内定辞退とは？入社を辞退するメールの例文と電話連絡時のマナーを解説

内定をもらった後で「本当にこの会社に入社してよいのか」と悩むことがあるでしょう。

しかし、いざ内定辞退するとなると勇気が必要であり、「電話とメール、どちらで伝えるべきか」「失礼にならない断り方は？」「内定承諾後でも辞退できる？」といった様々な不安が生じます。

内定辞退は法律上認められているものの、内定先の採用計画に影響を及ぼすのは明らかです。そのため、できる限り円滑に進めるには、企業側への配慮や社会人としてのマナーも重要になります。伝え方を誤ると、損害賠償請求などのトラブルに発展するおそれもあるため注意が必要です。

今回は、内定辞退の基本的な流れと伝え方、その際のマナーや注意点について、労働問題に強い弁護士が解説します。

内定辞退とは

内定辞退とは、企業からの採用内定を受けた後に、入社を断ることをいいます。

企業から内定通知を受け、労働者が入社の意思表示（内定承諾）をした後に辞退するケースはもちろん、内定承諾前に辞退する場合も「内定辞退」に含まれます。これに対し、採用選考の途中で取りやめることは「選考辞退」と呼び、区別されます。

就職・転職活動では、複数企業の選考を並行して受けることが多いため、迷った末に他社への入社を決め、内定を辞退するケースは決して珍しくありません。

内定辞退は法律上認められている

内定辞退は、法律上認められている行為です。

内定は、法的には「始期付解約権留保付労働契約」と呼ばれており、内定を承諾した時点で労働契約が成立していると考えられています（「始期付」であるため就労は入社日からであり、「解約権留保付」であるため一定の事情があるときは企業側からの解約が予定されます）。

入社後の労働者には「退職の自由」が認められることから、入社前の内定段階であっても「内定辞退の自由」が認められます。引き止めようとする企業から「一度承諾した以上、辞退はできない」などと言われるケースもありますが、誤った考え方です。

とはいえ、法的に可能であっても、無断で辞退したり、直前に連絡をしたりすることは好ましくなく、企業側への影響の大きさに配慮し、できる限り早く連絡すべきです。

内定承諾前の辞退と内定承諾後の違い

内定辞退は、「内定承諾前」か「内定承諾後」かによっても法的扱いが異なります。

企業が労働者に内定を通知し、労働者が承諾することで労働契約が成立します。そのため、内定承諾前の辞退は、労働契約の成立前に企業からの申込を拒否することを意味します。一方、内定承諾後の辞退は、成立した労働契約の解消であり、「退職」を意味します。事実上も企業が採用活動を終了していたり入社準備を進めていたりしてトラブルになりやすい特徴があります。

法的には、次のように整理することができます。

なお、内定の前段階である「内々定」は、労働契約を締結する予定に過ぎず、法的拘束力はないため、辞退することは比較的容易です。

内定辞退はいつまでなら可能？

では、採用選考から内定通知、承諾、入社までの間で、いつまでなら内定辞退が可能なのでしょうか。結論として、労働者には「退職の自由」があるため、いつでも会社を辞めることが可能ですが、タイミングによって法的な意味や企業への影響、注意点が異なります。

以下では、内定辞退のタイミングごとの注意点を解説します。

内定承諾前はいつでも辞退できる

まず、内定承諾前なら、いつでも辞退することができます。

内定承諾前とは、前述の内々定の状態や、内定通知を受けて承諾の可否を検討している段階のことを指します。この段階では、法的には労働契約が成立しておらず、企業としても一定割合の内定者は実際には入社しないことを見越しているため、辞退の弊害は少ないです。

ただし、企業の採用計画との関係から、内定通知後の承諾には期限が設けられるのが一般的であるため、その期限内に承諾するかどうかを回答する必要があります。

内定承諾後は退職のルールが適用される

労働者が内定を承諾すると、法的には労働契約が成立します。

しかし、労働者には「退職の自由」があるため、内定辞退は可能です。これは既に成立した労働契約の解消であり、「退職」に関する法的なルールが適用されます。具体的には、正社員などの期間の定めのない労働契約は、退職の意思表示から2週間が経過することで終了します（民法627条1項）。

「承諾書を書いた後は辞退できない」「法的に拘束される」といった会社の説明は誤りであり、承諾書に「辞退できない」と書いたとしても、内定辞退は禁止できません。

上記の退職のルールにより、内定辞退の意思表示をしてから2週間経過後に労働契約が終了するのが法律上の原則ですが、実際には、2週間待っていると入社日が来てしまう場合、入社させると企業にとって支障があるため、入社前に辞退が認められることが一般的です。

有期契約社員の退職は「やむを得ない事由」が必要

有期契約社員は、期間途中の退職の場合「やむを得ない事由」が必要とされます（民法628条）。

そのため、内定辞退でも「やむを得ない事由」があるかどうかが問題となります。ただし実際は、内定辞退をしたいと考える人にとっては一定の理由があることが多く、企業側としても無理に働かせることは現実的に難しいため、争われることは少ないと考えられます。

内定辞退の連絡は早いほどよい

内定辞退の連絡は、早いほど望ましいと考えるべきです。

ここまでの解説はあくまで法律問題としての考え方ですが、実際は、企業は採用活動に多くの時間や費用をかけ、内定を前提とした入社の準備を行っています。辞退の連絡が遅れると、補充採用や人員調整が難しくなったり、余分な費用がかかったりするおそれがあります。

そのため、社会人としてのマナーの観点からも、辞退を決めたら速やかに連絡すべきです。「気まずいから」といって先延ばしにしていると、かえって企業側の負担が増大してしまいます。誠実な対応をする方が、結果的にトラブルや損害を抑えることができます。

特に、入社直前に辞退を伝えるケースは企業への影響が大きく、不誠実な対応をすれば損害賠償請求をされるトラブルを招くおそれがあります。

内定辞退を伝える方法

内定辞退を伝える方法は、主に電話とメールがあります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自身の状況に適した方法を選ぶ必要があります。なお、「内定辞退をしたら呼び出された」というケースでは、対面で伝えることになる場合もあります。

基本は電話連絡が望ましい

特に、内定承諾後の辞退は、電話で行うのがおすすめです。

内定辞退の際に誠意を伝えるために、基本は電話連絡が望ましいと考えるべきです。電話には、できる限り早く辞退の意思を会社に伝えられること、直接話すことで感謝を伝えられること、相手の反応を見ながら対応できることといったメリットがあります。

メールのみで辞退しても問題ないケース

メールで内定辞退を伝えることが可能なケースもあります。

例えば、休暇中や担当者の長期不在などで、できる限り速やかに伝えるには先にメールをした方がよいケースがあります。この場合、後から電話で補足するのがおすすめです。繁忙期などで連絡が取りにくい場合、採用担当者の負担を軽減するための配慮にもなります。

ただし、メールのみだと形式的で冷淡に伝わりやすく、「誠意がない」と評価されるおそれがあります。選考初期段階の辞退などでない限り、電話による補足はしておく方が無難です。

内定辞退を電話で伝える際のマナー

次に、内定辞退を電話で伝える際の基本的なマナーについて解説します。

内定辞退の際に誠意を示すには、メールだけで完結させるのではなく、電話で直接伝える方が望ましいです。電話であれば、誠意が伝わりやすく、行き違いも起こりにくいです。一方で、伝え方やタイミングを誤ると失礼な印象を与えるため、以下のマナーを押さえておきましょう。

電話する時間帯

内定辞退の電話をする際は、企業側の業務の都合に合わせるべきです。

企業のサイトなどで営業時間を確認し、その時間内にかけるのが基本となります。また、以下のような時間帯は対応が難しい場合もあるため、避けるのが無難です。

また、電話がつながらなかった場合は、無理に何度も連絡を入れるのではなく、「伝言を依頼して折り返しを待つ」「メールを送る」といった対応がよいでしょう。

電話で伝える内容

内定辞退の電話では、長い説明は不要であり、以下のポイントを簡潔に伝えてください。

例文としては、例えば、「このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。大変恐縮ですが、一身上の都合により、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました」といった形で丁寧に伝えれば問題ありません。

電話での会話例

以下では、具体的なケースごとに、どのような伝え方がよいかの例を紹介します。

内定辞退メールの書き方と例文

次に、メールで内定辞退を伝える際の例文を紹介します。

内定辞退メールに入れるべき内容

内定辞退をメールで伝える場合も、簡潔さと丁寧さが大切です。次のような内容を盛り込んだ最低限の内容で記載するのがおすすめです。

件名は、内容が一目で分かるよう「内定辞退のご連絡（氏名）」などとし、メール本文も長文になりすぎないように注意してください。

内定辞退メールの例文

内定辞退をする際に注意すべきポイント

次に、内定辞退をする際に注意すべきポイントを解説します。

法律上、内定辞退が可能であるとしても、できる限り円滑に進むよう配慮するのがおすすめです。世間は意外と狭く、内定先が将来の顧客や取引先になることがあります。同業他社への転職活動の際に、悪い噂を広げられてしまうおそれもあるため、信頼関係の維持に努めましょう。

辞退を決めたらできる限り早く連絡する

内定辞退の連絡は、辞退を決めた時点でできる限り早く行いましょう。

企業は、内定者を前提として採用計画や配属準備を進めています。そのため、連絡時期が遅れるほど、企業への悪影響は大きくなってしまいます。

特に、入社直前の辞退は追加採用が難しくなるため、強い引き止めやハラスメントを受けたり、損害賠償を請求されたりといったトラブルを招いてしまうこともあります。

無断辞退は避ける

内定辞退をするにしても、無断辞退は絶対に避けるべきです。

入社日になって突然出社を取り止めたり、企業からの連絡を無視したりすると、社会人としての信用を損なうのはもちろん、法的な責任を追及されるおそれもあります。新卒採用の場合、不誠実な対応は大学と企業の関係を損ね、今後の同大学からの採用に影響するケースもあります。また、転職エージェントを使った場合、エージェントとの信頼関係も失われるでしょう。

感情的な表現は使わない

内定辞退を伝える際は、感情的な表現や攻撃的な言い回しは避けるようにしてください。

たとえ本音であっても、企業を否定するような伝え方はトラブルのもとです。例えば、次のような伝え方は無用なトラブルを招くおそれがあるため、避けるべきです。

また、辞退をする場合でも、企業への感謝の気持ちは必ず伝えましょう。企業側が、内定までの選考に多くの時間とコストをかけてくれたことに敬意を示すことが大切です。

理由は簡潔に伝える

内定辞退の理由は、詳細に説明する必要はありません。

内定先から理由を聞かれても、細かく説明すれば引き止めの材料とされ、本音を伝えれば怒りを招くおそれがあります。簡潔で差し障りのない表現とするのがよいでしょう。よくある内定辞退の理由には、以下のようなものがあります。

重要なのは、上記の理由となった原因まで深掘りして伝えないことで、「熟慮の結果」「一身上の都合」といった表現がよく使われます。なお、他社名を伝える必要はありません。

SNSでの発信にも注意

内定辞退は可能でも、SNSやインターネット上の発信には注意が必要です。

例えば、具体的な企業名や面接内容を書いたり、採用担当者への不満を投稿したりすると、企業とのトラブルにつながるおそれがあるためです。匿名アカウントでも、投稿内容から個人が特定されたり、発信者情報開示請求の方法によって法的に特定されたりするおそれがあります。

内定辞退で損害賠償を請求されたら？

最後に、内定辞退で損害賠償を請求された場合について解説します。

結論として、適切な内定辞退であれば、企業からの損害賠償請求が認められるケースは限定的であると考えてよいでしょう。前述の通り、「退職の自由」があるため、入社後の退職が許されるのと同じく、内定辞退についても法的には可能であるためです。

入社誓約書などに「辞退したら損害賠償をする」と記載しても、労働基準法16条の賠償予定の禁止に違反するため、違法・無効となります。

ただし、「著しく信義則に反する態様」で行われた内定辞退は、例外的に損害賠償請求が認められる可能性が裁判例でも示唆されています（東京地裁平成24年12月28日判決）。例えば、次のようなケースでは損害賠償責任が認められる可能性があります。

さらに、仮に損害賠償が認められる余地がある場合も、その範囲は、新たな採用活動に要した費用や、入社前に必要な準備にかかった費用（名刺代など）に限られます。労働者としては、直前の辞退は避け、企業の損害を少なく抑える努力をするとともに、万が一請求されてもそのまま支払うのではなく、弁護士に相談するのが賢明です。

【まとめ】内定辞退の伝え方

今回は、内定辞退の伝え方やマナーについて解説しました。

内定辞退することは、法律上認められています。そのため、辞退しても違法ではありませんし、断れないのではないかと心配する必要もありません。

ただし、企業側も採用活動には多くの時間と費用をかけているので、辞退する際には、誠実かつ丁寧に対応するべきです。特に、内定辞退のタイミングが重要であり、できる限り早く連絡し、「内定への感謝」と「辞退することへのお詫びの気持ち」を必ず伝えましょう。方法はメールでも電話でも構いませんが、事前に例文やマナーを理解して、丁寧に進めなければなりません。

内定辞退は決して珍しいことではありません。納得できるキャリア形成のためにも勇気を持って、一方で社会人としての誠実さを忘れずに対応してください。