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源泉徴収票を再発行してもらう方法は?紛失しても大丈夫?

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会社に勤務している労働者の方であれば、1年に1回、「源泉徴収票」をもらっているのではないでしょうか。年末調整の際にもらえる重要な書類です。

この「源泉徴収票」ですが、重要な書類であるとは知らなかった、という労働者の方も多いもので、紛失してしまったり、捨ててしまったり、といった方も少なくありません。

特に、会社を退職する場合には、「1年に1回」ではなく「退職時点で」源泉徴収票をもらうことになるわけですが、これをなくしてしまうと、退職後の会社に連絡をする、という気まずい思いをすることになります。

そこで今回は、源泉徴収票を発行してもらう方法、源泉徴収票の再発行を依頼する連絡先について、労働問題に強い弁護士が解説します。

1. 源泉徴収票が必要なケースとは?

労働者の方の中には、源泉徴収票とは、年に1回もらえる「年収を知るためのもの」という程度の認識しかない方も多いのではないでしょうか。

しかし、源泉徴収票は、単に労働者に対して年収を知らせているのではなく、非常に重要な書類なのです。

そこでまずは、源泉徴収票がどのようなものであるか、という源泉徴収票の基礎知識と、源泉徴収票が必要となるケースについて、弁護士が解説します。

1.1. 源泉徴収票はいつもらえる?

源泉徴収票は、毎月の給与から天引きされた所得税、復興特別所得税の税額と、給与の支払総額を証明するための重要な書面です。

雇用されている労働者ですと、毎年末に年末調整を会社に行ってもらい、このとき、源泉徴収票をもらいます。

また、中途で会社を退職する場合には、退職時に、源泉徴収票をもらうことができます。

1.2. 【源泉徴収票が必要なケース①】確定申告

「確定申告」というと、個人事業主として、フリーランスとして事業を行っている方が行う税務手続である、と理解している方も多いでしょうが、サラリーマンであっても確定申告が必要なケースがあります。

給与所得を得ながら、確定申告も行う必要があることとなると、確定申告の際には、給与をもらっている会社からの源泉徴収票が必要となります。

会社勤めの労働者の方でも、確定申告が必要な場合とは、次の場合です。該当するかどうか、検討してみてください。

  • 会社からもらっている給与が、年収2000万円を越える労働者の方
  • 副業による収入が、年収20万円を越える労働者の方
  • 会社を退職したけれども、年末調整をしてもらっていない労働者の方
  • 2か所以上の会社から給料をもらっている労働者の方
  • 住宅ローンを組んで不動産を購入した方

1.3. 【源泉徴収票が必要なケース②】住宅ローン

住宅ローンの申込をしてマイホームを購入しようと考えている方は、住宅ローンの審査を受けるときに、年収を証明するため、源泉徴収票の提出を求められることが多いことを覚えておきましょう。

源泉徴収票は、給与をもらっているサラリーマンの方にとって、年収を容易に証明できる重要な書類だからです。

住宅ローン以外でも、融資を受けるときなど、年収の証明に、源泉徴収票が必要となるケースは多くあります。

1.4. 【源泉徴収票が必要なケース③】扶養親族

家族の扶養親族となるとき、いわゆる「扶養に入る」ときにも、源泉徴収票の提出が求められます。

これは、扶養親族となるときに、扶養する側の家族が勤務している会社が、源泉徴収票の提出を求めてきます。

これもまた、扶養に入ることができるかどうかは、扶養に入る側の年収によるからです。具体的には、いわゆる「103万円の壁(給与所得のみの場合、収入が103万円以下」を超えない必要があります。

1.5. 【源泉徴収票が必要なケース④】転職・再就職

1年の途中で再就職、転職するときも、源泉徴収票が必要となります。

源泉徴収票は、1年の途中で退職をするときには、年末調整を待たずに退職時に、退職する会社からもらうことができますので、それを、転職先、再就職先の会社に提出することが必要となります。

これによって、転職先、再就職先の会社において、前の会社の分もあわせて、年末調整を行ってもらうことができるからです。

年末調整までに間に合わなかった場合など、転職先の会社に源泉徴収票を提出することができなかった場合には、自分で確定申告をする必要があります。

2. 源泉徴収票を再発行する依頼先は??

ここまでお読みいただければ、源泉徴収票は、いろいろな節目のタイミングで、年収を証明するという目的でさまざまなところから提出を求められる可能性のある、重要な書類であることをご理解いただけたのではないでしょうか。

しかし、上記のような、確定申告、マイホーム購入、扶養親族になる、転職・再就職などといったタイミングを経験しておらず、毎年のように源泉徴収票をもらっている方であれば、その重要性に気づかないことももっともです。

源泉徴収票を紛失してしまったり、破棄してしまったりして、あとから源泉徴収票の提出が必須となるタイミングではじめて重要性に気づいた、という方に向けて、源泉徴収票の再発行を依頼する先について、弁護士が解説します。

2.1. 勤務先の総務部・経理担当

会社内で給与を計算しているときは、まずは、勤務先の総務部、経理担当などの方に、源泉徴収票の再発行を依頼するとよいでしょう。

給与計算をしている部署が、源泉徴収票も発行していることが一般的であるからです。給与計算をどの部署で行っているかわからない場合には、まずは総務部など、事務を統括する部署に連絡するのがよいでしょう。

源泉徴収票が重要な書類であるとは知らずに紛失してしまった場合には、自分の落ち度を素直に認め、丁寧にお願いするようにしましょう。郵送が必要なときは、切手、封筒などを準備すると親切です。

2.2. 税理士・社労士

給与計算を、社外に外注している場合には、顧問税理士、顧問社労士などに依頼しているケースがあります。

この場合であっても、税理士、社労士に直接連絡をして、対応してくれる場合もありますが、ほとんどの場合には、税理士、社労士は会社と契約をしており、会社から連絡がなければ業務を行うことができません。

会社に「源泉徴収票をなくしてしまった。」と言うことは、何ら悪いことではなく、怖いこともありません。まずは会社の中で、心当たりの部署に源泉徴収票の再発行をお願いしてみてください。

2.3. 既に退職済みのときの依頼先は?

退職してしまってからであっても、前に勤務していた会社の源泉徴収票が必要となるケースがあります。例えば、転職・再就職して、次の会社の年末調整に、前の会社の源泉徴収票が必要となるケースが典型です。

このような場合、円満退社でない場合には、会社に連絡をするのが、気が進まないことでしょう。

しかし、会社に連絡をしなければ、源泉徴収票の再発行をしてもらうことはできませんし、たとえ円満退社でなかったとしても、源泉徴収票は重要な書類ですから、対応してくれる可能性もあると考えられます。

できる限り円満に、退職済みの会社にも協力してもらい、源泉徴収票を早く手に入れるためには、氏名、退職年月日を伝え、何年度分の源泉徴収票が必要であるのかを正確に伝えるとよいでしょう。

3. 源泉徴収票の再発行にかかる期間は?

源泉徴収票を、全く重要なものだとは知らなかった、という労働者の方は、既に解説したような「源泉徴収票が必要なケース」に遭遇して、あわてて再発行を依頼することも多いのではないかと思います。

そのため、源泉徴収票が必要なケースの直前になって再発行を依頼することとなると、気になるのは、「源泉徴収票の再発行に、どの程度の期間がかかるのだろうか。」という点ではないでしょうか。

会社は、労働者の源泉徴収票を作成し、保管しておく義務があることから、源泉徴収票を再発行しなければならなくなったとしても、それほど長期間がかかることは考えられません。長くても1週間程度待てば十分でしょう。

ただ、年末調整、確定申告、決算時期など、給与計算の担当者や税理士、社労士の忙しいタイミングですと、少し時間がかかる可能性もあります。源泉徴収票の再発行があまりに遅いときは、再度問合せをして確認するとよいでしょう。

4. 源泉徴収票の再発行にかかる費用は?

今回の解説をお読みいただき、源泉徴収票は、労働者が大切に保管しておかなければならない書類であることを理解していただくと、「源泉徴収票の再発行には手数料がかかるのではないか。」という不安が生まれてくることでしょう。

源泉徴収票の再発行は、一度は作成し、交付してもらった源泉徴収票を、再度出してもらえるようお願いする手続ですから、会社にとって手間となることは間違いありません。

会社によっては、源泉徴収票の再発行に、手数料を求める会社もあります。

ただし、再発行に必要な「実費」を越えて、あまりに高額な費用を要求したり、あきらめさせるためにお金を請求したり、罰として違約金を請求したりすることは、不当といってよいでしょう。

5. 源泉徴収票の再発行を拒否されたら?

源泉徴収票を作成し、労働者に交付することは、法律に定められた会社の義務であるため、たとえ労働者がなくしてしまって再発行を求めたとしても、再発行を断る会社はそれほど多くありません。

しかし、中には、知識不足であったり、ブラック企業であったりして、源泉徴収票の再発行を拒否される場合もあります。特に、既に退職した会社で、懲戒解雇など、円満退社でなかった場合にはなおさらです。

源泉徴収票を交付しないことは、所得税法に違反する問題行為であるため、源泉徴収票の再発行を断られた場合には、会社の所在地を管轄する税務署に届出をするとよいでしょう。

所轄の税務署に対して、源泉徴収票の再発行を断られた理由を明らかにして、「源泉徴収票不交付の届出書」を提出することによって、税務署が会社に指導をしてくれ、大きなプレッシャーとなることが期待できます。

6. 勤務先の会社が倒産してしまったら?

最後に、源泉徴収票をもらわないうちに、会社が倒産してしまったら、源泉徴収票の再発行を受けることはできないのではないか、という疑問に、弁護士が回答していきます。特に、退職済みの会社に対して源泉徴収票の再発行を依頼するときに問題となる可能性があります。

結論から申し上げると、倒産(破産)をしていても、源泉徴収票を再発行することができます。

会社が既に倒産手続を開始している場合には、裁判所から、破産手続において財産を処分するために「破産管財人」という弁護士が選任されていますので、破産管財人に源泉徴収票の再発行を依頼するのがよいでしょう。

また、さきほど解説しましたとおり、どうしても年収に関する証明が入手できない場合に備えて、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出しておきましょう。

7. まとめ

今回は、「源泉徴収票」という、労働者が年収を証明するのに用いる重要な書類を紛失してしまったり、捨ててしまったりして手元にない方に向けて、すぐに再発行を受けるための基礎知識を、弁護士がまとめました。

源泉徴収票がなくなってしまった方であっても、再発行を依頼し、再交付を受けることは問題なく可能です。源泉徴収票が必要となる時期より前に、前もって再発行を依頼しておきましょう。

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