メモは残業時間の証拠になる？メモしかなくても残業代請求する方法

残業代請求の証拠はタイムカードが最も重要ですが、労働者の手元にないこともあります。

しかし、残業時間の証拠として活用できるものは、労働者の身の周りにも数多く存在するため、あきらめる必要はありません。その一つが、労働者の作成したメモです。メモであれば、会社の協力がなくても労働者自身で作成できるため、工夫次第で有効な証拠を増やすことができます。

ただし、労働者が作成するメモは、会社のタイムカードと比べると、信用性が低く評価される点は否めません。そのため、有効活用して残業時間を証明するためにも、メモの作り方には注意が必要です。効果的に記録しなければ、いざというときに役に立たないおそれがあるからです。

今回は、メモを残業時間の証拠にして残業代請求を成功させるために、効果的なメモの作り方について、労働問題に強い弁護士が解説します。

メモが残業時間の証拠として活用できる理由

残業代は、「1日8時間、1週40時間」を超える時間、深夜や休日の労働について請求できます。このとき、残業時間があることを認めてもらうには証拠が必要です。

特に、会社が「残業はなかった」と反論するケースでは、裁判の審理において証拠を提出できなければ、実際に労働者が主張する時間だけの残業があったとは認定されないおそれがあります。残業時間の立証責任（証明責任）は労働者側にあります。とはいえ、残業時間を把握すべき義務は使用者側にあるため、残業時間を証明する証拠のほとんどは会社の手元にあることが多いでしょう。

手元に証拠がない場合、労働者自身が作成したメモも残業時間の重要な証拠となります。

残業時間を記録したメモは、実際にその時間に残業していたことを証明するのはもちろん、会社が手元の証拠を改ざん、偽造した場合に、それに反する証拠として使うこともできます。メモをしっかり残しておけば、会社の主張が正しくないときに再反論することが可能となるのです。

手書きのメモでも残業時間の証拠になる

次に、手書きのメモでも残業時間の証拠として活用できる理由を解説します。

労働者が入手すべき最も重要な証拠が、残業をしたことを示す証拠、つまり、残業時間の証拠です。会社がタイムカードを開示しない、または、そもそもタイムカードが存在しない職場など、残業時間の証拠が不足するときに活用できるのが「手書きのメモ」です。

タイムカードが入手できないのは会社の責任

会社には、労働時間の状況を把握する法的な義務があります。

具体的には、労働安全衛生法66条の8の3に基づき、タイムカードやパソコンの使用時間の記録などの客観的な方法で、労働時間を把握しておかなければなりません。

必ずしもタイムカードでなくても、他の方法で客観的に記録されていれば足りますが、「タイムカードの定時打刻を強制される」「タイムカードを勝手に押される」といったように、タイムカードと実態が乖離していて証拠として活用できないケースもあります。

タイムカードなどの客観的な証拠が手に入らないとき、その原因が会社側の労務管理の不足にあるなら、そのことが労働者にとって有利な事情として考慮されることがあります。この場合でも、推計して認定される一つの根拠として、労働者としては手書きのメモを作成しておくことが有用です。労働者がメモで一定の労働時間を示せば、会社が「メモと実態が異なる」と反論するためにも証拠が必要となります。しかし、労働時間の把握を怠っていた会社では、反論に役立つ証拠は集められず、その結果、裁判でも、メモの通りに残業時間が認定される可能性を高めることができます。

メモの信用性を高める工夫をする

手書きのメモも、残業時間の証拠になりますが、信用性を高める工夫が必要です。

タイムカードなどの客観的な打刻記録が存在する場合、裁判所は、特段の事情がない限り、その記録通りに労働時間が経過したものと事実上推定する傾向があります。この場合、会社がその推定を覆すには具体的な反証が必要となるため、労働者側の立証負担は大幅に軽減されます。

これに対し、メモの証拠としての価値は、タイムカードよりも低く評価されるのが通常です。メモは労働者の判断で作成でき、その供述と同様と考えられ、信用性が疑われやすいからです。一応証拠にはなるものの、「重要な証拠」と評価されないおそれがあるわけです。証拠の信用性は裁判所の判断となるため、重視されなければ、その通りに事実認定されるとは限りません。

例えば、会社がタイムカードを証拠提出したのに対し、労働者がそれとは異なる内容のメモに基づいて請求するケースでは、相当入念に準備したメモでなければ、十分な証拠価値を認められず、タイムカード通りに労働時間を認定されてしまうおそれがあります。

したがって、メモを証拠として残業代請求するときは、信用性を高めるための活用法を知るべきです（次章「残業時間を正確に証明するためのメモのとり方」参照）。

残業時間を正確に証明するためのメモのとり方

次に、有用な証拠であると評価されるためのメモの取り方を解説します。

メモを証拠として活用するなら、作成時から注意が必要です。メモも証拠になるものの、適切に記録されなければ裁判所から軽視されるおそれがあります。乱雑に作ったメモでも偶然役立つことはありますが、法的な請求を決意したなら、メモ作成時から注意点を押さえておくべきです。

出退勤、休憩の時間を正確にメモする

まず、メモに何を書くべきかを理解しましょう。メモを残業時間の証拠として役立てたいなら、証明を要する全ての時間を記載する必要があります。

残業代請求の際に証明を要する時間として、次の3つを正確にメモしておきましょう。

これらの時刻を知れば、残業時間を正確に把握することができます。

メモは毎日とる

残業時間の証明に役立つメモとするには、毎日メモをとることが重要です。

毎日の残業時間を、その都度しっかりメモしておけば、信用性が高まるからです。直近の数日分しかメモがなかったり、残業の多かった日のメモのみであったりすると、「その日だけ記憶に従って適当に書いたのではないか」と思われ、有効な証拠とは評価されないおそれがあります。

なお、1日では短時間しか残業がなくても、蓄積すれば相当な額の残業代になることもあります。その意味でも毎日メモを残すことは重要です。

残業がない日の時間もメモする

毎日メモをとることとの関係で、残業がない日のメモも大切です。

残業した日のメモしかないと、「残業代請求のために偽造したのではないか」という悪い印象を裁判官に与えかねません。残業がない日の勤務時間もメモすれば、残業代請求のためだけでなく、勤務時間を把握するための重要な証拠であり、真実を示していると評価されやすくなります。

スケジュール帳やカレンダーにメモする

普段使用しているスケジュール帳やカレンダーにメモをする方法が効果的です。

スケジュール帳やカレンダーなら、日ごとにメモをとることができ、全ての日について業務時間を書き込むのも容易であり、忘れにくくなります。業務はもちろん、プライベートの予定も一元管理することで記憶を呼び起こす効果もあり、証拠としての価値を高めることができます。

具体的かつ詳細にメモする

残業時間の証拠として役立つメモを作るには、できるだけ具体的に、詳細にメモをとるのがポイントです。ざっくりとしたメモだと、偽造や改ざんを疑われる危険があるからです。

例えば、次のようなメモは信用性が低く、証拠として不適切です。

こうしたメモは不自然であり、実際の働き方とは違うのではないかと疑われます。裁判所では、明らかに不自然なメモの信用性は低く、その通りに労働時間が認定されないおそれがあります。したがって、実際の勤務状況を正確に反映したメモを作るよう心掛けなければなりません。

メモを後からまとめて作成しない

メモの作成日もまた、残業時間の証拠を作るときに重要なポイントとなります。

メモは、その日ごとに作らなければなりません。勤務時間をメモするなら、直前・直後に作成するのが、最も信用性が高いからです。メモを作り忘れた日があったり、1週間分をまとめて作成していたりすると、信用性が薄れてしまいます。まとめて作成したメモは、あくまで労働者の記憶に基づくものに過ぎず、実態とは異なる可能性があると評価されてしまうからです。

労働者が悪意をもって作成した虚偽のメモに価値がないのは当然ですが、まとめて作成すると、労働者の記憶が変わってしまったり、思い違いをしていたりして、わざとでなくても実態と異なるメモになっているのではないかと疑われてしまいます。

業務内容をあわせてメモする

メモを作るとき、勤務時間だけでなく、その時間にどのような業務をしたかもメモしましょう。本当にその時間に勤務したかをイメージしてもらいやすくなるからです。

労働時間といえるには、ただ社内に残っているだけでは足りず、指揮命令下に置かれている必要があります。時間が長い割に、行った業務が不明確だったり、成果が全くなかったりすると、「本当に仕事をしていたのか」と疑われ、メモの信用性は低下してしまいます。業務内容をメモすることで、成果物（仕事の報告、メールなど）と比較し、その時間に働いていたことを証明できます。

残業時間のメモの信用性を高めるためのポイント

次に、メモの信用性を高めるためのポイントについて解説します。

前章のように作成時にも「残業時間を正確に証明するためのメモのとり方」を意識すべきですが、作成後にも注意点があります。

タイムカードと比べ、メモの信用性は低いと言わざるを得ません。メモの証拠価値が低い一因として、労働者自身が作るメモは、偽造やねつ造、改ざんが容易だと考えられている点があります。したがって、逆のことを意識すれば、手書きのメモでも信用性を高めることができます。

メモ以外の証拠と整合させる

残念ながら、労働者自身の作った手書きメモは、価値の低い証拠に分類されます。

しかし一方で、価値の高い証拠と合わされば、強い効果を発揮します。メモで示された残業時間が他の証拠と整合すれば、相互に補完し、メモの価値も高まり、重要な証拠と評価されます。メモ以外の証拠と整合させて、メモの価値を高める工夫には、次の例があります。

複数の証拠を集める

残業代トラブルの証拠集めで大切なのは、複数の証拠を集めることです。

用意していた唯一の証拠が役に立たなかったり、裁判所で信用性を否定されたりすると、それだけで残業代請求が頓挫するおそれがあるからです。手書きのメモも証拠にはなりますが、それだけで満足してはいけません。メモを作成するのは、あくまで自分でできる最低限の努力であり、それ以外にも、残業時間を証明する証拠を集めておく必要があります。

正しい残業時間を示す証拠が複数あれば、それぞれの証拠が補強し合います。その結果、メモしか証拠がない場合に比べ、信用性が高くなり、証拠の点でも有利に判断してもらえます。

メモによる偽造・改ざんは行わない

タイムカードが実態と異なるとき、正しい時間をメモで書き加えておく方法が有効です。

この場合、タイムカードの写しを入手した際には、その内容をよく確認し、打刻内容が実際の労働時間と異なる部分があるときは、自身の手元の写しに、正しい出退勤時刻や休憩時間、相違点があることやその理由についてのメモを書き加えて保管するのがおすすめです。

この書き込みも、メモの一種として残業時間の証拠となります。ただし、あくまで自分が保管している写しへメモすべきであり、会社が保管するタイムカードの原本やシステム上のデータを無断で書き換えることは、証拠の偽造、改ざんを疑われかねないため、行わないでください。

残業時間のメモを作る前に弁護士に相談すべき理由

最後に、メモを作る前に、弁護士のアドバイスを受けるべき理由を解説します。

当事務所の相談例でも、請求直前で相談される方や、自身で請求を試みて失敗した後に相談される方がいます。しかし、その段階では、弁護士がサポートしても良い結果を得られないこともあります。弁護士に相談した結果、メモをとっておけば最低限の証拠を確保することができたと知っても、過去に記録しておくべきだった残業時間のメモは、後から作成し直すことはできません。

当事務所では、残業代請求の豊富な解決実績をもとに、無料相談の中でも、どのような資料が証拠として活用できるか、手元に十分な証拠がないときにどのようなメモを作ったらよいか、作成したメモが証拠として評価されそうかどうかといった点についてアドバイスできます。残業代請求を検討している方は、早い段階で相談することをおすすめします。

弁護士には守秘義務がある

残業時間の証拠となるメモを作る段階では、まだ在職中の方も少なくないでしょう。

しかし、弁護士への相談に「早すぎる」ということはありません。退職後に請求を検討しているなら、できる限り早めに、専門家によるアドバイスを受けるべきです。

弁護士は、弁護士法による法的な守秘義務を負っています。弁護士の守秘義務により、相談した内容はもちろん、相談したこと自体も、会社に知られることはありません。したがって、退職後の残業代請求を考えている方も、在職中に法律相談することにデメリットはありません。

残業代を正しく計算できる

弁護士に相談すれば、残業代を正しく計算してもらうことができます。残業代の計算方法は労働基準法に従いますが、複雑な場合があるため、労働者にとって有利な考え方を知る必要があります。会社が任意に支払わなかったり、残業代を支払わないための反論をしてきたりするケースでは、労働審判や裁判といった法的手続きで請求する必要がありますが、弁護士であればこれらの手続きについても一貫してサポートすることが可能です。

適切なメモのとり方のアドバイスがもらえる

「メモは、残業時間の証拠になる」と解説しましたが、適切なメモのとり方を知る必要があります。乱雑に作成していたメモが、全て証拠として役立つとは限らないからです。メモの取り方が不適切だと、証拠として提出しても、裁判所に信用してもらえないおそれがあります。

どのような資料が証拠として役立つかは、最終的には裁判所の判断となります。裁判例の知識がなく、自己判断をするのは危険です。この点で、残業代トラブルについて多くの裁判を経験した弁護士からのアドバイスが役立ちます。

【まとめ】残業時間のメモ

今回は、残業代請求の重要なポイントとなる証拠収集のうち、残業時間を証明するメモの作成方法について解説しました。

残業代は労働者の権利であり、労働の正当な対価なので遠慮してはいけません。本来なら会社が残業時間を把握すべきで、タイムカードなどの証拠が保管されているべきです。しかし、労務管理に不備のある企業で働いていると、メモ程度しか残業時間の証拠を準備できない人もいます。

証拠がメモしかない場合でも、残業代請求は可能です。少しでも証拠価値を高めるために、裁判所の証拠評価の方法をよく理解し、証拠として重視してもらえるメモを作成しておきましょう。メモをできる限り多く残すために、早い段階から準備しておくことも効果的です。

メモを頼りに残業代請求しようとするなら、将来の請求を決断した時点で、速やかに弁護士に相談するのが有益です。