業務時間外のメールは許される？違法性や連絡してよい時間帯【例文付】

業務が終わってもなお、メール対応に追われていては、十分に休むことができません。

業務時間外のメール対応が当たり前になっている会社も少なくなく、「たまにだから」「緊急だから」と我慢している方もいるでしょう。しかし、終業後の対応が毎日のように続けば、仕事とプライベートの境界が曖昧になり、心身の負担も大きくなってしまいます。

実際、当事務所では、次のような相談がよくあります。

• 「退勤後も上司からメールが届き、すぐに返信するよう求められる」
• 「業務時間外でもメールが気になり、仕事から解放された気がしない」
• 「自宅でメール対応をしているのに、会社から残業として扱ってもらえない」

本来、業務時間外は労働から解放されるのが基本です。しかし、メールやチャットなどのデジタルツールの普及により、時間や場所を問わず連絡を取れるようになりました。柔軟な働き方が可能となる一方、「終業後でもメール対応くらいは当然」という誤解を生んでいます。

業務時間外のメール対応は、当然に強制できるわけではありません。指揮命令が及んでいる時間は労働時間として扱われ、残業代の支払いが必要となります。

今回は、業務時間外のメール対応がどこまで許されるのか、違法となるケースや残業代の考え方、適切な対処法を、労働問題に強い弁護士が解説します。

業務時間外のメールは違法？

業務時間外にメールが送られてきたとき、どのように対処すべきでしょうか。

まず、業務時間外のメールに違法性があるかどうかが重要となります。違法であるなら対応の必要はなく、「連絡を返さない」「無視する」といった対応も正当化されるからです。なお、明らかに違法とまでは言えなくても、メールの送られてくる時間帯や頻度、内容などによっては、非常識であり、受信者の私生活を侵害する不適切な行為に該当することがあります。

業務時間外のメールを禁止する法律はない

日本の労働法には、業務時間外のメールを禁止する法律はありません。

そのため、業務時間外にメールを送信したからといって、直ちに違法になるわけではありません。海外では、業務時間外の連絡が法的に規制される国もあります。根拠としては「つながらない権利（right to disconnect）」の保障が挙げられます。つながらない権利とは、業務時間外にメールや電話などの連絡を拒否することができるという労働者の権利です。

日本でも、ワークライフバランスが重視され、「つながらない権利」を求める声が上がっていますが、現在のところ法制化には至っていません。

業務時間外のメールは違法な場合がある

法律で明示的に禁止されてはいなくても、違法となる場面があります。

というのも、業務時間外に仕事を命じることは許されないのが原則だからです。労働者を雇用していても、私的な時間にまで過剰に干渉することは許されません。

違法となる典型例が、不法行為（民法709条）に該当するケースです。メール送信が業務時間外である点だけでなく、内容がハラスメントに該当すれば、不法行為になります。例えば、次のようなメール送信行為は、違法となる可能性があります。

また、次章の通り、業務時間外のメールのチェックや返信が「労働時間」にあたる場合、その時間は仕事をしていたことになり、給料や残業代を請求できます。指揮命令下に置かれていると評価できる時間について対価を支払わないことは、労働基準法違反として違法になります。

過度な連絡は心理的な負担を生じさせる

業務時間外のメールは、受信者に大きな心理的負担をもたらします。

早朝や深夜に矢継ぎ早にメールが飛んでくると、無視しにくいでしょう。社長や上司から「緊急」「大至急」と書かれたメールを送られれば、気になって反応するのが自然です。メールに対応すればプライベートの時間が削られる一方で、連絡を無視した場合でも、「後から内容が気になってしまう」「翌営業日の業務に支障が出るかもしれない」といった不安を感じてしまいます。

業務時間外にメールが送られてきたときの対応は？

業務時間外に来たメールであっても、一度でも目にすると、確認せずにはいられないでしょう。ブラックな会社は、次のような扱いで、さらにプレッシャーを強めてきます。

このように会社が強いプレッシャーをかけてくる場合に備え、適切な対応を確認しましょう。全てのメールをチェックし、返信していては、業務時間外も仕事が続いているのと同じであり、息をつく間もなくなってしまいます。

業務時間外のメールは無視するのが原則

前章で、業務時間外のメールは違法の可能性があることを解説しました。

違法な業務命令に従う必要はないため、メールの送付が違法なら無視することができます。そもそも業務時間外はメールを確認する義務はなく、対応を要するメールが紛れていても、見る必要はありません。したがって、業務時間外のメールは無視するのが基本方針となります。メールを無視したことで不利益な扱いをするのは不適切であり、不当な処分や解雇として無効となります。

メール対応した時間は残業代を請求できる

業務時間外にメール対応を余儀なくされた場合、そのチェックや返信、用件への対応に要した時間は「労働時間」に含まれ、その対価として給料や残業代を請求できます。

具体的には、その時間を含めて「1日8時間、1週40時間」を超えて働いた場合は、通常の賃金を25％割り増しした時間外割増賃金（残業代）が生じます。深夜や早朝の対応が深夜労働（午後10時〜午前5時の労働）となる場合、さらに25％の割増賃金が発生します（時間外労働と深夜労働が重なる場合は、合計で50％の割増）。

ただし、残業代を請求するには、実際に労働した証拠が必要です。業務時間外にメール対応する際は、証拠を残しながら対応しなければなりません。業務時間外のメール対応による労働を証明するには、次の資料を集めておいてください。

証拠が不十分だと、対応に要した時間の立証が難しくなってしまいます。裁判例でも、自宅のパソコンのWeb閲覧履歴やメールの送受信記録を証拠として提出したものの、これだけでは連続した時間の就労が認められないと判断された事例があります（東京地裁平成27年11月17日判決）。

業務時間外のメールを無視して不利益な扱いを受けたときの対応

業務時間外のメールは無視してよいのが原則なので、その責任は問われません。

したがって、「終業時刻後のメールチェックを怠った」といった理由で処分されたり、解雇されたりするのは不当であることが明らかであり、不当な処分や解雇として違法・無効となります。不利益を被った場合、処分の撤回を求めて交渉し、決裂する場合は労働審判や訴訟で争うことができます。

業務時間外に取引先からメールが来るときの対応

社内のメールは無視できても、顧客からのメールだと対応に迷うでしょう。無視したり、返信が遅くなったりすると、クレームにつながる危険もあります。

そして、社長や上司など、会社からメールに対応するよう言われたなら、業務命令に基づく労働であり、「労働時間」に含まれ、給料や残業代が支払われるのは当然です。取引先だからと仕方なく従い続けると、要求がエスカレートして「カスハラ」に発展するおそれもあります。

業務上のメールを送ってよい時間帯はいつまで？

次に、業務上のメールを送ってよい時間帯について解説します。

何時までなら送ってよいのか、何時からは送ってはいけないのかは、会社によって異なります。まずは、会社の定める所定労働時間と、労働基準法の法定労働時間をご確認ください。

業務時間外と休日のメールは控える

まず、業務時間外と休日は、メールの送信を控えるべきです。

ここで言う業務時間外とは、「勤務時間外」「就業時間外」とも言い換えられ、会社が定める所定労働時間（始業時刻から終業時刻の間）以外の時間を指します。

全員が同じ時間帯に働いている会社であれば理解しやすいですが、シフト制や交代制の勤務の場合、自分と異なる時間帯に働く人への配慮が必要となります。メールを送る前に、相手が業務時間外や休日ではないかどうかを確認すべきです。

上位の役職者や社長であれば、業務時間外や休日でも仕事のことを考えている人は多いですが、ワークライフバランスに関する価値観は人それぞれで、全社員に押し付けるのは不適切です。「休日はしっかり休みたい」という人に配慮しなければなりません。

すぐに対応することを強要しない

電話ではなくメールであれば、相手の時間を強制的に奪うことはありません。

業務時間外と休日のメールは控えるべきと解説しましたが、一方で、業務時間内のメールであれば、特に禁止される時間帯はなく、基本的に、いつ送っても問題ありません。ただし、多忙な時間帯もあるため、メールへの即座の対応を強要しないよう注意してください。急ぐ理由のある用件でない限り、期限を定めて回答を求めるといった過度なプレッシャーをかけるのは控えるべきです。

また、社内のコミュニケーション手段として、チャットや電話などが併用されているときは、業務連絡の内容や緊急性に応じて、最適な連絡手段を選ぶ必要があります。

簡単な用件でも送信タイミングを選ぶ

簡単な用件だからといって、時間を気にせず送信してしまう方も少なくありません。

しかし、「よろしくお願いします」といった簡単な返信や緊急性のない用件こそ、業務時間外の送信は特に慎重に行わなければなりません。送信した側は「明日確認してくれればよい」と思っても、受信した側は通知が来た時点で仕事のことを意識し、圧迫感を覚えるおそれがあります。

急ぎでない連絡は、翌営業日の朝に送信するなどの配慮を忘れないようにしましょう。また、どうしても夜間にメールを作成したい場合は、送信予約機能の活用も検討してください。

業務時間外のメールに関する社内ルールを確認する

業務時間外のメール対応に迷うとき、社内ルールも確認しておきましょう。

企業側は、業務時間外のメール対応を従業員個人の判断に委ねず、社内ルールとして明確にすることが重要です。例えば、「緊急性のない連絡は翌営業日に対応する」「深夜や休日の送信は控える」「時間外に届いたメールへ直ちに返信する必要はない」といった方針を共有するのが適切です。

また、例外的に時間外の対応を求める場合には、どのようなケースが緊急対応に当たるかをあらかじめ定め、実際に対応した時間を労働時間として管理しておく必要があります。業務時間外のメールに返信しなかったことだけを理由に、不利益な評価をするような運用も避けるべきです。

さらに、管理職が率先して時間外の連絡を控えたり、メールの送信予約機能を活用したりすることも有効です。従業員が終業後や休日まで仕事から離れられない状態が続けば、心身の負担が大きくなるおそれがあるため、企業として休息時間を確保できる運用を整えることは、「安全配慮義務」の一環としても非常に重要なことです。

業務時間外にメールを送る必要があるときのマナーと例文

最後に、業務時間外にメールを送信するときのマナーと例文を解説します。

緊急対応を要する場面など、業務時間外にメールを送らざるを得ないこともありますが、時間帯だけでなく文面にも気を配るべきです。

押さえておくべきメールのマナー

ビジネスメールでは文面に失礼がないのは当然ですが、それに加えて「業務時間外に送る場合」特有のマナーを意識しなければなりません。

たとえ親しい同僚でも、時間外にメールを送るのは慎重になるべきです。まして、上司・部下の上下関係がある場合、送るメールがパワハラに該当しないよう注意してください。

特に、次の点に注意してメールを作成し、送付してください。

一言、お詫びのフレーズを添えるだけでも印象はかなり違ってきます。

部下から上司に業務時間外のメールを送るときの例文

部下から上司に、業務時間外のメールを送るときの例文は、次の通りです。

上司からのメールがハラスメントだと感じるとき、直接のやり取りだけでは外部から把握しにくく、問題が隠蔽されるおそれがあります。特に、社内の端末やサーバーにしか保存されていないと削除されるおそれがあるため、スクリーンショットでも保存しておくのがおすすめです。

上司から部下に業務時間外のメールを送るときの例文

上司から部下へ、業務時間外のメールを送るときの例文は、次の通りです。

上司から部下への連絡はプレッシャーが強くなりやすく、まして業務時間外のメールの場合は、パワハラと言われやすくなっています。部下からパワハラだと受け取られないよう、細心の注意を払って対応するようにしてください。

【まとめ】業務時間外のメールの違法性

今回は、業務時間外のメール対応の扱いについて解説しました。

業務時間外のメールを明確に禁止する法律はありませんが、業務時間外は労働から解放されるべきであり、拘束することは許されないのが原則です。社長や上司からメールを受け取れば、受信者の私生活は脅かされるため、業務時間外のメール対応を強制するのは違法の疑いがあります。

したがって、業務時間外のメールは、確認も返信も不要なケースが多くあります。また、対応せざるを得なかった場合、それに要した時間は「労働時間」として扱われ、給料や残業代を請求することができます。どうしても業務時間外にメール対応を求める場合でも、労働者の負担やプライベートに十分配慮することは不可欠であり、強要するとパワハラになるおそれもあります。

業務時間外のメール対応について「おかしい」「違法ではないか」と感じた場合は、早めに弁護士に相談し、法的なアドバイスを求めてください。