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住民票の住所以外からの交通費を請求したら「横領」になる?

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運営元:弁護士法人浅野総合法律事務所

会社で働くサラリーマンの場合には、会社に申請をして「通勤交通費」の支給を受けている場合が多いのではないでしょうか。

通勤交通費を正しく申請し、支払った実費分だけを受領していればよいですが、中には、交通費について虚偽の申告をして、不正な金額を受領している人もいます。このようなケースでは「交通費の横領」になるおそれがあります。

交通費を横領してしまうと、会社にバレた場合に返金しなければならないのはもちろん、懲戒解雇などの雇用契約上の責任追及、業務上横領罪などの刑事責任の追及を受けるおそれがあります。

そこで今回は、「住民票の住所以外からの交通費を請求していた」という方に向けて、「横領にあたるかどうか」という問題点を、労働問題に強い弁護士が解説します。

「横領トラブル」の法律知識まとめ

「住民票の住所以外からの交通費」とは?

「住民票」とは、市町村・特別区という行政機関が作成している公的な書類です。「住民基本台帳法」という法律に基づいて作成され、「国民の誰が、どこで、誰と暮らしているか」を示す書類です。

住民票は、個人単位もしくは世帯単位で作成され、一緒に住んでいる人の住民票は、1つにまとめて整理されています。引越しをしたときは、「転入届」、「転出届」により14日以内に変更手続きをしなければなりません。

そのため、住民票は、基本的には自分の住んでいる住所に登録されている場合が多く、住民票を見れば「どこに住んでいるか」が明らかです。会社に交通費の申請をする場合にも、この「住民票上に記載された住所」が、正しい交通費申請の1つの基準となっていることが多いです。

しかし一方で、「住民票上に記載された住所」と「実際に住んでいる住所」が異なる人がいます。例えば、次のケースです。

たとえば…

  • 新社会人となり上京したが、住民票は実家に置いたままとなっている。
  • 恋人と同棲しているが、住民票は一人暮らしのときから変更していない。
  • DV・モラハラ等の夫婦間のトラブルに巻き込まれ、住民票を変更できない。
  • 実家の改装で一時的にホテル暮らしをしている。

以上のような例では、「住民票上に記載された住所」が、必ずしも実際に寝食をしている場所ではありません。そのため、交通費の申請において、どのような申請をしたらよいのか、迷うことがあるのではないでしょうか。

「住民票上に記載された住所」を記載すれば、交通費のもらいすぎとなり「横領」といわれるおそれがあるケースでは、「住民票の住所以外の住所からの交通費」を請求すべき例もあります。

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住民票上の住所に居住していない場合、正しい対応は?

それでは、住民票上の住所に、実際は住んでいないようなケースでは、会社に対して出す交通費の申請書には、どのように記載するのが正しいのでしょうか。

形式上、会社のルールとして「住民票上の住所を記載してください」と指示を受けていたとしても、そのままこれに従うのは正しくない可能性もあります。

結論から申し上げますと、「ケースバイケース」の対応が必要となりますが、ここでは、よくある実例に即して、正しい対応方法について弁護士が解説します。

住民票上の住所に戻ることは無いケース

「住民票上に記載された住所には居住していない」という労働者の中には、「もはや、住民票上の住所に戻ることはあり得ない」もしくは、少なくとも「会社に在籍している間は、住民票上の住所から通う可能性は皆無である」という場合があります。

例えば、既に引っ越していて、転居前の住所に住民票が置いてある場合などがこれにあたります。

このような場合に、住民票上の住所を記載して交通費を申請することは、適切な申請ではありません。結果的に、交通費を安く申請してしまった場合には、労働者が自腹を切って損をすることになりますし、交通費を高く申請してしまった場合には、違法な横領行為となってしまうからです。

このケースでは、住民票上の住所には帰る可能性がないことを会社に伝え、「現在居住し、そこから会社に通勤する住所」を伝え、交通費の申請を行うようにします。

住民票上の住所にすぐ戻るケース

これに対して、「住民票上の住所にすぐ戻る」という労働者もいます。

例えば、自宅が工事中のためしばらくの間だけホテル暮らしをしている場合などがこれにあたります。個人的な事情ですが、夫婦喧嘩をしていて一時的に別居している、といったケースもこれに該当します。

このような場合、すぐに戻ることが予想されているとしても、その期間中の交通費を結果的に「得をしてしまう」場合には、「業務上横領罪」という疑いをかけられるおそれもありますので、会社にその旨申請をし、許可を得ておくことが適切です。

ただし、夫婦喧嘩などの個人的な事情が会社に伝えづらい場合には、理由まで詳細に伝えなければならない義務まではありません。公私(仕事とプライベート)は明確に区別されるべきであり、会社がプライベートに過度に干渉することは「パワハラ」となる可能性の高い行為です。

住民票を変更する可能性が高いケース

最後に、「将来、住民票を変更する可能性が高い」というケースがあります。

転居や別居、離婚などにより住所が変わるけれども忙しくて手続を行っていなかった、といったケースがこれに当たります。

このようなケースでは、いち早く住民票の変更を行うことをお勧めします。

住民票を変更していなかったり、会社への届出住所の変更を放置していたりしたことで、多めの交通費を受領し続けてしまった場合、「会社に損害を与えて得をしてやろう、という悪意がある」ようなケースでなくても、嘘だと知りながらお金を受け取ったことで「業務上横領罪」が成立してしまうこともあります。

「交通費の横領」を疑われたら?

適切な対応を怠り、残念なことに「交通費の横領ではないか」という疑いを受けてしまった場合には、弁明をきちんと行う必要があります。

放置しておくと、「横領」の責任はとても重いことを思い知ることとなります。「横領」の責任は、「横領額の返金」という民事上の責任以外に、懲戒処分・懲戒解雇などの労働契約上の責任、業務上横領罪による刑事責任といった、非常に重いものだからです。

そこで最後に、住民票上の住所以外からの交通費を請求し、交通費の横領を疑われたときの労働者側の対応について、弁護士が解説します。

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「住民票上の住所」でない理由を説明する

何らかの理由があって住民票上の住所以外の場所を記載して交通費を受け取っていた場合、形式的には会社のルールに違反していても、実際には支払った交通費を正しく受け取っているだけである場合もあります。

このような場合には、「なぜ、住民票上の住所ではない場所からの交通費を申請していたのか」を、会社にきちんと説明する必要があります。

事前に説明を尽くして交通費を受け取っていればよかったですが、疑われてから説明をするとなると、会社に納得してもらうためにも客観的な証拠に基づいて説得的に説明してください。

謝罪・返金する

万が一、交通費を不正受給してしまっていたことが明らかになった場合には、誠意をもって謝罪し、返金を申し出るべきです。

交通費の支給が、「お金」ではなく「定期券」、「回数券」などの現物支給であった場合には、正しい交通費申請でなかったとしても中途解約してしまうと損をしてしまう場合もあります。

清算時の計算方法は、会社の指示を待つようにしてください。

正しい交通費の請求をする

交通費の申請方法が適切でないことが発覚した場合には、改めて、正しい交通費を請求しなおします。

この場合にも同様に、「住民票上の住所ではない場所」を自宅として申請したい場合には、その理由をあらかじめ会社に説明し、許可を得るようにしてください。

自主退職する

最後に、残念ながら「住民票上の住所ではない場所」を自宅とした交通費申請について「不正」が疑われ、交通費の横領だと指摘された場合には、会社にこれ以上い続けないことも選択肢になります。

「住民票上の住所ではない場所」で寝起きしているといった正当な理由があり、単に変更申請を忘れていただけであればともかく、あえて隠蔽し、不正に交通費を多く受給し続けていたというケースでは、懲戒解雇を始めとした厳しい処分の可能性もあるからです。

「横領トラブル」は、弁護士にお任せください!

今回は、「住民票上の住所」と「実際に住んでいる住所」が異なるという労働者の方に向けて、正しい交通費の申請方法を解説しました。

「住民票上の住所からの交通費」を請求すべき場合、「住民票上の住所以外からの交通費」を請求すべき場合を、ケースに応じて判断しなければなりませんが、交通費請求が不適切であった場合、「交通費の横領」とされてしまう危険があります。

交通費の横領、不正請求を疑われ、会社から調査を受けたり、懲戒解雇、懲戒処分、その他の責任追及を受けかねない場合には、ぜひ一度、労働問題に強い弁護士にご相談ください。

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弁護士法人浅野総合法律事務所(東京都中央区銀座)は、代表弁護士浅野英之(日本弁護士連合会・第一東京弁護士会所属)をはじめ弁護士5名が在籍する弁護士法人。 不当解雇、未払残業代、セクハラ、パワハラ、労災など、近年ニュースでも多く報道される労働問題について、「泣き寝入りを許さない」姿勢で、親身に法律相談をお聞きします。 「労働問題弁護士ガイド」は、弁護士法人浅野総合法律事務所が運営し、弁護士が全解説を作成する公式ホームページです。

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