業務時間外のメールは許される？違法性や許される時間帯について

定時で仕事が終わっても、終業後にメール対応が発生しては休むことができません。業務時間外のメールが常態化してしまっている会社も多いもの。「たまに」ならまだしも、業務時間外のメールが毎日来るとストレスも大きいでしょう。

「業務時間外」は「労働から解放される」のが本来のあり方。しかし、便利なデジタルツールの発展により、いつでもどこでも仕事できるようになりました。柔軟な働き方が許されるメリットの反面、「たとえ時間外でもメール対応くらい当たり前」と勘違いする企業もあります。また、業種によっては時間外の緊急のメール対応が不可欠な場面もあります。

業務時間外のメールは許されないのが原則で、例外的に対応せざるを得ないなら、プライベートへの配慮が必要です。そして、残業代を受け取れる権利があることも忘れてはなりません。

今回は、業務時間外のメールの違法性や対処法を、労働問題に強い弁護士が解説します。

業務時間外のメールは違法？

業務時間外にメールを送られたとき、どのように対処すべきでしょうか。

この問題を考える前提として「業務時間外のメールは違法かどうか」、つまり、業務時間外のメールの違法性を理解する必要があります。また、仮に違法でないにせよ、法律は最低限の守るべきルールに過ぎません。社会生活を円滑に過ごすには「法」だけでなく「ビジネスマナー」にも従うべきです。

違法であったり、非常識であったりするメールには、対応の必要はありません。少なくとも、業務時間外に送られてきたメールが違法なものなら、無視する正当な理由があるといえます。

業務時間外のメールそのものを禁止する法律はない

日本の労働法には、業務時間外のメールを禁止する法律はありません。なので、業務時間外にメールすること自体が、直ちに違法なわけではありません。

これに対し、海外では、業務時間外の連絡そのものを法的に規制する国もあります。その根拠に「つながらない権利（right to disconnect）」の保障が挙げられます。「つながらない権利」は、業務時間外にメールや電話などの連絡を拒否できる権利です。

日本でも、ワークライフバランスが叫ばれ「つながらない権利」を求める声は増えていますが、残念ながら現在のところ法制化にまでは至っていません。

業務時間外のメールが違法なケースがある

たとえ法律で明示的に禁じられていなくても違法な場面はあります。というのも、業務時間外に仕事を命じることは、許されないのが原則だからです。勤務先といえど、私的な時間に過剰な干渉をすることは許されません。

業務時間外といえど、矢継ぎ早にメールが飛んでくると無視はしづらいでしょう。「緊急」「大至急」と書かれれば、気になってつい対応してしまいます。心は休まらず、メールを気にしていた時間は、働いていたも同然。したがって、業務時間外にメールを送る行為は、違法な可能性があります。

典型例は、不法行為（民法709条）にあたり違法とされるケースです。メール送信したのが業務時間外である点はもちろん、その内容がハラスメントだと更に不法行為に当たりやすくなります。

また、次章の通り、業務時間外のメールのチェックや返信が「労働時間」にあたるなら、その時間だけ仕事をしていたのと同じであり、給料や残業代を請求できます。指揮命令下に置かれていると評価できるなら「労働時間」に該当するので、その対価を支払わないのは労働基準法違反です。

業務時間外にメールが送られてきたときの対応は？

業務時間外に来たメールも、一度目に入れば確認せざるを得ません。ブラックな会社は、次のような扱いで更にプレッシャーを強めます。

このように会社から強いプレッシャーをかけられたら、適切な対応を理解しましょう。すべてのメールをチェックし返信していては、業務時間外もずっと仕事が続くのと同じこと。息をつく間もなくなってしまいます。

業務時間外のメールは無視してよいのが原則

業務時間外のメールは違法の可能性があると解説しました。違法な業務命令に従う必要はないため、違法なメールならば無視してよいです。

そもそも業務時間外は、メールを確認する義務もありません。対応を要するメールがまぎれている可能性があっても、見る必要すらありません。したがって、業務時間外のメールは無視してよいのが原則です。メールを無視したことを不利益に扱うのは不当であり、懲戒処分や解雇などは無効です。

業務時間外に、メールをチェックすることが義務付けられたなら、その時間は労働時間となり、給料や残業代などの対価が発生して当然です。

メール対応した時間は残業代請求できる

業務時間外のメールへの対応を余儀なくされたら、そのチェックや返信、用件への対応に要した時間は「労働時間」に含まれ、その対価として給料や残業代を請求できます。

具体的には、その時間を含めて「1日8時間、1週40時間」を超えて働いた場合は、通常の給料を1.25倍した時間外の残業代が生じると共に、夜遅くの対応であって深夜残業になる場合は、通常の給料を1.5倍割増した残業代を請求できます。

ただ、残業代請求するためには、働いた証拠が必要となります。そのため、業務時間外のメールへ対応するときは、証拠を残しながら進めなければなりません。

業務時間外にメールを送信されたことについて、残業があったと主張するための証拠は、例えば次の資料を集めておいてください。

不十分な証拠だと対応に要した時間を立証するのが難しいこともあります。例えば、東京地裁平成27年11月17日判決は、自宅のパソコンのWeb閲覧履歴やメールの送受信記録を証拠として提出しましたが、残念ながら、これだけでは連続した時間の就労は認められないと判断されました。

業務時間外のメールを無視して不利益な扱いを受けたときの対応

業務時間外のメールは無視してよいのが原則なので、無視した責任は問われません。したがって、働く必要のない時間なのに、「その時間中にメールのチェックを怠った」という理由でされる処分は不当なのは明らかです。

懲戒処分であれば不当処分ですし、まして解雇されるなら不当解雇として違法となります。この場合、処分の撤回を求めて交渉し、交渉が決裂するなら労働審判や訴訟で争えます。

業務時間外に取引先からメールが来るときの対応

業務時間外のメールは、社内の人からだけとは限りません。なかには、取引先からメールを送られ、対応せざるを得ない方もいます。社内のメールなら無視できても、大切な顧客のメールだと対応に迷うでしょう。無視したり、返信が遅くなったりしてクレームにつながる危険もあります。

そして、社長や上司など、会社からメールに対応するよう言われたなら、業務命令に基づく労働であり、「労働時間」に含まれ給料や残業代が払われるのは当然です。取引先だからと仕方なく従い続けると、要求がエスカレートしてカスハラに繋がるおそれもあります。

業務上のメールを送ってよい時間帯は？いつまでなら許される？

次に、業務上のメールを送ってよい時間帯について解説します。いつまで送ってよいのか、いつから送ってはいけないのかは、会社によっても異なります。

会社の定める所定労働時間と、労働基準法の法定労働時間をまずはご確認ください。

業務時間外と休日のメールは控える

まず、業務時間外と、休日はメールを控えるべきです。業務時間外とは、会社の所定労働時間（始業時刻から終業時刻までの間）以外の時間です。

全員が同じ所定労働時間で働いている場合はわかりやすいです。しかし、シフト制や交代制で勤務していると、自分と異なる時間帯で働いている人もいます。メールを送る前に、その人が業務時間外や休日でないか、よく確認すべきです。

特に、役職が上がるほど、業務時間外や休日でも仕事のことを考えてしまう人がいます。しかし、ワークライフバランスに関する価値観は人それぞれで、「休日はしっかり休みたい」と考える人にも配慮しなければなりません。

対応を強要しない

業務時間外と休日のメールは控えるべきと解説しました。これに対し、業務時間内にするメールは、特に禁止される時間帯はありません。基本的には、いつ送ってもよいと考えて問題ありません。

電話でなくメールならば、受け手の時間を強制的に奪うことはありません。しかし、人には多忙な時間もありますから、メールへの対応を強要しないよう注意しましょう。急ぐ理由のある用件でない限り、期限をつけて対応を求めるなどのプレッシャーを与えるべきではありません。

また、社内のコミュニケーション手段として、チャットや電話など、メール以外の手段も併用されているときには、ケースに応じて最適な連絡手段を選択する必要があります。

業務時間外にどうしてもメール送らねばならないときのマナーと例文

最後に、業務時間外にメールを送信するときのマナーと例文を解説します。

緊急対応を要する場面など、業務時間外にメールを送らざるを得ないこともあります。このとき、送信する時間帯だけでなく、その内容や文面に気を配るのがポイント。時間外のメールが許されるのは例外的なため、厳重な注意を要します。

押さえておくべきメールのマナー

ビジネスで送るメールとして、文面に失礼がないのは当然のこと。それ以外にも「業務時間外に送る場合」特有の、守るべきマナーがあります。日頃から親しい同僚でも、時間外にメールを送るときには慎重になるべき。まして、部下に送るメールではパワハラにならぬよう注意しましょう。

特に、次の点に注意してメールを作成、送付してください。

一言、お詫びのフレーズを添えるだけでも印象がだいぶ異なります。

部下から上司に業務時間外のメールを送るときの例文

部下から上司に、業務時間外のメールを送るときの例文は、次の通りです。

上司からのメールがハラスメントだと感じるとき、直接のメールによるやり取りのみでは外部から見えづらく、問題が隠ぺいされてしまうおそれがあります。パワハラの録音を取るなど、パワハラの証拠の収集に努めなければなりません。

上司から部下に業務時間外のメールを送るときの例文

上司から部下に、業務時間外のメールを送るときの例文は、次の通りです。

上司から部下への連絡は、その上下関係からしてプレッシャーが強くなりやすく、ましてや業務時間外のメールの場合は特に、パワハラと言われないよう細心の注意を要します。

まとめ

今回は、業務時間外のメールの扱いについて解説しました。

業務時間外のメールの送受信を明確に禁止する法律はありません。しかし、そもそも業務時間外には労働させられないのが原則。この点で、労働法の基本的な原則に反する行為なのは明らかです。時間外に社長や上司からメールを受け取れば、受信した人のプライベートは奪われます。

送られた労働者として、メールを無視して構わないケースが多いでしょう。また、対応に要した時間については給料や残業代を請求できます。どうしても業務時間外にメールをやりとりする必要性のあるときも慎重な配慮を要します。間違っても、パワハラと言われてないよう注意してください。

違法な対応をされたと感じたら、ぜひ弁護士にご相談ください。