内定辞退とは？伝え方とマナートラブルを避ける例文を解説

内定辞退とは、入社を希望せず、求職者側から内定を断ることです。内定辞退は、内定者の自由な判断で可能ですが、内定先の採用計画に影響を及ぼすので、損害を生じさせないよう配慮すべきです。内定を辞退する際は、伝え方に細心の注意を払い、マナーを守って進めることが大切です。

せっかくの内定を辞退するのは気が引けますが、礼儀を尽くして対応すれば、相手企業との関係を良好に保つことができます。一方、内定辞退で不手際があると、損害賠償を請求されたり、悪質な会社から嫌がらせを受けたりといったトラブルに巻き込まれる危険もあります。

今回は、内定辞退の基本的な流れとマナー、トラブルを避けるための伝え方について、例文を交えて詳しく解説します。

内定辞退の基本

はじめに、内定辞退の定義や、基本的な法律知識について解説します。

内定辞退とは

内定辞退とは、企業から採用内定を受けた後で、入社を希望しない意思を表明することを指し、これによって内定先への入社予定は取り消され、関係が解消されます。内定辞退のタイミングによっては、内定者と企業の間に労働契約や、その予備的な合意が成立している場合もあります。

内定通知書が交付され、内定を承諾すると（入社前でも）労働契約が成立します。そのため、内定辞退は、タイミングによって次の2つの意味合いがあります。

これに対して、内定の前段階である「内々定」は、法的拘束力はないのが基本です。

採用選考のスケジュールと内定・内々定の意味について

内定辞退の性質を理解するには、採用選考のスケジュールにおける「内定」の位置づけを把握するのがわかりやすいです。選考プロセスは、企業規模や新卒・中途の違いによっても異なりますが、一般には次のように進みます。

最終面接を通過し、内定通知書を交付されると、正式に「内定」が成立します。内定には、始期付解約権留保付労働契約という法的な意味があります。「始期付き」というのは、労働義務の発生が入社日以降であるという意味であり、それまでは、企業は労働を命じることができません。

内定承諾後の辞退との違い

内定辞退には、そのタイミングによって複数の意味があり、「内定を受諾する前の辞退」と、「一度内定を承諾した後の入社辞退」は、明確に区別すべきです。法的には、承諾後の辞退の方が、損害賠償のリスクも高くなってしまいます。

「選考のどの段階で労働契約が成立するか」はしばしば争いとなりますが、遅くとも内定承諾の時点では、雇用契約が成立したものとみなされます。内定を承諾すると、企業も、懇親会や研修の実施、備品の準備など、内定者を迎えるための準備を本格的に進めるのが通常です。そのため、承諾後に辞退すると、会社側に余計な出費が生じ、損害賠償トラブルに発展しやすくなります。

したがって、特に入社の意思表示をした後で辞退する場合は、企業にも大きな影響を与えるため、慎重な対応が必要となります。

内定辞退のよくある理由と具体例

せっかく内定をもらっても、辞退せざるを得ない理由は多くあります。以下では、なぜ内定辞退をするのか、内定辞退の際によくある理由を解説します。

なお、嘘を付くことを推奨するわけではないものの、どうしても受け入れてもらえずトラブルになりそうなとき、内定辞退の理由例としても参考になります。

複数の企業から内定を受けた場合

就活の末に、複数の企業から内定を受けたことは、よくある内定辞退の理由の一つです。

多くの内定を得られるのは評価の証ですが、給与や福利厚生、勤務地、企業文化、職場の雰囲気などを総合的に考慮し、自分に合った企業を選ぶことが大切です。複数の内定を比較した結果、他社の方が魅力的であれば、内定は辞退することとなります。複数の内定先から選ぶ場合のほか、内定を受けた後で、更に良い条件のオファーを他社から受けるケースもあります。

なお、「他社との比較」を理由に辞退するとき、慎重に言葉を選ばなければ内定先の怒りを買うおそれがあるので注意が必要です。

内定後に労働条件の不一致が判明した場合

内定後に初めて、希望する労働条件と異なることが判明したことが、内定辞退の理由となることもあります。例えば、内定通知で初めて勤務地が示され、その配属先が生活スタイルや家庭事情と合わないとき、内定辞退せざるを得ない人もいます。労働基準法15条により、会社は、入社時に労働条件を明示する義務を負うところ、この労働条件通知書や雇用契約書で改めて条件の不一致を確認し、内定辞退に至るケースもあります。

企業に対する印象が変化した場合

内定後に、企業への印象や評価が変わることもあります。

企業は、内定辞退を防ぐために内定者と積極的に交流することがありますが、その過程で、採用選考では見えなかった違和感を覚える人もいます。職場の雰囲気や社風は、実際に社内の人とやり取りすることで理解が深まります。「思っていたのと違った」という不満を抱けばモチベーションが低下し、内定辞退の理由となります。

内定後でも、社風や業務内容に疑問を感じたり、自分に合わないと感じたりするなら、ミスマッチを解消するため、入社前に決断すべきです。

自身のキャリアプランや価値観を再考した場合

内定を受けた後で、自身のキャリアプランや価値観について再考し、「本当にこの仕事が自分がやりたいことなのか」と悩むこともあります。内定が決まったことで改めて将来について見つめ直し、別の業界への興味が強まり、転職活動を再開する人も少なくありません。

また、持病が悪化して長時間の勤務が難しくなり、キャリアの見直しを余儀なくされるなど、健康上の理由から価値観や優先順位が大きく変わる場合もあります。

家族や生活環境が変化した場合

家庭の事情や生活環境の変化によって、当初予定していた入社が難しくなるケースもあります。親の介護のために地元に戻らざるを得なくなったり、結婚や出産に伴う引越しが必要になったりといった理由で内定辞退を選ぶケースが典型例です。

仕事と家族、人生の優先度は人それぞれであり、ワークライフバランスを考慮して内定辞退を決断することは、決して責められるべきではありません。

新卒特有の内定辞退の理由がある場合

新卒が内定辞退をする際には、特有の理由や事情が見られます。

新卒採用では、内定から入社まで半年ほどの期間があるのが一般的で、この期間に将来の進路をじっくり考える時間があるため、内定辞退の決断に至るケースも少なくありません。

内定辞退のタイミングはいつまで？

次に、内定辞退が可能なタイミングについて解説します。

内定辞退は、採用活動に多くの費用と時間をかけ、期待を込めて内定を出した企業にとって、大きな不利益となります。内定辞退によって計画した人材が確保できないと、再度の採用活動を強いられてしまいます。新卒採用では、辞退のタイミングが遅いと、他の優秀な候補者を逃す危険があり、採用機会を失うリスクすらあります。

このような企業のリスクに配慮し、内定辞退をするにしても、連絡はできるだけ早めに入れ、誠実な対応を心がけるべきです。

内定辞退のタイミングが遅れると、企業に悪い印象を与え、マナー違反とされる可能性もあります。特に、入社間近での辞退は、企業にとって想定外の事態となり、信頼を損なう原因にもなりかねません。内定辞退の際は、丁寧に感謝の意を伝え、辞退の理由を簡潔に説明するのがポイントです。

内定辞退を伝える方法と例文・マナーについて

次に、実際に内定辞退を伝える際、どのように振る舞うべきか、内定辞退の伝え方とマナーについて、それぞれ例文を紹介しながら解説していきます。やり方を誤ると、内定辞退を機に大きなトラブルに発展するおそれもあるため、注意してください。

内定辞退を伝える方法

内定辞退を伝える方法は、対面、電話、メールの3つがあります。以下に、各方法のメリットとデメリット、適した状況について解説します。

それぞれの方法は一長一短ありますが、メリット・デメリットを比較すると、電話で伝える方法が、最も適切であるケースが多いです。電話なら、直接の声で感謝や誠意を表し、相手の反応を見ながら言葉を選ぶことができます。迅速に連絡できるため、相手企業の負担を減らし、面談ほど手間をかけさせることもなく、メールより誠意が伝わります。

内定辞退を伝える際の例文

内定辞退を伝える際の例文を紹介しておきます。

内定辞退を伝える場合、いずれの方法にせよ、感謝の言葉、辞退をする旨、お詫びの言葉、結びの言葉の4点を意識して伝えるようにしてください。

内定辞退する時に知っておくべきマナー

内定辞退を伝えるときには、マナーを守って失礼のないようにすることが重要です。

ビジネスの世界は意外と狭く、内定先との関係を解消しても、顧客や取引先など、形を変えて関係性が生まれることも少なくありません。同業他社に転職する際、悪い噂を広げられてしまっても困ります。内定辞退後も良い印象を残し、信頼を損なわないように対応すべきです。

内定辞退で起こるトラブルとその対処法、注意点

最後に、内定辞退に伴うトラブルとその対処法、注意点を解説します。

内定辞退の際には、様々なトラブルが発生することがあり、事前に対処法を理解しておくことが円滑な辞退につながります。

内定を辞退した企業から損害賠償を請求される場合

選考に多大なコストをかけた会社は、内定辞退の損害を重く受け止める場合があり、内定辞退によって企業から損害賠償請求を受けるおそれがあります。大きな期待をされていた場合や、入社に向けた準備に費用がかかった場合、損害賠償を請求されるリスクは高まります。著しく信義に反する内定辞退について、責任を認めた裁判例もあります（東京地裁平成24年12月28日判決など）。

企業にできるだけ損害を与えないよう早めに辞退するのは重要ですが、仮に損害賠償請求を受けたとしても、請求された損害が全て認められるわけではありません。内定辞退の損害賠償は、不法行為（民法709条）を理由とするところ、損害賠償が認められるには「内定辞退によって損害が生じた」という因果関係が必要であり、入社日の2週間前までに辞退の意思を伝えれば、企業は損害を回避できると考えられるケースが多いからです。

したがって、内定辞退を理由に損害賠償を請求されたとしても、応じる必要はありません。

強い引き留めやハラスメントを受けた場合

内定辞退に対し、嫌がらせや過度な圧力をかける悪質な企業もあります。内定辞退を告げた際に、人事担当者から強く引き留められ、しつこく連絡されるケースが典型例です。内定者の意思決定の自由を侵害するものであり、不適切なのは明らかです。

内定者に損害が生じれば、担当者や内定先企業に損害賠償を請求でき、精神的苦痛を負った場合には慰謝料を求めることも可能です。執拗な引き留めや嫌がらせがエスカレートすると、脅迫罪（刑法222条）や強要罪（刑法223条）といった犯罪になるおそれもあります。

したがって、このような不適切な対応には毅然とした態度で対応しましょう。対面でのやり取りは避け、電話やメールで辞退を伝えるようにしてください。しつこい嫌がらせが続く場合は、証拠を残しておき、弁護士に相談するのが適切な対処法です。

まとめ

今回は、内定辞退の基本と、伝え方やマナー、トラブルの対策について解説しました。

企業は採用活動に多くの費用と手間をかけますが、内定辞退は内定者の自由です。そもそも、内定を受諾する前の辞退であれば、契約は成立していないため、「契約締結の自由」の考えからして、内定者には「労働契約を締ばない」という選択も許されています。

内定辞退の際は、感謝の気持ちをしっかり伝え、企業への配慮を忘れず誠実に対応することが大切です。不誠実な対応だと、損害賠償のリスクを伴うこともあります。内定辞退を決意したら、できるだけ早めに内定先に連絡することが大切です。無用なトラブルを避けるためにも、入社直前に辞退するような信義に反することとならないよう、注意してください。