残業代請求は証拠が重要！残業の証拠になる資料と、手元にない時の対応

残業代を請求するなら、最重要なのが「証拠収集」。
なかでも、大切な証拠が、タイムカードです。

残業代の証拠は、慎重に集めなければなりません。
タイムカードの写しや就業規則など、退職後は手に入りづらい資料もあるからです。
証拠がなくても、「残業があった」と会社が認めてくれれば残業代がもらえます。
しかし、これまで残業代を払わなかったブラック企業が、残業を認めるとは期待できません。

手元の証拠が乏しいと、残業を証明できず、十分な残業代がもらえない危険があります。
労働審判、訴訟などの法的手続きだと特に、証拠のない事実は、裁判所が認めてくれません。
「残業した事実（残業時間）」を証明する責任は、労働者側にあるので、注意を要します。

今回は、残業代請求で、どんな資料を入手すべきか、残業の証拠について労働問題に強い弁護士が解説します。

残業代請求は証拠が重要

はじめに、残業代請求をするには、証拠がとても重要です。

ブラック企業に酷使され、サービス残業を余儀なくされている方、納得いかないでしょう。
「無駄に働かされた」、「救済されて当然」という気持ちは、痛いほど理解できます。
しかし、文句や不満を言うだけでは被害回復はできず、、証拠を集める努力が必要です。

会社と交渉するため

長時間働かせたのに残業代を払わないのは違法で、そんな会社はブラック企業。
ブラック企業で勤めていると、不当な扱いは、当たり前になり、慣れてしまったかもしれません。
なかには、嘘をついてでも残業代の支払いを拒否してくる会社もあります。

証拠もなく残業代を請求しても、あの手この手で反論され、言いくるめられてしまうでしょう。
実際、労働基準法をはじめとした法律には、残業代を払わなくてもよいケースもあります。

こんな目にあわないためには、残業したという証拠を確保し、残業代を払うべきである法的な理由を、会社に対して説得的に説明しなければなりません。

裁判で残業を認めてもらうため

交渉で残業代の支払いを拒否されたときは、裁判所での判断をもらいます。
具体的には、労働審判や訴訟といった手続きで、会社を訴えます。

法律には、労働者を保護するものが多くありますが、裁判所は中立的な第三者。
ただ「残業したから残業代がほしい」と言うだけで信じてもらえるわけではありません。
裁判所に味方してもらうには、やはり残業の証拠を示し、説得しなければなりません。

自分の身を守るため

長時間の労働が続くと、残業代の問題だけでなく、健康被害も深刻なもの。
自分の身を守るためにも、残業の証拠を集めておく必要があります。

1ヶ月の残業が、45時間を超えれば黄色信号。
60時間を超え、さらには80時間の「過労死ライン」といわれる残業時間まで越えるようなら、健康を害さぬうちに、ただちに対策を打つのがよいでしょう。

このときにも、それだけの長い時間働いたと認めてもらうため、残業の証拠は欠かせません。

残業代請求に必要な証拠とは

次に、残業代請求のときに、必要となる証拠にどんなものがあるか、解説します。

残業代請求するときに入手しておきたいものは、大きく分けて「残業代の計算方法を証明する証拠」と、「残業したことを証明する証拠」の2つがあります。

就業規則、賃金規程

残業代の計算方法を知るために、会社の定めている規定類を見ておく必要があります。
ここに、会社が認める計算式など、残業代の計算方法が記載されているからです。

残業代の正しい計算方法は、労働基準法に定められており、これ以下の扱いは違法。
しかし、法律を越える残業代が定められていれば、会社のルールに従います。

10人以上の社員を使用する事業場は、就業規則の届出が義務であり、なければ違法です。

雇用契約書

次に大切な証拠が、雇用契約書です。
雇用契約書は、就業規則のような社内全体のルールではなく、あなた個人に適用される約束が書かれます。

就業規則より有利な定めになっていれば、雇用契約書が優先されます。
そのため、雇用契約書に、残業代についてのルールが書いてあれば、とても重要な証拠です。

給与明細

次に、給与明細は、残業代がどう払われたかを証明する重要な証拠です。
「適切な残業代を払っている」と反論されたら、残業代が払われていないと再反論するにも大切な証拠です。
就業規則や雇用契約書のない違法な会社では、給与明細が、残業代について知れる唯一の証拠のこともあります。

特に、固定残業代の制度がある会社では、給与明細を見ることで、その内容を知ることができます。
（雇用契約書に、「残業○時間分につき、手当として○円払う」と書かれているケースなど。）

タイムカード

タイムカードは、残業代請求に必要な証拠のなかでも、特に重要です。
タイムカードが正しく打刻されれば、それだけで、残業していたことの証拠にできるから。
まだ退職しておらず、タイムカードが入手できるなら、すぐにコピーをとって確実に保管しましょう。

会社は、労働時間を把握しなければならず、そのための手段に便利なのがタイムカード。
そのため、会社がタイムカードを用意しているなら、その開示請求をしておいてください。

その他の残業時間の証拠

タイムカードがあればよいですが、なかったときには、その他の労働時間の証拠となる資料で補います。
また、タイムカードの信用性が薄い場合にも同じく、他の証拠による補強が必要です。

タイムカード以外に、労働時間の証拠として活用できるのは、例えば次の資料です。

退職前に、残業代請求を思い立てば、これらの資料はゆっくり集め、確実なものとすることができます。

残業代請求の交渉経緯

残業代請求を、弁護士に依頼し、法的手続きを利用するなら、交渉の経緯についての証拠も役立ちます。
会社側の交渉態度が悪質ならば、その点を指摘し、有利に立ち回れます。

例えば、社長や人事とのメールやチャット、面談の録音、交渉記録としてつけた日記やメモなど。
悪質な交渉態度が明らかになれば、パワハラなど、その他の労働問題にも発展します。

タイムカードがない時の残業の証拠

タイムカードは、残業したと証明するため、最も重要な証拠。
しかし、ブラック企業のなかには、タイムカードを改ざんしたり、タイムカードを勝手に打刻したりなど、タイムカードが労働時間の実態を正しくあらわしていない会社もあります。

しかし、それでもなお、残業代請求をあきらめてはいけません。
労働時間を立証するための証拠には、タイムカード以外のものもあります。
裁判例でも、タイムカード以外のものを証拠として残業の存在を認めたケースは多くあります。

残業の証拠が手元にない時の対応

以上で解説した残業の証拠が手元にないとき、どう対応したらよいかを解説します。

証拠があるに越したことはありませんが、なくても残業代請求はあきらめてはいけません。
「証拠がなければ残業代がもらえない」とすれば、ブラック企業の残業代削減を許してしまいます。

証拠の開示請求をする

まず、会社が証拠を保管しているときには、開示請求をします。
例えば「タイムカードを会社が持っているが、見せてもらえない」というケース。

退職前なら証拠収集の準備ができますが、すでに退職後ならそれも困難。

このとき、弁護士名義の内容証明で要求すれば、証拠を開示してもらえる可能性は高いです。
法的手続きに進めば、労働時間を把握する義務は会社にある以上、会社は持っている証拠については開示せざるをえない状況となるケースがほとんどだからです。

証拠保全手続きをする

会社が、保管している証拠をどうしても見せてくれないとき、証拠保全手続きが活用できます。

証拠保全手続きとは、訴えることを前提に、裁判所に保全手続きの申し立てをして、裁判官ないし裁判所書記官の協力のもと、証拠がなくならないよう押さえておいてもらう制度。

強力な制度である反面、手続きは煩雑で、法律知識を要します。
残業代請求だけでなく、その準備である証拠保全手続きについても、弁護士に依頼して進めることができます。

文書提出命令を使う

訴訟によって残業代請求するケースでは、文書提出命令の手続きを利用することもできます。

文書提出命令は、当事者の申し立てによって、裁判所が、文書の提出を命令する手続きです。
文書の所持者が、その文書の提出義務を負う場合にのみ、使うことができます。
なお、所持者の協力が得られそうなときは、文書送付嘱託の方法を使います。

手元の証拠で残業代を概算し、請求する

証拠がないからといって残業代をあきらめる必要はありません。
ただ、現実問題として、労働者側で残業代を計算しなければ、請求ができません。

このとき、手元の証拠でできるかぎりの計算をし、残業代を概算するのが実務的な方法。
例えば、1ヶ月分しかタイムカードがなくても、1ヶ月分の残業代を計算し、在籍期間分だけ等倍し、合計額を請求する、という手法をとることが多いです。

会社が、「正しい残業代は、労働者の概算額より低いはずだ」と反論するなら、その反論のために会社が証拠提出してくれるという効果が期待できるからです。

残業の証拠が入手できなかった理由を裁判所に説明する

どうしても残業の証拠が入手できずに残業代請求するなら、理由を説明しましょう。
残業の証拠が入手できなかったのが「会社の責任」なら、そのことを裁判所によく説明し、理解してもらえれば、労働者側が救済してもらえる可能性が高いからです。

合理的な説明があれば、証拠がなくても、残業代が一定程度認められるケースもあります。

他の労働問題の責任を追及する

残業代請求したいのに残業の証拠が手に入らないとき、その理由には別の労働問題が隠れている可能性も。
例えば、次のような点があるなら、残業代未払いとは別の違反となります。

残業代請求するときには、その他の労働法違反についても、指摘し、責任追及すべきです。

残業代を判断するとき、裁判所は「労務管理がずさんな会社だ」というイメージを持つでしょう。
そのため、これらの法違反があることは、裁判所における判断で、労働者に有利な事情として働きます。

残業代請求の証拠についての注意点

最後に、残業代請求の証拠について、労働者が注意しておくべきポイントを解説します。

残業代請求の証拠の活用方法

残業代請求にとって十分な証拠を集められても、うまく活用できなければ有利には進められません。
あと一歩のハードルを越えるため、残業代が認めてもらえるまで、油断はなりません。

残業の証拠が十分なら、交渉では強気に出るのがポイントです。
法的手続きでも残業代を認めてもらえるだけの証拠があるのに、それ以下の金額で和解してはいけません。
このとき、すべての証拠をさらし、手の内を明かすべきかは、会社の交渉態度によって判断します。

交渉段階から「労働審判、訴訟ならいくらの残業代が認められそうか」が大切。
手元の証拠にしたがって、よく検討しなければ、有利な解決は望めません。

残業の証拠を提出するタイミング

残業代請求は、まずは話し合い、解決しないときは労働審判、訴訟という流れで進みます。
このとき、集めた証拠を有効活用するために、提出するタイミングにも注意を要します。

労働審判は、労働者保護のためにスピードを重視した手続きです。
3回までの期日で終わり、そのうち事実認定は初回の期日でほとんどを終えてしまいます。
そのため、価値ある証拠なら、大事にとっておくのではなく、初回で惜しみなく提出すべきです。

一方で、訴訟は、何度も期日を繰り返し、主張、反論しながら争点を整理します。
どの段階で証拠を出すかは、残業の証拠の内容により、適切なタイミングを見極めねばなりません。

まとめ

今回は、残業代請求に必要な証拠と、手元にない時の対応について解説しました。

残業代請求をするとき、有利に進めるには、できるだけ早く証拠集めをしておきましょう。
可能なら「退職前」から証拠を意識しておけば、適切な資料を入手することができます。

そのため、将来、残業代を請求したいなら、早めの法律相談が大切。
最初は軽いお悩みでも、ぜひ一度、弁護士にご相談ください。