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メモは残業時間の証拠になる?メモしかなくても残業代請求する方法

残業代請求を、労働審判や訴訟などで行うには、証拠が重要。
タイムカード、就業規則など、重要な証拠ほど会社が保管し、労働者の手元にないことも。

しかし、あきらめる必要はありません。
残業代請求に活用できる証拠は、労働者の皆さんの周りにもたくさんあります。
その1つが、労働者の作成したメモです。

メモで残業を証明できるなら、自分で作れるわけですから、努力次第で証拠を増やせます。
ただし、有効活用し、正確に残業を証明したいなら、メモのとり方に注意が必要。
効果的に記録をとらなければ、いざというときメモが役に立たないおそれもあります。

今回は、メモを証拠に残業代請求したいとき知っておきたい、効果的なメモのとり方を労働問題に強い弁護士が解説します。

残業代請求するときに活用できる証拠は、次に解説しています。

この解説のポイント
  • タイムカードが最重要だが、入手できないなら会社の責任
  • 残業時間は、メモでも証明できるが、作成時には証拠価値を高める工夫が必要
  • 残業代請求をするか検討中なら、メモの作成は、在職時から早めに進めるべき

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解説の執筆者

弁護士 浅野英之

弁護士(第一東京弁護士会所属、登録番号44844)。
東京大学法学部卒、東京大学法科大学院修了。

企業側の労働問題を扱う石嵜・山中総合法律事務所、労働者側の法律問題を扱う事務所の労働部門リーダーを経て、弁護士法人浅野総合法律事務所を設立。

不当解雇、未払残業代、セクハラ、パワハラ、労災など、注目を集める労働問題について、「泣き寝入りを許さない」姿勢で、親身に法律相談をお聞きします。

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残業時間の証拠として、メモが活用できる理由

残業代は、「1日8時間、1週40時間」を越えて働いた時間、深夜や休日の労働時間について請求できます。

このとき、残業時間を認めてもらうためには、証拠が必要です。
特に、会社が「残業時間はない」と反論するケースでは、労働審判や裁判での審理で、正しい残業代を請求するには、証拠なしには困難です。

残業時間の証明は、第一次的には労働者側でしなければなりません。
とはいえ、働いている最中に、残業時間を把握すべき義務は、労働者にはなく、会社の義務です。
そのため、残業時間を証明する証拠のほとんどは、会社の手元にあるでしょう。

労働者の手元に証拠が少ない場合も、自身で作ったメモが、残業時間の証拠として活用できます。

手書きのメモでも、残業時間の証拠になる

残業代を請求する側で、入手すべき最重要の証拠が「残業した」という証拠。
つまり、残業時間の証拠です。

このとき、タイムカードの開示をしてもらえず入手できないときや、そもそもタイムカード自体がない会社のとき、活用できるのが、手書きのメモです。

タイムカードが入手できないのは会社の責任

タイムカードは、あくまで、会社が労働時間を管理するツール。
その所有権は、会社にあります。
会社には労働時間を把握する義務がありますが、必ずしもタイムカードによらなくてもよいです。

また、悪質な会社だと、次のケースでは、タイムカードが証拠にはなりません。

タイムカードが入手できないのは会社の責任。
しかし、残業代請求をするためには、手書きのメモを作るなどして、残業時間の証拠を確保しましょう。

なお、タイムカードが正しくなければ、手書きで記入したり修正したりするのも違法ではありません。

メモの信用性を高める工夫をする

手書きのメモや手帳も、残業時間の証拠になります。
しかし、しかし、きちんと作らなければ信用性が低くなり、正確な残業代がもらえません。

残業代請求では、それぞれの証拠にどれほどの価値があるかは、裁判所の判断となります。

とりわけ、手書きのメモは、いつでも自分で作れてしまいます。
嘘の事実を書き込むことも可能なので、信用性を高める工夫をしなければ、タイムカードなどより証拠価値が低いとされてしまいます。

退職前にすべき証拠収集について、次の解説をご覧ください。

残業時間を正確に証明するためのメモのとり方

残業代請求で提出する証拠として、メモを活用したいとき、メモ作成時から注意が必要。
適切に記録化しなければ、有効な証拠として活用できません。

なにも考えずに適当に作っていたメモが、後から役に立つのはラッキーなケースに過ぎません。
むしろ、メモを作るときから「残業時間の証拠にしよう」と決意して進めるべきです。

出退勤、休憩の時刻を正確にメモする

メモを残業時間の証拠として役に立てたいなら、証明すべきすべての時刻を記載しなければなりません。

残業代請求において証明が必要となる「時刻」には、次の3つがあります。
メモには、必ず3つとも記載するよう注意してください。

  • 出勤時刻
    労働を開始した時刻
  • 退勤時刻
    労働を終了した時刻
  • 休憩時間
    業務の間に、休憩を取得した時間数

これらの時刻を正確に知ることが、残業トラブルで損しないコツです。

労働時間とは「使用者の指揮命令下に置かれた時間」とされます。

メモに書くべきそれぞれの時刻は、「出勤時刻」は必ずしも出社した時刻ではなく労働を開始した時刻、退勤時刻は必ずしも退社した時刻ではなく労働を終了した時刻となります。
業務の前後に、指揮監督下にある時間があれば、それもあわせて残業時間です。
休憩時間についても、「休憩」とされながら実際には自由利用できなければ、残業時間になる例があります。

どんな時間が「労働時間」かは、次に解説しています。

メモは毎日とる

残業時間の証明に役立つメモとするためには、毎日メモをとることが重要です。

毎日の残業時間を、その都度しっかりメモしておけば、信用性が高まるからです。
数日分しかメモがなかったり、残業の多かった日しかメモがなかったりすると、「その日だけ記憶にしたがって適当に書いたのではないか」と思われ、有効な証拠と評価されなくなってしまいます。

残業がない日の時刻もメモする

毎日とることの関係で、残業がない日の時刻もメモするのが大切です。
残業のあった日しかメモがないと、「残業代請求をするために、メモを偽造したのでは」という悪い印象を裁判官に持たれかねないからです。

残業がない日の勤務時間もメモしていれば、それは単なる残業時間のためのメモではなく、業務時間すべてを把握する重要な証拠だと扱ってもらえます。
その結果、職場における勤務状況を詳しくイメージしてもらえ、長い残業時間が認められやすくなります。

スケジュール帳やカレンダーにメモする

残業時間のメモを忘れずに記録するために、普段使用しているスケジュール帳やカレンダーにメモするのが適切です。

スケジュール帳やカレンダーなら、日ごとにメモをとれます。
そして、すべての日について業務時間を書き込むことも容易です。
業務はもちろん、プライベートの予定なども一元管理することで、さらに信用性を高められます。

具体的かつ詳細にメモする

残業時間の証拠として役立つメモを作るには、「できるだけ具体的で、詳細にメモする」のがポイント。

ざっくりとしたメモでは、でっち上げやねつ造を疑われます。
例えば、次のようなメモは、不適切です。

  • 毎月の残業時間がまったく同じ
  • 毎日の終業時刻が、1週間ずっと同じ
  • 始業時刻、終業時刻がすべて分単位の端数がない
  • 休憩時間がすべて1時間ぴったり

このようなメモだと、実際の働き方として不自然です。
手書きで作成したメモだと「真実と異なるのではないか」と疑われがち
です。

真実味のあるメモにするよう心がけなければなりません。

メモを後からまとめて作成しない

メモの作成日もまた、残業時間の証拠を作るときに重要なポイントとなります。

メモは、その日ごとに作らなければなりません。
勤務時間をメモするなら、直前、直後にするのが、最も信用性が高いからです。

メモを作り忘れていたり、1週間分をまとめて作成したりすると、信用性が薄れます。
まとめて作成したメモだと、実態に沿ったものではなく労働者の記憶に基づくものに過ぎないと思われてしまい、信用性が低下するからです。

悪意あって嘘をついていなくても、労働者自身の記憶が変わってしまう例もあります。

業務内容をあわせてメモする

メモを作るときには、勤務時間だけでなく、その時間にどんな業務をしたかもメモします。
これによって、本当にそれだけの時間勤務したかどうか、理解してもらいやすくできます。

残業時間といえるためには、ただ会社に残っていただけでなく、労働している必要があります。
残業時間の長さの割に、行った業務が不明確だと、せっかくのメモの信用性が薄れます。
業務内容をメモしておけば、成果物(仕事の報告、メールなど)と比較することで、その残業時間に働いていたと明確に証明できます。

残業するよう指示を受けたなら、メールやチャット、LINEなどの証拠も保存してください。

残業代請求を検討する方は、早めに弁護士にご相談ください。
弁護士の選び方は、次に解説しています。

手書きメモの信用性を高めるためのポイント

残業時間を示す証拠として、タイムカードが有名。
これに比べれば、メモは、証拠になるとはいえど信用性が低いといわざるをえません。
メモの証拠としての信用性が低いのは、労働者自身が作るため、偽造やねつ造、改ざんが容易だからです。

そこで、これと逆のことを意識すれば、手書きメモといえど、信用性を高められます。
証拠としての価値をあげ、残業時間を証明するために、メモのとり方で注意したいポイントを解説します。

メモ以外の証拠と整合させる

残業時間を示す証拠がほしいときにも、労働者側で収集できる証拠には限界があります。
ただ、そのなかでも、価値の高い証拠、低い証拠があります。

残念ながら、労働者自身の作った手書きメモは、そのなかでも価値の低い証拠。
しかし、価値の高い証拠とあわされば、強い効果を発揮します。
そのため、メモによって示された残業時間が、他の証拠とも整合すれば、メモそのものもまた、価値の高い重要な証拠だと評価してもらえます。

メモ以外の証拠と整合させて、メモの価値を高める工夫には、次の例があります。

  • 会社の保管しているタイムカードと、大枠で一致している
  • タイムカードの改ざんと思われる一部にのみ、メモを証拠として用いる
  • メモに示された時間が、交通系ICカードの利用履歴と一致している
  • メモに示された時間が、パソコンのログ履歴と一致している

複数の証拠を集める

残業代トラブルの証拠集めで大切なのは、「複数の証拠を集めること」です。
用意していた唯一の証拠が役に立たなかったり、裁判所で信用性を否定されたりすると、それだけで残業代を請求できなくなるおそれがあるからです。

この点で、手書きのメモは、残業時間の証拠になりますが、それだけで満足しないでください。
メモを作成するのは、あくまで自分でできる最低限の努力。
それ以外にも、残業時間を証明する証拠を集めておく
ようにしてください。

正しい残業時間を示す証拠が複数あれば、それぞれの証拠が補強し合います。
その結果、メモしか証拠がない場合に比べ、信用性が高くなり、証拠の点で、有利に判断してもらえます。

メモを作る前に弁護士に相談すべき理由

最後に、メモを作る前に、弁護士のアドバイスを受けるべき理由を解説します。

残業代請求の法律相談のなかには、請求直前での相談があります。
さらには、自分で請求してみてうまくいかず、弁護士に相談する方もいます。

しかし、もはやその段階では、弁護士がサポートしても、証拠収集はやりなおせません。
「メモをとっておけばもっとうまく請求できたのに」という残業代トラブルは少なくないのです。
過去にとっておくべきだった残業時間のメモは、それからでは取り返しがつきません。

弁護士には守秘義務がある

メモを作って残業時間の証拠にしようとする段階は、まだ会社で働いているタイミングのことも。
「退職したら残業代請求しよう」と思っている方にとって、早すぎる相談には不安があるかもしれません。

しかし、弁護士には、法律上の高度な守秘義務があります。
弁護士に相談した内容はもちろん、相談したこと自体、会社に発覚することはありません。

退職後の残業代請求をお考えの方も、在職時から弁護士に相談するメリットが大きいです。

退職前の残業代請求は、報復に注意して進めましょう。
詳しくは、次の解説をご覧ください。

残業代を正しく計算できる

弁護士に相談すれば、残業代を、正しく計算してもらえます。
残業代の計算方法は複雑で、労働者にとって有利な考え方を知らなければ、損するおそれがあります。

会社が非協力的で、労働審判や裁判などの法的手続きで請求しなければならない場合には、請求についても弁護士にまかせて、強いプレッシャーをかけてもらえます。

残業代の計算方法は、次に解説しています。

適切なメモのとり方のアドバイスがもらえる

「メモは、残業時間の証拠になる」と知っていても、適切なメモのとり方を知らなければなりません。
残念ながら、労働者が作成していたメモが、すべて証拠として役立つとは限りません。

残業時間とはまったく関係ない事実しか記録されていないメモは役立ちません。
また、雑なメモだと、信用性が低すぎて、裁判所に信用してもらえないこともあります。

どんな資料が証拠として役立つかは、最終的には裁判所が判断します。
裁判例についての知識なくして、自分で判断するのは危険です。
この点で、残業代トラブルについて多くの裁判を経験した弁護士のアドバイスが役立ちます。

弁護士に相談するか迷う方は、まずは無料相談がお勧めです。

まとめ

弁護士法人浅野総合法律事務所
弁護士法人浅野総合法律事務所

今回は、残業代請求のとき、証拠収集の重要なポイントである、メモの作成のしかたを説明しました。

残業代を受けとるのは、働く労働者の権利です。
会社や、他の従業員に遠慮はいりません。

証拠がないときにも、メモを適切にとることで、証拠を確保できます。

この解説のポイント
  • タイムカードが最重要だが、入手できないなら会社の責任
  • 残業時間は、メモでも証明できるが、作成時には証拠価値を高める工夫が必要
  • 残業代請求をするか検討中なら、メモの作成は、在職時から早めに進めるべき

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