはいけません。得られた個人情報は厳重に管理し、採用以外の目的に利用しないことも重要です。

不適切なリファレンスチェックを実施してしまうと、SNSや転職口コミサイトなどを通じて拡散され、炎上トラブルに発展するリスクもあります。

求職者（応募者）の注意点

求職者（応募者）は、リファレンスチェックへの同意を求められた際の対応が重要です。

まず、調査の範囲や目的を明らかにすることが大切であり、どこまでの情報が共有されるか、どのような質問がされるかといった点は、事前に確認しておきましょう。

推薦者は信頼できる人物を選定し、事前に連絡し、リファレンスチェックへの協力を依頼しておく必要があります。無断で名前を出して突然連絡されると、トラブルとなるおそれもあります。当然ながら、ここまでの採用過程で虚偽の申告をしていないことが前提であり、万が一リファレンスチェックでバレるような嘘をついていた場合は、事前に正しておくべきです。

推薦者（回答者）の注意点

推薦者として回答する際も、企業が本人の同意を得たかを確認しましょう。事前に本人から連絡が来ていれば、協力することに問題はありません。回答の際は、主観は排し、客観的な事実に基づいて答えるのが無難です。業務と無関係な個人情報を明かしたり、推測で批判したりして不利益を与えると、名誉毀損などの法的責任を問われるおそれもあります。

回答に悩む場合、安易に答えず、「分からない」「知らない」「適切な回答が思い当たらない」といった答え方をすることも可能です。

【まとめ】リファレンスチェックの違法性

今回は、採用調査の一手法であるリファレンスチェックについて解説しました。

リファレンスチェックは、採用の精度を高めるメリットがある一方、運用次第では法的リスクを伴います。重要なのは、本人の同意を得ることと、収集・利用する情報の適切な範囲を守ることです。これらを欠けば、個人情報保護法や職業安定法の違反、プライバシー侵害となります。

求職者にとっても、リファレンスチェックが選考結果に大きな影響を及ぼすことを理解し、慎重に対応しなければなりません。拒否は可能であるものの、理由や伝え方によっては、「後ろめたい事情があるのだろう」と思われ、採用に不利に働いてしまうでしょう。

求職者、企業のいずれの立場でも、リファレンスチェックの目的や仕組みを理解し、適切に対応することが求められます。違法性に疑問のある方は、ぜひ弁護士に相談してください。