タイムカードの手書きは問題ない？押し忘れの場合は？書き方と訂正方法を解説

タイムカードは、労働時間を把握する最も基本的な証拠で、残業代請求に活用されます。

しかし、適切な運用・管理がされない会社では「打刻と実態が異なる」というトラブルも珍しくなく、労働者側の対策として、タイムカードに手書きで記入する方法があります。

勤怠管理が不十分だと、タイムカードを手書きで作成・修正せざるを得ない場面がありますが、適切に記載されれば有効な証拠となります。ただし、手書きだと、打刻よりも客観性が失われ、証拠としての価値を低下させるおそれがあります。そのため、押し忘れや、会社の指示に従って手書きする場面では、特に注意が必要です。

今回は、タイムカードを手書きすることの違法性と、証拠とする際の注意点、書き方、訂正方法について、労働問題に強い弁護士が解説します。

タイムカードを手書きすると違法？

結論として、タイムカードが手書きでも、直ちに違法にはなりません。

タイムカード全体が手書きの場合も、一部を手書きで修正する場合も、決して違法ではなく、それをもとに残業代を計算し、未払いがあれば会社に請求できます。

ただし、「手書きだから」というだけで違法ではないものの、違法な状態に陥りやすいのも事実です。手書きは、機械的な打刻に比べて不正がしやすく、会社に悪用される危険があります。次のような手書きの方法は、労働時間を正確に反映できず、不適切な運用と言わざるを得ません。

こうした会社の不正は、機械的な打刻でも起こり得ますが、手書きだと軽い気持ちで行われやすく、未払い残業代を発生させてしまいます。労働者側でも、正しい時間を手書きするには法律知識が必要です。手書きする時刻を誤れば、労働時間が短いと残業代が減って損をしますし、逆に長いと不正な残業代請求につながってしまいます。

タイムカードを手書きで作成・修正すべきケース

一方で、労働者としてもタイムカードを手書きすべきケースがあります。

タイムカードは、残業代請求において非常に重要な証拠として位置付けられるため、実労働時間が正確に反映されるよう努めるべきです。機械的な打刻のみで正確な時間を反映できているのが最善ですが、企業の労務管理が不十分だと、労働者側で手書きしてでも必要な情報を書き加えなければ、証拠として活用が難しくなるケースがあります。

タイムカードを押し忘れた場合

タイムカードを押し忘れた場合、そのままでは労働時間の正確な記録になりません。会社に申し出て、許可を得た上で手書きでタイムカードに実際の出退勤時刻を記入するのが適切です。

打刻漏れや打刻ミスがあった場合

タイムカードの故障や不具合、労働者のミスなどによる打刻漏れも、手書きで修正すべきです。この場合も、正しい時間が反映されるよう、気付いたらすぐに申し出て修正しましょう。

会社の労務管理に不備がある場合

会社の労務管理に不備があり、タイムカードが実労働時間を反映していない場合があります。

例えば、会社や上司の不適切な運用により、実際の仕事の開始・終了とは異なる時間に打刻されたり、始業・終業時刻での一律の打刻が強制されたりする場合、実際の労働時間が反映できるよう手書きで修正を試みるべきです。

ただし、会社や上司に悪意がある場合、無理に手書きで修正しようとすればトラブルになるおそれもあるため、手元のメモに労働時間を記録しておくといった対策も検討してください。また、そもそもタイムカードがない場合も、労働者自身が労働時間の証拠を準備すべきであるところ、この場合も、手書きのメモが有効です。

手書きの勤怠しかない場合

そもそもタイムカードが用意されていない職場もあります。

会社は、客観的な方法により労働時間を把握・管理する義務を負いますが、タイムカードは必須ではなく、出勤簿への署名、日報提出、上司による目視確認などの方法も許されます。また、実態と合っているかを慎重に確認する必要がありますが、労働者からの自己申告制で労働時間を把握することも、必ずしも違法ではありません。

会社の労務管理が手書きで行われても、実労働時間を正確に反映していれば、重要な証拠となります。ただし、紙資料の管理は、データに比べて手間やコストがかかり、ミスも起きやすいため、労働者側でも実労働時間と異なっていないか、よく注意しなければなりません。

直行直帰の場合

直行直帰の場合、タイムカードの打刻は難しく、それ以外の方法と併用することとなります。

直行直帰した日の翌日にタイムカードに手書きで業務終了時刻を記載するよう、会社から指示されることがあります。この場合も、正確な時間を記載すれば、証拠として有効です。会社が認めて、直行直帰という正当な理由があるため、手書きだとしても労働時間を証明する証拠として十分な価値を有するからです。

労働者に有利な修正が許される場合

労働者に有利な修正が許される場合は、積極的に修正すべきです。

例えば、タイムカード打刻後に交通機関の遅延証明書を出したことで、始業時刻から勤務したとみなしてよいという指示を受けるケースがあります。この場合、打刻を放置すると、タイムカードが実際より短い労働時間を示してしまうため、会社に対して修正を申し出るのが適切です。

タイムカードを手書きする時の書き方・訂正方法

次に、タイムカードを手書きするときの書き方や、打刻を訂正する方法について解説します。

なお、手書きは、後から偽造や改ざんをされないよう、消えないボールペンで行うのが適切です。鉛筆や消えるボールペンでは、会社から不当に修正されるおそれがあります。

手書きで記入する場合の書き方

まず、打刻漏れや打刻忘れ、直行直帰など、そもそもタイムカード上に打刻がないときの手書きの方法を解説します。この場合、労働基準法上の「労働時間」の考え方を知る必要があります。

労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間を意味し、会社の定める始業・終業時刻や、オフィスの入退室時刻とは必ずしも一致しません。そのため、会社が労働時間として扱っていなくても、タイムカード打刻外で行った準備や片付け、着替えなどの時間も含まれます。また、正しい時刻を記入するため、可能な限り労働者側でも労働時間の証拠を集めておいてください。

したがって、手書きでタイムカードに記入するときは、実際に労働を開始した時刻、終了した時刻を書くようにしなければなりません。

手書きで修正する場合の書き方

次に、既にタイムカードに一定の打刻があり、修正する場合の書き方を解説します。

この場合、正しい労働時間を証拠によって把握することは前述の通りですが、その上で、既に存在する打刻を二重線で取り消し、訂正印を押し、その横に正しい時刻を手書きします。訂正印は法的に必須ではないものの、証拠として活用するため、少しでも信用性を高める工夫をすべきです。

会社が、手書きでの修正を認める場合は、社内の手続きに従って進めるのが適切です。例えば、人事部に申し出て、管理者の承認を得るなどのルールが一般的です。

ただし、社長や上司が勝手にタイムカードを打刻するケースのように非協力的な場合は、労働者の判断で行わざるを得ません。この場合、無理やりタイムカードに手書きで記入しようとするとトラブルを招くおそれがあるため、打刻と実態が異なることを示すタイムカード以外の証拠も、以下の解説をもとに収集してください。

タイムカードを手書きにする際の注意点

次に、タイムカードを手書きにする際の注意点を解説します。

前述の通り「タイムカードを手書きで作成・修正すべきケース」がありますが、悪質な改ざんと評価されると証拠としての有効性を否定されるおそれがあり、書き方には注意が必要です。

なお、実態と異なる労働時間を手書きするよう指示するのは違法であり、労働者としても従う必要はありません。この場合、未払いの残業代が生じやすくなります。

勤務実態の通りに正確に記録する

タイムカードを手書きする場合、勤務実態通りに記録することが重要です。

労働者側でも、どのような時間が労働時間・残業時間に含まれるかを正確に理解していないと、手書きの時刻を誤り、残業代で損をしてしまう危険があります。本来、会社が労働時間を把握する義務がありますが、会社の認識が誤っている場合、手書きでの修正が必要となります。

タイムカードを適切に保管する

タイムカードを手書きするケースは、労使の対立が起こりやすい場面でもあります。

労務管理が未整備な会社ほど、タイムカードの保管が十分でないことがあるため、労働者側でも積極的に保全しておくべきです。紛失したり隠蔽されたりするおそれがある場合、事前に写真を撮影したりコピーを取ったりすることで、写しを手元に確保しましょう。

本人以外が記入しないようにする

タイムカードを手書きすべきケースでも、本人以外が記入するのは不適切です。

本人以外が記入すると、改ざんを疑われる原因となってしまいます。例えば、本当は遅刻したのに定時通りに打刻するよう同僚に依頼するようなケースは不正であり、虚偽の記入に基づいて残業代を請求すれば、最悪の場合は詐欺罪（刑法246条）などの犯罪になりかねません。

運用ルールを確認しておく

タイムカードの作成や修正には、社内のルールがあることがあります。

会社のルールが法律に違反していないとき、労働者としても従う必要があります。遅刻や欠勤、直行直帰など、やむを得ずタイムカードに実労働時間が反映されない場面では、どのように修正すべきかについて社内の運用ルールを参考にしてください。

タイムカードが実労働時間を正確に把握していないとしても、それだけで直ちに違法な未払い残業代があるとは限りません。会社の運用ルールを確認し、適切な記入や修正が許されるのであれば、それに越したことはありません。

残業代の証拠は労働者側でも収集する

タイムカードを手書きするケースでは、会社の労務管理が不十分なことがあります。

この場合に、手書きのタイムカードも証拠として有効ではあるものの、客観性が十分でなく、偽造や改ざんを疑われるなど、証拠としての価値が低下するおそれがあります。そのため、タイムカード以外の証拠を集めることも、自衛のために有効です。

タイムカード以外の証拠として、次の記録が役立ちます。

これらの証拠を組み合わせ、タイムカードが実際の労働時間と異なることを証明できれば、未払いの残業代を請求できます。

未払い残業代を請求する

タイムカードが手書きでも、残業代請求の証拠として活用できます。

会社による労働時間の把握・管理が十分でないと、未払い残業代が生じている可能性があります。手書きによる修正を加えた結果、実際に受け取っている残業代に不足がある場合は、速やかに会社に請求しなければなりません。残業代請求では、集めた証拠をもとに計算し、内容証明で請求書を送付しましょう。交渉が決裂する場合は、労働審判や訴訟といった法的手続きに進みます。

企業がタイムカードを手書きで管理するメリット

タイムカードを手書きで運用することは、労働者だけでなく企業側にもメリットがあります。

手書きのタイムカードの利点は、システムの導入費用や毎月の運用コストを安く抑えられることです。機械や勤怠管理システムを導入する必要がなく、人数分の用紙や記録簿を準備するだけで済み、初期費用はほとんどかかりません。

特に、小規模な企業にとっては、手軽な管理手法とされます。従業員が少なくても、労働時間の把握・管理義務が免除されることはないため、予算に余裕がない企業や、少人数の職場では、コスト削減の観点から手書きが選ばれる傾向があります。

企業がタイムカードを手書きで管理するデメリット

ただし、手書きによる勤怠管理は手軽ですが、デメリットもあります。

手書きのタイムカードは不正や改ざんが疑われやすい上にミスも起こります。紙媒体の保管は、かえって手間がかかります。より正確な労務管理のためにも、「手書き以外の代表的な勤怠管理方法」の導入を検討すべきです。

勤怠記録が改ざんされるリスクがある

手書きのタイムカードの最大の懸念は、記録が容易に改ざんできることです。

遅刻したのに定時出社として記入したり、残業時間を水増しして申告したりといった不正を招きやすくなります。本人が不在のときに同僚に代筆を頼むといった行為も発生しやすいです。また、会社側が、人件費を抑えるために労働時間を少なく書き換えているのではないかと疑われるリスクもあり、労使間の信頼関係を維持するためにも厳格なチェックが欠かせません。

給与の計算ミスが起こりやすい

手書きの記録で給与計算を行うと、ヒューマンエラーが発生しやすいという問題もあります。

担当者が電卓を使って労働時間を集計したり、手作業でエクセルに転記したりする方法だと、計算間違いや入力ミスが生じてしまいます。手書きの文字が読みづらかったり、記入漏れがあったりすると、従業員への確認作業に余計な手間や時間がかかってしまいます。

過去の記録を探すのに手間がかかる

紙のタイムカードは、過去の記録を探すのに手間がかかる難点があります。

労働基準法では、タイムカードは原則5年間（当面の間は3年間）の保存が義務付けられています。過去の残業代を請求されるなどしてトラブルになった場合、会社が保管しているタイムカードを探し出し、開示する必要があります。手書きのタイムカードしかないと、労働者から勤怠情報の問い合わせがあったり、労働基準監督署の調査が入ったりしたとき、即座に対応できず、必要書類を揃えるための担当者の負担が増加するおそれがあります。

手書き以外の代表的な勤怠管理方法

以上の手書きによる管理のデメリットを解消し、計算ミスや不正を抑止するためには、より客観的に記録を残すことができる勤怠管理方法への移行を検討すべきです。

手書き以外の方法には、例えば次のものがあります。

機械的に打刻するタイムカード

最も一般的なのが、機械的に打刻するタイムカード（タイムレコーダー式）です。

紙のタイムカードを専用の打刻機に差し込み、出退勤の時刻を自動で印字させる方法であり、機械的に時刻が記録されるため、手書きに比べて記入ミスがなく、不正も起こりにくいです。一般的な方法なので労働者にも扱いやすく、導入のハードルが低いメリットがあります。ただし、代理打刻などの不正や、給与計算時の集計の手間といったデメリットは依然として残ります。

パソコンの使用記録による把握

パソコンを使用する業務では、ログ履歴を、出退勤の記録として活用する方法があります。

この方法は、客観的なデータが残る上に、不正や改ざんも防げるため、特にデスクワークが中心の職場で導入しやすい手段です。ただし、パソコンを起動したまま業務を行っていない時間帯も記録されるため、オフィスに滞在している時間と労働時間を区別する工夫が必要です。

勤怠管理システムの導入

最後に、勤怠管理システムの導入も積極的に検討しましょう。

パソコンやスマートフォンから打刻でき、勤怠データをオンライン上で一元管理できるシステムを導入するもので、昨今導入されることの多い新しい労務管理の手法です。専用のサービスやアプリに登録することで、残業時間を自動集計するなど、給与計算の手間を大幅に削減できます。また、これまで手書きで対応せざるを得なかった直行直帰や、リモートワークなどの多様な働き方にも対応しやすいメリットがあります。

【まとめ】タイムカードの手書き

今回は、残業代請求の証拠として重要なタイムカードを手書きすることについて解説しました。

「タイムカードが手書きでも残業代請求できますか？」という相談をよく受けますが、適切な方法で作成されたタイムカードは、たとえ手書きでも、法律上は問題なく証拠として活用できます。会社による労働時間の把握が不十分でも、労働者が事前に対策することで有効な証拠を確保し、未払い残業代を請求する役に立てることができます。

ただし、タイムカードを手書きせざるを得ない場面は、打刻漏れや打刻忘れがあったり、打刻と実態が異なったりなど、企業側の対応が不適切なケースも多いものです。手書きだからといって直ちに無効にはなりませんが、実労働時間を正確に反映するよう注意が必要です。

いわゆるブラック企業では、タイムカードを手書きで修正することで、残業代未払いを隠蔽する手法も見られます。証拠を確保できなくても、速やかに弁護士に相談してください。