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経費を不正に計上したら違法?横領?懲戒解雇されてもしかたない?

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営業の現場では、会社の経費を利用して業務を行うことが日常となっています。営業マンの場合、接待交際費、交通費などの名目で、経費を会社に申請し、利用することができるという労働者の方も多いのではないでしょうか。

ある日突然魔がさして、「経費を不正に多く計上してしまった。」とか、、「架空経費を計上して私的に流用してしまった。」というケースでは、「後悔先に立たず」といいますか、後日、制裁(ペナルティ)を受ける恐れが高いといえます。

横領の金額によっては、懲戒解雇はもちろんのこと、「業務上横領罪」によって刑事罰を受けるほど、「不正な経費計上」は重大問題です。

そこで今回は、特に営業職の方にありがちな、経費の不正計上について、横領、懲戒解雇など、その責任と対応方法を、労働問題に強い弁護士が解説します。

1. 経費の不正計上となる4つのケース

冒頭で、営業職ほど会社の不正経費の問題が起こりやすいと解説しましたが、実際には、どのようなケースが、経費の不正計上となるのかについて、4つのよくある類型をご紹介します。

不正経費の例は、これだけに限らず、より巧妙かつ悪質なケースもあるでしょうが、まずは典型的な問題行為についてご理解ください。

1.1. 交通費の不正受給

まず最初に、1つ目のケースは「交通費の不正受給」のケースです。

故意に行われる「交通費の不正受給」としては、交通経路の申請をより多く申請して、実際よりも多くの交通費を受給するケースや、実際にはかかっていない交通費をもらって二重取りするケースなどが挙げられます。

通勤交通費や営業の移動のときの交通費は、1回の金額がそれほど多額とならないことから、会社にバレにくい経費の不正計上として、頻繁に行われています。

1.2. カラ出張

2つ目のケースが「カラ出張」のケースです。「カラ出張」とは、実際には出張していないにもかかわらず、出張をしたことと見せかけて出張費用をだまし取る不正な経費計上のことをいいます。

悪質なケースでは、会社を騙すために、一旦は自身のクレジットカードで決済した履歴を残した上で、この決済の際に出た領収書で経費計上を行い、その後、決済をキャンセルすることで払い戻しを受けます。

更に悪質な場合、取引先ともグルになって行われる「カラ出張」もあります。

1.3. 不正な接待交際費の計上

「接待交際費」は、経費の中でも、特にその内容が分かりづらいものであり、不正な経費計上が行われやすい費目です。

業務に関連する顧客の接待、取引先との会食などであれば、問題なく経費計上できるケースが多いですが、「業務に関係するかどうか。」を明確に判断するための基準を作ることは困難であり、ある程度大雑把にならざるを得ないからです。

悪質なケースでは、取引先との会食の際に、相手方の人数を水増しして経費請求をしたり、飲食店から白紙の領収書をもらって金額を水増しして書き込んだり、といったケースもあります。

1.4. 私的流用

最後に、最も悪質な不正経費の例としては、「私的流用」があります。

つまり、会社の経費で、業務に関連する出費を行ったと会社に対しては申請しながら、実際には、私的な(プライベートな)出費にその金額をあてている、というケースです。

例えば、友人との外食にかかった費用を、顧客の接待であることにして経費計上したり、私的に使ったタクシー代を通勤交通費として経費申請したりする例があります。

2. 不正な経費計上が会社に与える影響

労働者の行った不正な経費計上が、会社に対して与える影響は、労働者が思うよりも非常に大きなものです。そのため、今回解説するとおり、不正な経費計上には、厳しい制裁(ペナルティ)が科せられるわけです。

不正に計上した分の経費を返却するだけでは許されるものではないことは、以下で解説するような、会社に与える大きな悪影響をみていただければ、よく理解頂けるのではないでしょうか。

2.1. 利益が少なくなる

会社の利益は、会社のあげた「売上」から、売上をあげるためにかかった「経費」を引くことで算出されます。

そのため、当然ながら、「経費」が多ければ、会社の利益は少なくなります。不正に経費を計上した結果、経費が増加すれば、会社の利益が少なくなるのは当然です。

労働者による経費の私的流用によって、本来であればかからなかった経費が増え、これにより会社の利益が下がったとなれば、会社は本来であれば得られていた利益を損することになります。

2.2. 経営判断への影響

会社は、売上と経費の関係を予測しながら、その利益を予測して経営判断を行っています。

しかし、労働者が不正に経費を計上した結果、利益の金額が不当に少なくなれば、正しい経営判断を下すことができません。

利益の金額が、労働者の不正によって操作されるような状況となれば、そのプロジェクト、業務分野についての投資、撤退などの経営判断を誤り、会社により多くの損失を与えてしまう可能性があります。

2.3. 脱税になる

大まかにいうと、会社に対する法人税は、会社の売上から経費を控除した金額に対して課せられます。

そのため、経費を不正に多く計上してしまうと、会社が支払う法人税は少なくなりますが、計上した経費が不正な場合には、税金の金額を不当に減額する行為、すなわち「脱税行為」となる危険性があります。

経費を不正に計上することによって、会社が脱税をはたらいていると認定されれば、免れた分の税金を支払うだけでは足りず、延滞税、加算税などの余計な出費がかかるとともに、悪質な場合には刑事罰のおそれもあります。

2.4. 企業イメージ・信用が低下する

最後に、経費を不正に計上するような企業だということが、社会的に問題視されたり、ニュースやマスコミに取り上げられたりすれば、会社の信用は大きく低下し、企業イメージも失墜します。

労働者が、自身の目先の利益のために経費を不正計上することによって、取引先との取引が停止となったり、顧客離れにつながったりするなど、会社の存亡の危機を招いてしまいかねないわけです。

3. 不正をおこなった労働者の責任

ここまでお読み頂ければ、「経費の不正計上」がいかに重大な行為であるかは、容易にご理解いただけることでしょう。

そして、会社に対して、横領した金額以上の大きな損失を与えかねない「不正経費」の問題を引き起こした労働者に対しては、それ相応の責任追及、制裁(ペナルティ)が待ち受けています。

3.1. 懲戒解雇

会社が労働者に対して、その企業秩序を乱したときに与える制裁(ペナルティ)のことを、懲戒処分といいます。懲戒処分の中でも一番重いのが、「懲戒解雇」です。

会社が労働者を「懲戒解雇」とするためには、就業規則に、その理由と効果が記載されていなければなりません。

就業規則を作成している会社であれば、上記に解説した4つのケースのような「経費の不正計上」の事例であれば、「懲戒解雇」とすることができる根拠は、就業規則に記載されていることが通常です。

3.2. 業務上横領罪

会社内における責任追及だけでなく、「経費の不正計上」が、「業務上横領罪」の要件を満たすことも少なくありません。

業務上の地位を利用して、もらってはいけないお金を得てしまうことは、「業務上横領」として刑事罰を受け、厳しく処罰されるからです。

経費を申請することは、労働者としての地位に基づいて業務上行うものです。

4. 不正な経費計上が発覚したときの対処法

不正な経費計上をしてしまった労働者の方は、事後になってその責任を完全に逃れることは困難です。

しかしながら、誠実な対応をせず、反省の色もないようでは、雇用契約上の責任(懲戒処分、懲戒解雇)、刑事上の責任(業務上横領罪)ともに、より重い責任追及、制裁(ペナルティ)が予想されます。

そこで、不正な経費計上をしてしまい、会社に発覚してしまった労働者の方が行うべき、直後の対処法について、弁護士が解説します。

4.1. 謝罪する

不正な経費計上を、ひと時の目先のお金ほしさに行ってしまった場合には、悔やんでももはや「なかったこと」にはできません。

反省の態度をしっかりと示すことによって、会社からの懲戒処分はもちろんのこと、刑事責任の追及についても、少しでも情状酌量してもらえるよう努めていきましょう。

4.2. 誠意を見せる

謝罪をするにあたっては、事実を包み隠さず話すほうがよいでしょう。「誠意がない。」、「まだ隠している不正計上がある。」という印象を抱かれることは、マイナスでしかありません。

不正な経費計上をしてしまうと、会社の側でも、経営面、財務面、税務面などで多くの手間と労力がかかります。

せめて、経費の不正計上をおこなってしまった部分について、お手元にある資料を全て示し、事実関係を整理し、説明するようにします。

4.3. 返金する

事実関係が明らかになったら、不正な経費計上によって得た利益がある場合には、会社に対して返金を申し出るようにします。

経費流用が長期間に及び、金額が多額になる場合には、分割払いによる返金の交渉をする手もあるでしょう。

経費の完全なる私的流用ではなく、会社の損失補てんに利用し、手元に利益が残っていないケースなどでは、完全に労働者の私利私欲のために行ったケースよりは情状面において考慮される可能性もあります。

4.4. 賠償に応じる

経費の不正計上のケースが、会社にどれほど大きな悪影響を与えるかは、既に解説をしたとおりです。

この解説からも理解いただけるとおり、不正取得した経費分の金額を返金することによって会社の損害が「チャラ」になるわけでも、なくなるわけでもありません。

会社によっては労働者に対して、更なる損害賠償を請求することも考えられます。妥当な金額の請求であれば、賠償に応じることもまた、情状面において有利に考慮される事情の1つとなります。

4.5. 退職する

最後に、経費の不正計上をした事実を認め、謝罪をするのであれば、今後、その会社内で活躍することは事実上困難であるケースも多いでしょう。

そこで、懲戒解雇などの厳しい社内処分を受ける前に、自ら「身を引く」意思表示をすることが考えられます。つまり、自主退職を申し出るということです。

責任をとって辞職することは、情状面では一定程度考慮されるでしょうが、自主退職の効果はすぐに生じるわけではなく、会社によっては、退職前に懲戒解雇されるといったケースもあり得ます。

5. まとめ

今回は、不正な経費計上を行ってしまった労働者の典型的なケースと、発覚したときの労働者側の適切な対応方法について、弁護士が解説しました。

経費の不正計上は、たとえ少額であっても、その横領した金額以上の大きな損害を会社に与える可能性の高い行為であり、甘く見ることはできません。つい魔がさして不正計上してしまったとしたら、できるだけ誠実な対応を心がけましょう。

経費の不正計上が発覚し、会社との対応にお悩みの労働者の方は、労働問題に強い弁護士へ、お早めに法律相談ください。

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