メモは残業時間の証拠になる？メモしかなくても残業代請求する方法

残業代請求の証拠はタイムカードが最重要ですが、労働者の手元にないこともあります。

しかし、残業時間の証拠として活用できるものは、労働者の周りにも数多く存在するため、あきらめる必要はありません。その一つが、労働者の作成したメモです。メモで残業時間を証明できるなら、自身でも作成できるため、努力次第で証拠を増やすことができます。

ただし、労働者が作成するメモは、会社が設置するタイムカードと比べると、信用性が低く評価される点は否めません。そのため、有効活用して残業時間を証明するためにも、メモの作り方に注意が必要です。効果的に記録しなければ、いざというときに役に立たないおそれがあります。

今回は、メモを残業時間の証拠にして残業代請求を成功させるために、効果的なメモの作り方について、労働問題に強い弁護士が解説します。

メモが残業時間の証拠として活用できる理由

残業代は、「1日8時間、1週40時間」を超える時間、深夜や休日の労働について請求できます。このとき、残業時間があることを認めてもらうには証拠が必要です。

特に、会社が「残業はなかった」と反論するケースでは、裁判の審理において証拠を提出できないと、実際に労働者が主張した時間の残業があったとは認定されないおそれがあります。残業時間の証明責任は労働者側にあります。とはいえ、残業時間を把握すべき義務は使用者側にあるため、残業時間を証明する証拠のほとんどは、会社の手元にあることが多いでしょう。

手元に証拠がない場合、労働者自身が作成したメモも残業時間の重要な証拠となります。

残業時間を記録したメモは、実際にその時間に残業していたことを証明するのはもちろん、会社が手元の証拠を改ざん、偽造した場合に、それに反する証拠として使うこともできます。メモをしっかり残しておけば、会社の主張が正しくないときに再反論することが可能となるのです。

手書きのメモでも残業時間の証拠になる

次に、手書きのメモでも残業時間の証拠として活用できる理由を解説します。

労働者が入手すべき最重要の証拠が、残業をしたことを示す証拠、つまり、残業時間の証拠です。会社がタイムカードを開示せず、または、そもそも存在しない職場など、残業時間の証拠が不足するときに活用できるのが「手書きのメモ」です。

タイムカードが入手できないのは会社の責任

会社には労働時間を把握する義務があります。

必ずしもタイムカードでなくても、他の方法でも客観的に記録されていれば足りますが、悪質な場合、「タイムカードの定時打刻を強制される」「タイムカードを勝手に押される」といったように、タイムカードと実態が乖離していて証拠として活用できないケースもあります。

正しい残業時間を反映したタイムカードが手に入らないとき、その責任が会社にあるなら、労働者は手書きのメモを作成することで残業時間の証拠を確保すべきです。「メモと異なる」と会社が反論する場合、裏付けが必要となりますが、タイムカードに不備のある会社では反論に役立つ証拠は集められません。その結果、裁判所でもメモの通りに残業時間が認定される可能性が高いです。

なお、タイムカードの写しが入手できるケースでも、その記載内容が正しくない場合には労働者が手書きで記入したり修正したりするのも違法ではありません。このとき、タイムカード上に記入したメモ書きもまた、証拠として活用できます。

メモの信用性を高める工夫をする

手書きのメモも、残業時間の証拠になりますが、信用性を高める工夫が必要です。

ただでさえ、手書きのメモは、労働者がいつでも自由に作成できてしまうため、「嘘をついているのではないか」「適当なのではないか」と見られ、裁判所に軽視される危険があります。「証拠になるか」と、「どれだけ重要な証拠として評価されるか」は別です。確かに、メモも残業時間の証拠になりますが、その信用性は裁判所が判断するため、重要視されなければ事実認定の参考にされません。

特に、会社はタイムカードを証拠提出し、労働者がそれと異なる内容のメモを証拠として、より高額の請求をする場合、相当入念に準備したメモでない限り、タイムカードよりも証拠価値が低いと判断されかねません。

したがって、メモを証拠として残業代請求するときは、信用性を高めるための活用法を知るべきです（次章「残業時間を正確に証明するためのメモのとり方」参照）。

残業時間を正確に証明するためのメモのとり方

次に、有用な証拠であると評価されるためのメモの取り方を解説します。

残業の証拠としてメモを活用したいときは、作成時から注意が必要です。メモも証拠になるものの、適切に記録されなければ有効活用はできません。乱雑に作ったメモが偶然役立つこともありますが、残業代請求を決意したなら、メモ作成時から注意点を押さえておくべきです。

出退勤、休憩の時刻を正確にメモする

まず、メモに何を書くかを理解しましょう。メモを残業時間の証拠として役立てたいなら、証明を要する全ての時刻を記載する必要があります。残業代請求において証明が必要な時刻は次の3つなので、メモに全て正確に記載してください。

これらの時刻を知れば、残業時間を正確に把握し、損しないよう請求額を計算できます。

メモは毎日とる

残業時間の証明に役立つメモとするためには、毎日メモをとることが重要です。

毎日の残業時間を、その都度しっかりメモしておけば、信用性が高まるからです。直近の数日分しかメモがなかったり、残業の多かった日のメモのみであったりすると、「その日だけ記憶に従って適当に書いたのではないか」と思われ、有効な証拠とは評価されないおそれがあります。

なお、1日では短時間しか残業がなくても、蓄積すれば相当な額の残業代になることもあります。その意味でも毎日メモを残すことは重要です。

残業がない日の時刻もメモする

毎日メモを取ることとの関係で、残業がない日のメモも大切です。

残業のあった日しかメモしていないと、「残業代請求をするためにメモを偽造したのではないか」という悪い印象を裁判官に与えかねません。残業がない日の勤務時間もメモしておけば、残業代請求のためだけのメモではなく、勤務時間を把握するための重要な証拠であり、真実を示していると評価されやすくなります。

スケジュール帳やカレンダーにメモする

残業時間のメモを忘れずに記録するには、普段使用しているスケジュール帳やカレンダーにメモをする方法が効果的です。スケジュール帳やカレンダーなら、日ごとにメモをとることができ、全ての日について業務時間を書き込むのも容易です。業務はもちろん、プライベートの予定も一元管理することで記憶喚起につながり、さらに証拠としての価値を高めることができます。

具体的かつ詳細にメモする

残業時間の証拠として役立つメモを作るには、できるだけ具体的に、詳細にメモを取るのがポイントです。ざっくりとしたメモだと、偽造や改ざんを疑われる危険があるからです。

例えば、次のようなメモは信用性が低く、証拠として不適切です。

このようなメモは不自然であり、実際の働き方とは違うことが一目瞭然です。裁判所も明らかに不自然なメモは信用せず、その通りに残業時間を認定することはないので、真実味のあるメモを作るよう心掛けなければなりません。

メモを後からまとめて作成しない

メモの作成日もまた、残業時間の証拠を作るときに重要なポイントとなります。

メモは、その日ごとに作らなければなりません。勤務時間をメモするなら、直前・直後にするのが、最も信用性が高いからです。メモを作り忘れた日があったり、1週間分をまとめて作成していたりすると、信用性が薄れてしまいます。まとめて作成したメモは、あくまで労働者の記憶に基づくものに過ぎず、実態とは異なる可能性があると評価されてしまうからです。

労働者の悪意で作成された嘘のメモに価値がないのは当然ですが、まとめて作成すると、労働者の記憶が変わってしまったり、思い違いをしていたりして、わざとでなくても実態と異なるメモになっているのではないかと疑われてしまいます。

業務内容をあわせてメモする

メモを作るとき、勤務時間だけでなく、その時間にどのような業務をしたかもメモしましょう。本当にその時間に勤務したかをイメージしてもらいやすくなるからです。

残業時間といえるには、ただ社内に残っているだけでは足りず、労働をしている必要があります。時間が長い割には行った業務が不明確だったり、成果が出ていなかったりすると、「本当に仕事をしていたのか」と疑われ、メモの信用性は低下してしまいます。業務内容をメモすることで、成果物（仕事の報告、メールなど）と比較し、その時間に働いていたことを証明できます。

手書きメモの信用性を高めるためのポイント

次に、メモの信用性を高めるためのポイントについて解説します。

前章のように作成時にも「残業時間を正確に証明するためのメモのとり方」を意識すべきですが、作成後にも注意点があります。

タイムカードと比べれば、メモの信用性が低いと言わざるを得ません。メモの証拠価値が低いのは、労働者自身が作るために偽造やねつ造、改ざんが容易だからです。したがって、逆のことを意識すれば、手書きのメモでも信用性を高められます。

メモ以外の証拠と整合させる

残念ながら、労働者自身の作った手書きメモは、価値の低い証拠に分類されますが、一方で、価値の高い証拠と合わされば、強い効果を発揮します。メモで示された残業時間が、他の証拠とも整合すれば、メモそのものの価値も高まり、重要な証拠と評価されるのです。

メモ以外の証拠と整合させて、メモの価値を高める工夫には、次の例があります。

複数の証拠を集める

残業代トラブルの証拠集めで大切なのは、「複数の証拠を集めること」です。

用意していた唯一の証拠が役に立たなかったり、裁判所で信用性を否定されたりすると、それだけで残業代を請求できなくなるおそれがあるからです。手書きのメモも証拠にはなりますが、それだけで満足してはいけません。メモを作成するのは、あくまで自分でできる最低限の努力であり、それ以外にも、残業時間を証明する証拠を集めておく必要があります。

正しい残業時間を示す証拠が複数あれば、それぞれの証拠が補強し合います。その結果、メモしか証拠がない場合に比べ、信用性が高くなり、証拠の点でも有利に判断してもらえます。

メモを作る前に弁護士に相談すべき理由

最後に、メモを作る前に、弁護士のアドバイスを受けるべき理由を解説します。

請求直前に相談する方や、自分で請求を試みて失敗した後になって相談される方もいますが、その段階では、弁護士がサポートしても十分な結果を得られないおそれがあります。「メモを取っておけば最低限の証拠は確保できた」と悔やんでも、過去に記録しておくべきだった残業時間のメモは、後からやり直すことはできません。

弁護士には守秘義務がある

メモを作ることによって残業時間の証拠を確保しようとしている段階では、まだ会社で働いている方も少なくありません。退職後に請求しようと考えている労働者にとって、早すぎる相談には不安があるかもしれませんが、弁護士は法律上の守秘義務を負っています。

弁護士の守秘義務によって、相談した内容はもちろん、相談したこと自体も、会社に発覚することはありません。したがって、退職後の残業代請求を考えている方も、在職中に弁護士に相談しておくことにデメリットはありません。

残業代を正しく計算できる

弁護士に相談すれば、残業代を、正しく計算してもらうことができます。残業代の計算方法は複雑で、労働者にとって有利な考え方を知らなければ、損をするおそれがあります。会社が非協力的で、労働審判や裁判などの法的手続きで請求しなければならない場合、請求についても弁護士に任せることで、強いプレッシャーをかけることが可能です。

適切なメモのとり方のアドバイスがもらえる

「メモは、残業時間の証拠になる」と知っていても、適切なメモのとり方を知らなければなりません。残念ながら、労働者が作成していたメモが、全て証拠として役立つとは限りません。

残業時間とは無関係の事実しか記録されていないメモは役立ちません。また、雑なメモは信用性も低く、裁判所に信用してもらえないこともあります。

どのような資料が証拠として役立つかは、最終的には裁判所が判断します。裁判例についての知識なくして、自分で判断するのは危険です。この点では、残業代トラブルについて多くの裁判を経験した弁護士のアドバイスが役立ちます。

【まとめ】残業時間のメモ

今回は、残業代請求の重要なポイントとなる証拠収集のうち、残業時間を証明するメモの作成方法について解説しました。

残業代は労働者の権利であり、働きの正当な対価なので遠慮してはいけません。本来なら会社が残業時間を把握すべきで、タイムカードなどの証拠が保管されているべきです。しかし、労務管理に不備のある企業で働いていると、メモ程度しか残業時間の証拠を準備できない人もいます。

証拠がメモしかない場合でも、残業代請求は可能です。少しでも証拠価値を高めるために、裁判所の証拠評価の方法をよく理解し、証拠として重視してもらえるメモを作成しておきましょう。メモをできるだけ多く集めるために、早めから準備しておくことも効果的です。

メモを頼りに残業代請求しようとするなら、将来の請求を決断した時点で、速やかに弁護士に相談するのが有益です。