解雇理由証明書とは？発行義務や書き方の注意点、請求方法を解説

解雇をめぐるトラブルの中でも重要な役割を果たすのが「解雇理由証明書」です。

解雇が有効かどうかを判断する際には、なぜ解雇に至ったかという理由が大きな意味を持ちます。そのため、労働基準法では、労働者が請求した場合に、使用者（会社）は、解雇理由を書面で交付しなければならないと定めており、解雇理由証明書の発行が義務とされています。

企業側にとっては、記載内容次第で不当解雇として争われるリスクがあり、逆に労働者にとっても、納得のいかない解雇の理由を明らかにし、争うかどうかを検討する材料となります。そのため、解雇理由証明書の書き方や請求方法を理解しておくことが重要です。

今回は、解雇理由証明書の基本的な意味や義務、具体的な請求方法、作成時の注意点までを、労働問題に強い弁護士が解説します。

解雇理由証明書とは

解雇理由証明書とは、会社が労働者を解雇した理由を証明するための書類です。

労働基準法22条に基づいて、解雇された労働者が請求した場合、会社には交付しなければならない義務があります。解雇理由証明書は、労働者にとって、自身の解雇が客観的に合理的な理由のあるものかどうかを確認するために用いられ、労働審判や訴訟でも重要な証拠となります。

解雇理由証明書を見れば、どのような理由で解雇されたかを正確に把握し、書かれた内容に誤りがあったり、解雇に相当する理由がなかったりするときは、有効性を争うことができます。また、記録に残すことで、後から理由の追加・変更をされることを防げるメリットがあります。

このように、解雇理由証明書は、単に解雇したことを通知するだけでなく、その後の不当解雇の争いにおいて非常に重要な意味を有します。会社には交付義務があるため、少しでも不当解雇が疑われる場合、労働者としては迷わず請求すべきです。

解雇理由証明書の交付義務

次に、解雇理由証明書が、労働基準法でどのように位置づけられるかを解説します。

交付義務の根拠（労働基準法22条）

会社は、労働基準法22条に基づき、解雇された労働者の請求があった場合に解雇理由証明書を発行する法律上の義務を負っています。具体的には、次の2つの場面が規定されています。

したがって、労働者は、タイミングに応じて上記2つのいずれかを根拠に、解雇の理由を書面で知ることができます。解雇予告がされる場合、予告から解雇日までは2項、解雇日以降は1項が適用されます。また、即時解雇の場合は2項が適用されず、1項に基づいて交付義務が生じます。

発行までの期間と「遅滞なく」の目安

解雇理由証明書は、労働者から請求された場合に「遅滞なく」発行する必要があります。

この「遅滞なく」について明確な日数や期限はなく、「◯日以内」といった定めもありません。しかし、実務上は、請求を受けてから数日から1週間程度が目安とされています。

会社は、遅くとも解雇を予告する時点までには、解雇理由を考えなければなりません。解雇という処分の重大性からして、「予告後に理由を考える」ということは許されないからです。したがって、解雇後や退職後にできる限り速やかに発行すべきであり、「請求後に理由を考える」というほどの期間は許されず、「既に決まっている理由を書面化する」程度のものと考えられています。

解雇理由証明書の発行が不要となる場合

例外的に、次の場合、解雇理由証明書の発行は不要となります。

義務違反に対する罰則と解雇の効力

解雇理由証明書の交付義務に違反した場合、「30万円以下の罰金」という刑事罰の対象となります（労働基準法120条）。全く交付しない場合はもちろん、交付が遅滞した場合も違反となります。

一方で、解雇理由証明書の交付は労働基準法の義務であるものの、解雇そのものの効力には影響を及ぼしません。そのため、交付しなくても直ちに解雇が無効とはなりません。ただし、解雇理由を具体的に示せない場合、そもそも「客観的に合理的な理由」が存在しないことが疑われ、不当解雇として違法・無効となる可能性があります（労働契約法16条）。

また、後に争いになった場合にも、この際に示さなかった理由を裁判所に考慮してもらうことは難しいと考えられます。

解雇理由証明書と他の書類の違い

次に、解雇理由証明書と他の書類の違いについて解説します。

解雇理由証明書は、解雇の「理由」を具体的に証明する書類ですが、解雇のタイミングでは、その他にも重要な書類があります。「解雇通知書」「解雇予告通知書」「退職証明書」などは、名称は似ていますが、それぞれの目的や役割が異なります。

解雇通知書・解雇予告通知書との違い

解雇通知書や解雇予告通知書と解雇理由証明書は、発行のタイミングや役割が異なります。

解雇理由証明書が、解雇された労働者に理由を証明する役割を果たすのに対し、解雇通知書は、「解雇された事実」と「解雇日」を伝える役割があります。解雇は、30日以上前に予告するか、不足する日数分の平均賃金に相当する解雇予告手当を支払う義務があり、解雇日よりも前に通知する場合は「解雇予告通知書」と呼ぶこともあります。

退職証明書との違い

退職証明書は、退職した事実とその理由を証明するための書類です。

法的根拠は、解雇理由証明書と同じく労働基準法22条ですが、退職か解雇かという違いによって呼び分けられます。退職後に解雇理由証明書を請求する場合、広義には退職証明書の一種に含まれます。解雇に比べれば、それ以外の退職は労使の対立は起こりにくく、退職証明書は、次の転職先に役職や賃金、退職の理由などを伝えるために用いられることが多いです。

解雇理由証明書の書き方と記載例

次に、解雇理由証明書の書き方について解説します。

まずは企業側が、注意点を押さえた適切な内容で記載することが重要ですが、労働者側でも、解雇理由証明書を受け取った際のチェックポイントとして参考にしてください。

必ず記載すべき項目

解雇理由証明書に法律で定められた決まった書式はありません。しかし、労働基準法上の義務を守り、トラブルを避けるために、次の項目は必ず記載しておきましょう。

最も重要なのは「解雇理由」ですが、該当する就業規則の条項だけでなく、解雇事由に当てはまる具体的な事実を記載する必要があります。記載漏れを防ぐため、厚生労働省の示すテンプレートを活用するのがおすすめです（ただし、欄が小さいため、該当部分にチェックをした上で、具体的な事実は別紙を添付して追記するのがよいでしょう）。

なお、労働者が請求しない事項を記載してはならないこととされているため、転職先に知られたくない内容などがあるときは、書かないよう求めることが可能です。

• 厚生労働省「解雇理由証明書」

解雇理由証明書の記載例

次に、解雇理由証明書の記載例について解説します。

前述の通り、できる限り具体的に記載することが必要となるため、単に「就業規則◯条」「勤務態度不良」といった抽象的な表現では足りません。労働者が、不当解雇として争うかどうかを判断できる程度に具体化されていることが重要であり、いつ、どこで、どのような行為をしたことが就業規則違反に該当するのかを明確に示さなければなりません。

例えば、次のように客観的な基準やエピソードを含めて記載する例があります。

解雇理由証明書の請求方法と発行されない場合の対処法

次に、解雇理由証明書の請求方法と、発行されない場合の対処法を解説します。

解雇理由証明書は、労働基準法上の使用者（会社）の義務であり、労働者として、不当解雇を争う際の最重要の証拠となります。まずは穏便な方法から段階的に請求しますが、解雇を争おうとする会社が誠実に応じない場合は、法的措置も見据えて対応しなければなりません。

会社に発行を請求する

最初に、人事担当者や直属の上司などに、解雇理由証明書の発行を依頼しましょう。

発行の依頼は、期限を区切って要求し、メールや書面などで記録に残して進めることが重要です。会社が拒否する可能性があるときは、内容証明で証拠に残すようにしてください。不当解雇を争うことを検討している場合、解雇理由証明書の請求段階から弁護士に任せることで、会社に強い圧力をかけ、無視されたり不誠実な対応をされたりすることを防げます。

前述の通り、解雇予告を受けたらすぐに請求できるので、検討の期間を確保するためにも、速やかに請求しておきましょう。なお、解雇理由証明書を要求することだけでは、解雇に同意したことを意味しないので安心してください。

解雇理由を具体化するよう求める

解雇理由証明書が交付されても、内容が適切でないこともあります。

解雇理由が具体的でないと、不当解雇かどうかを判断できないため、曖昧な記載や簡略な記載しかされていないなら、具体化するよう求めましょう。前述の通り、該当する就業規則の条項を示しただけでは足りず、それに当てはまる具体的な事情が記載されている必要があります。争われたくないために解雇理由を隠そうとする会社もありますが、不当な扱いを許してはなりません。

行政通達でも「解雇理由については具体的に示す必要があり、就業規則の一定の条項に該当することを理由として解雇した場合には、就業規則の当該条項の内容及び当該条項に該当するに至った事実関係を証明書に記入しなければならないこと」（平成11年1月29日基発45号、平成15年12月26日基発1226002号）と定められています。

不当解雇として争う

解雇理由証明書が発行されない場合、不当解雇として争いましょう。

前述の通り、解雇理由証明書の発行義務に違反があるだけで直ちに解雇が無効となるわけではないものの、会社が十分な内容の証明書を出さないことは、「客観的に合理的な理由」がなく、不当解雇として違法・無効となる可能性が高いと考えられるからです。発行を拒否された場合はもちろん、具体的な理由が書かれていなかったり、発行が著しく遅れたりするときも同様です。

解雇を争う流れは、まずは交渉で撤回を求め、決裂する場合には、労働審判や訴訟といった裁判手続きに移行します。

この解雇の有効性を争うプロセスの中で、解雇理由証明書は非常に重要な役割を果たします。

普通解雇の場合、解雇理由証明書に記載されていない理由も、労働審判や訴訟などで追加で主張できると考えられていますが、証明書に記載されていないことで、会社が当時重視していなかったであろうと推認され、労働者にとって有利に働きます。まして、懲戒解雇の場合は、処分時に理由とされていなかったことを追加で主張することはできません。

解雇理由証明書に関するよくある質問

最後に、解雇理由証明書に関するよくある質問に回答しておきます。

【まとめ】解雇理由証明書

今回は、解雇理由証明書について詳しく解説しました。

解雇理由証明書は、解雇トラブルの場面で、その有効性を判断するための重要な書面であり、労使双方にとって軽視できない非常に重要な役割を果たします。使用者（会社）には、労働者から請求があった場合は交付する義務があり、具体的な解雇理由を記載することが求められます。

一方で、労働者にとっても、自身の解雇理由を正確に把握し、事実と異なる場合や不相当な処分である場合には、不当解雇として争う際の重要な手がかりとすることができます。

請求方法や記載の注意点を理解しなければ、解雇理由証明書の不備が、後のトラブルにつながるおそれがあります。不当解雇を争う際は、早めに弁護士に相談するのが賢明です。