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タイムカードが入手不能!会社に開示してもらう方法を弁護士が解説!

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残業代請求の法律相談をすると、弁護士から、「タイムカードを持っていますか?」と聞かれることが多くあります。

タイムカードが、残業代請求の、残業時間を証明する非常に重要な証拠となるからです。残業代請求をする労働者が、残業した事実を証明する必要があるからです。

しかし、過去のタイムカードをお持ちでない方も問題ありません。タイムカードがなくても、残業代請求の法律相談をして大丈夫です。

そこで今回は、タイムカードが入手不能なときに、会社からタイムカードを開示してもらう方法について、労働問題に強い弁護士が解説します。

1. タイムカードをなぜ開示してもらう必要がある?

残業代請求をする際に必要なものとして、残業時間を労働者側で証明できる資料が必要です。

残業時間を証明する資料は、タイムカード以外にもいろいろありますが、タイムカードは、会社側が作成、管理しているものであって、強い証明力を持ちます。

タイムカードがない場合、労働者側で作成した日誌、業務報告書、日記、メモ、メールなども証拠になりますが、それより強い証拠であるタイムカードが存在する場合には、まず開示を求めるべきです。

タイムカードは、証拠として最有力ですが、会社が管理、保管しているため、その管理が厳重であれば、証拠として活用するためには「会社に開示してもらう」必要があります。

2. タイムカードを開示してもらうための根拠は?

残業代請求をするときに重要となるタイムカードですが、労働者が会社から開示してもらうための根拠はあるのでしょうか。

労働問題を得意とする弁護士が、労働法、労働問題の裁判例などで、タイムカードを開示させるための根拠があるかについて解説します。

2.1. タイムカードの開示義務を定めた法律はないが…

残業代請求の証拠としての、タイムカードの重要性は、十分にご理解いただけたことでしょう。

しかし、残念ながら、会社にタイムカードを開示してもらえる法的権利はありません。逆に、会社側に、タイムカードを開示しなければならない法的義務はない、といってもよいでしょう。

労働者を保護する、労働基準法(労基法)をはじめとした法律にも、「タイムカードを開示しなければならない」と開示義務を定めた条文はありません。

一方で、厚生労働省の通達では、労働者の労働時間を把握する義務を、会社に課しています。残業代を請求する法的権利が労働者にあるところ、これを実現できるようにしなければなりません。

更に、労働基準法(労基法)では、次のとおり、賃金などの重要書類について、会社に対して保管義務を課しています。タイムカードや出勤簿なども、この保管義務を課された資料に含まれます。保存期間は3年です。

 労働基準法109条 

使用者は、労働者の名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない

2.2. タイムカードの開示義務を定めた裁判例

法律上、タイムカードを保管しておく義務はあるものの、開示する義務はありません。

一方で、裁判例には、会社に対して、タイムカードの開示義務があることを認めた裁判例があります。

「大阪地裁平成22年7月5日判決」は、タイムカードの開示義務が会社にあることを認めています。加えて、タイムカードを開示しないことが不法行為にあたるとして損害賠償(慰謝料支払)を認めています。

 大阪地裁平成22年7月5日判決 

一般に労働者は、労働時間を正確に把握できない場合には、発生している割増賃金の支払いを求めることができず、大きな不利益を被る可能性があるのに対し、使用者がタイムカード等の機械的手段によって労働時間管理をしている場合には、労働時間に関するデータを開示することは容易であり、使用者に特段の負担は生じないことにかんがみると、使用者は、労基法の規制を受ける労働契約の付随義務として、信義則上、労働者にタイムカード等の打刻を適正に行わせる義務を負っているだけでなく、労働者からタイムカード等の開示を求められた場合には、その開示要求が濫用にわたると認められるなど特段の事情のない限り開示すべき義務を負うと解すべきである。

そして、使用者がこの義務に反して、正当な理由なく労働者にタイムカード等の打刻をさせなかったり、特段の事情なく開示を拒絶したときは、その行為は違法性を有し、不法行為を構成するものというべきであり、原告の請求には理由があるから、被告は原告に対して慰謝料の支払義務を負うというべきである。

したがって、法律上はタイムカードの開示義務は定められていないものの、残業代請求の権利を実現するための重要な証拠として、労働基準監督署や、労働問題を得意とする弁護士は、会社に対してタイムカードを開示するよう求めます。

3. タイムカードを開示してもらうための方法

本題である、タイムカードを開示してもらうための方法について解説していきます。

タイムカードがなくても残業代請求は可能ですが、基本的に、タイムカードが打刻されている時間は、残業(労働)していたものと裁判所も認定してくれやすいので、タイムカードの有る無しによって、残業代請求の確実性が変わってきます。

会社も、タイムカードを開示してしまうと残業代請求に負けてしまうことを理解しているからこそ、タイムカードの開示を拒否するわけです。

3.1. 退職前の準備が肝心!

裁判所に提出するタイムカードは、写し(コピー)でもよく、原本である必要はありません。

したがって、退職前であれば、タイムカードを盗み出してくる必要はなく、タイムカードの写しをとっておけば、残業代請求の証拠として十分です。

時間がない、物理的にコピーがとれない、といったケースでは、スマホで写真をとっておくだけでも証拠として活用できます。

3.2. 弁護士からタイムカードの開示を請求する

労働問題を得意とする弁護士が、残業代請求のご依頼を受けると、はじめに行うのが、会社に対する内容証明による通知書の送付です。

弁護士が送る内容証明による通知書には、残業代請求の時効を中断して、もらえる残業代の金額が減らないようにするとともに、タイムカードを含めた重要な資料を会社から開示してもらえるように求める内容が掛かれています。

弁護士からタイムカードの開示を要求されても、更に拒絶する会社は、よほどのブラック企業と考えてよいでしょう。

会社側にも弁護士がつけば、この解説に説明しているように開示を拒否しても、その後いずれ開示せざるを得なくなることを理解していますから、タイムカードの開示に応じてくれる場合が多いです。

3.3. 労基署にタイムカードの開示を指示してもらう

労働者自身で残業代請求をする場合には、労基署の協力を得るのも手です。

労働基準監督署(労基署)は、労働基準法(労基法)に違反する会社に対して監督、是正を行う機関であり、残業代に未払がある場合、労基署がはたらきかけをして、タイムカードの開示を指示してくれることがあります。

3.4. 証拠保全でタイムカードを開示してもらう

弁護士が、内容証明による通知書でタイムカードの開示を求めても、会社が拒否して来たり、無視したりする場合には、次の手段を検討します。

すぐに労働審判、訴訟によって残業代請求をする手もありますが、訴訟をすることを予告すると、民事訴訟法に認められた証拠保全の手続を活用して、会社に照会できます(民事訴訟法132条の2)。

労働審判、訴訟より先に、証拠保全の手続を利用してタイムカードの開示を求めるメリットは、会社に回答義務を課すことによって、タイムカードの開示をしないことの違法性、不当性を明らかにできる点があります。

労働審判、訴訟まで行うことなく、タイムカードを開示してもらって残業代請求をするために、有効な手段であるといえます。

3.5. 訴訟でタイムカードを開示してもらう

話し合いによってはタイムカードの開示が全く困難である場合には、訴訟によってタイムカードの開示を求めることとなります。

タイムカードがなくても、残業時間をだいたい計算することはできるでしょう。どれくらい働いたか、という労働者本人の記憶によって残業代を計算できるからです。

会社が、労働者の残業時間をタイムカードなどによって把握する必要があるにもかかわらずタイムカードの開示に応じない場合、労働者保護のために、ある程度の証拠しかないことを裁判所も容認してくれるケースも多くあるからです。

もちろん、裁判でも、タイムカードの開示を強く求め続けます。裁判でもタイムカードの開示を拒否し続けることは、裁判所の会社に対する心証を悪くしますから、労働者に有利です。

さらには、裁判内で、さらに強くタイムカードの開示を要求する制度として、次に解説する「文書提出命令」があります。

4. タイムカードを「文書提出命令」で開示してもらう方法

訴訟上の制度として、文書の開示を求める方法として「文書提出命令」があります。民事訴訟法221条に定められた制度で、文書の所持者に対して、裁判所が提出を命じる制度です。

今回の解説の場合、文書の所持者である会社に対し、残業時間の立証に必要となるタイムカードの開示を命令することとなります。

文書提出命令を裁判所が行ったときには、命令に反して提出しなければ、労働者有利に扱われます。残業代請求の場合、具体的には、労働者の算出した残業代請求が、そのまま認められるということです。

非常に強い制裁(ペナルティ)があるため、会社はタイムカードの開示に応じざるを得ません。

文書提出命令には、文書を提出しなくてもよい例外があり、その中に「専ら部署の所持者の利用に供するための文書」があります。

しかし、タイムカードはこれにあたりません。労働者が残業代請求をするための重要な資料の1つであり、労働者も利用するものだからです。

5. 【会社の反論別】タイムカードを開示してもらう方法

会社が、労働者が残業した事実を認めてくれれば証明の必要はないのですが、残業代請求の交渉、労働審判、訴訟ではいずれも、残業時間が労使間の争いの種になります。

ブラック企業な会社は、できるだけ残業時間を短くしたいと考え、タイムカードを開示しないようにしようと考えるでしょう。

「タイムカードは開示しない。」「残業は存在しない。」と反論してくるかもしれません。

そこで、会社の反論に対してさらに適切な反論をし、タイムカードを開示してもらう方法を、弁護士が解説します。

5.1. 「タイムカードの作成義務はない」と反論されたら?

タイムカードを請求したものの、そもそもタイムカードがなかったり、適当な打刻しかしていなくてミスばかりであることもあります。

この場合に会社から、「そもそも会社にタイムカード作成義務はないのだから、開示できない」と反論されることがあります。

この会社の言い分(反論)は正しいのでしょうか。

確かに、「タイムカードを作成しなければならない」と定めた法律はありません。

しかし、会社は、労働者の労働時間を把握しなければならず、会社にとっても便利なのが、タイムカードです。タイムカードがなければ、その他の方法で残業時間を把握しなければならないからです。

タイムカードを開示してほしいと求めても、会社から「タイムカードの作成義務はない」と反論されたときは、タイムカード以外のどのような方法で残業時間を管理しているかを尋ね、その証拠の開示を求めましょう。

6. まとめ

今回は、残業代請求のとき、非常に重要となるタイムカードを、会社が開示してくれないときの対策について、弁護士が解説しました。

タイムカードがなければ残業代請求できないわけではないですが、タイムカードがあったほうが、残業時間の証明が容易で、労働者に有利に進めることができるため、開示を求める方法を活用してください。

残業代請求をお考えの方は、現在お手元にタイムカードがなくても、労働問題に強い弁護士に、お早めに法律相談ください。

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