残業代請求で必要は証拠とは？証拠がない時の対応についても解説

残業代を請求する際、最重要となるのが「証拠」の有無です。

残業代の請求を決断しても、証拠はすぐに集まるものばかりではありません。労働時間を示す資料であるタイムカードの他に、就業規則や社内資料など、会社側の管理する証拠を入手するのは容易ではなく、退職後では困難なケースもあります。

このような不安も多いでしょう。手元の証拠が不十分だと、残業時間を証明できず、本来受け取れたはずの残業代を請求できないおそれがあります。

労働審判や訴訟といった法的手続きでは、残業時間を立証する責任は労働者側にあり、証拠のない事実は原則として裁判所に認めてもらえません。

今回は、残業代請求でどのような資料が証拠として有効なのか、その収集方法や、証拠がない場合の対応もあわせて、労働問題に強い弁護士が解説します。

残業代請求では証拠が極めて重要

残業代請求では、証拠が極めて重要な役割を果たすことを理解してください。

長時間のサービス残業を余儀なくされた方は、「不当に働かされた」と不満を抱くのも当然です。しかし、どれほど理不尽でも、感情論で残業代は取り戻せません。被害を回復するには、残業時間を裏付ける証拠が不可欠です。

残業についての証拠が重要となる理由は、以下の通りです。

会社との交渉を有利に進めるため

残業代未払いは違法ですが、不当な扱いが常態化して、感覚が麻痺している人もいます。

いわゆるブラック企業だと、事実と異なる説明や誤った理由付けで残業代の支払いを拒否する会社も存在しており、証拠もなく請求すれば反論を受けるおそれがあります。労働基準法などの法律には、一定の場合に残業代が不要となる例外が定められており、会社がそれを盾に未払いを正当化しようとする例も少なくありません。

このような事態を避けるために、「いつ、どれだけ残業したか」を証拠で示し、残業代を支払うべき理由を法律に基づいて説明することが重要です。証拠が揃っていれば、会社との交渉を有利に進めるための武器になります。

裁判で残業の事実を認めてもらうため

会社との交渉で残業代の支払いを拒否されたら、労働審判や訴訟に進みます。

残業代請求の解決手段には主に交渉・労働審判・訴訟があり、会社が誠実に対応しないときは法的手続きに進むべきです。労働者を保護する法律が存在していても、裁判所はあくまで中立的な第三者であり、必ずしも「労働者の味方」ではありません。残業した事実を裁判所に認めてもらうには、客観的な証拠を示して立証する必要があります。

裁判では、証拠がなければ残業代の請求が認められない可能性もあるので、証拠の有無が結果を大きく左右する場面です。

自分の身と健康を守るため

長時間労働は深刻な健康被害につながりかねないので、自分の身を守るためにも、残業の証拠を残しておくことが大切です。

残業時間の上限は、原則として「月45時間、年360時間」とされるため、月45時間を常時超える残業がある場合、注意が必要です。60時間を超えると健康リスクが高まり、さらに、月80時間を超える残業は「過労死ライン」とされ、早急な対策が求められる水準です。

適切な対策を求めるためにも、長時間労働の事実を示す証拠が欠かせません。うつ病や適応障害などの精神疾患になった際、労災認定を受けるためにも証拠が重要です。

残業代請求に必要な証拠とは

次に、残業代請求に必要な証拠にどのようなものがあるかについて解説します。

残業代請求にあたって準備すべき資料は、「残業した事実を裏付ける証拠」（タイムカードその他の残業時間の証拠）と「残業代の計算方法を裏付ける証拠」（規程類や雇用契約書など）の2種類です。会社の対応が不誠実なときは、交渉経緯に関する証拠を集めておくことも重要です。

タイムカード

残業代請求において、最も重要な証拠がタイムカードです。

タイムカードが正確に打刻されていれば、残業時間の客観的な証拠となります。在職中であれば、コピーを取るなどして確実に保管しておいてください。会社には労働時間を把握・管理する義務があるため、その手段にタイムカードを利用している場合、開示請求をすることも可能です。

タイムカード以外の残業時間の証拠

タイムカードが存在しない場合や、その信用性に疑いがある場合（打刻漏れがある場合や、改ざんが疑われる場合など）には、補強する証拠が必要です。労働時間を裏付ける証拠として活用できる資料には、次のものがあります。

退職前であれば計画的に収集しておくことが可能です。確実な証拠を入手するためにも、残業代請求を思い立ったら速やかに準備に着手すべきです。

タイムカードがなく、補助的な証拠に頼らざるを得ないケースでは、会社の労務管理も十分でないことが多いです。強く反論してくる可能性もあるため、労働審判や訴訟などの法的手続きを視野に入れて念入りに準備しなければなりません。

就業規則・賃金規程

残業代の計算方法を知るために、会社の規程類（就業規則や賃金規程）を確認する必要があります。これらの資料には、会社の定める計算式や割増率が記載されています。ただし、残業代の最低基準は労働基準法37条に定められ、これを下回る内容は無効です（法律を上回る有利な条件が定められていれば、会社の規程が優先されます）。

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成・届出義務があるため、存在しなかったり閲覧できなかったりする場合は違法です。

雇用契約書

雇用契約書は、社内全体のルールとなる就業規則と異なり、個々の労働者に適用される労働条件を定めています。就業規則よりも労働者に有利な場合、雇用契約書が優先されるため、そこに残業代に関する記載がある場合には重要な証拠となります。

給与明細

給与明細は、実際に残業代がどのように支払われたかを示す証拠となります。

会社が「適切に支払っている」と主張しても、給与明細を精査して未払いの有無を検証すべきです。特に、固定残業代制度を採用する会社では、給与明細の内訳が重要です。例えば、「残業○時間分として○円支給」と記載されていたら、時間数や金額が適正かどうかを検討する必要があります。就業規則や雇用契約書が存在しない場合や開示されない場合、給与明細が重要な手がかりとなります。

残業代請求の交渉経緯に関する証拠

残業代請求について会社との交渉経緯を示す証拠も集めておいてください。

自分で交渉した後で弁護士に依頼する場合や、交渉が決裂して法的手続きに進む場合などは、過去の交渉経緯を説明する必要があります。例えば、次のような資料が役立ちます。

会社側の対応が不誠実であると示せれば、交渉や裁判で有利に立ち回ることができます。会社の対応内容によっては、パワハラなど別の労働問題に発展することもあり、その責任を追及するためにも証拠が欠かせません。

残業代請求の証拠として評価されにくいもの

残業代請求において、証拠提出しても、裁判所では高く評価されにくい資料もあります。特に注意すべきなのは、次のようなものです。

ただし、以上のような評価の低い証拠も、決して無意味ではありません。

単独では弱い証拠でも、他の証拠と組み合わせることで、労働時間を証明する材料として用いることが可能です。タイムカードや勤怠管理システムの記録といった客観的な証拠は非常に価値がありますが、それでもなお、改ざんや偽造など、信用性が疑われるケースもあります。このとき、複数の証拠が整合していれば、補強することができます。

メモや日記など、労働者が作成する資料について、証拠としての価値を少しでも上げるには、継続的に、残業をした都度、具体的な始業・終業時刻を記録することがポイントです。

残業代請求の証拠が手元にない時の入手方法

証拠があるに越したことはありませんが、不十分でもあきらめてはいけません。

もし「証拠がなければ請求できない」となれば、証拠を労働者に渡さない企業ほど有利になり、不当な未払いを助長する結果となってしまいます。現在、手元に資料がなくても、以下のような法的手段によって証拠を確保できる可能性があります。

証拠の開示請求をする

はじめに着手すべきなのが、会社に対して、証拠の開示を求める方法です。

「タイムカードはあるが、閲覧できない」といったケースで有効です。在職中なら自分でコピーを取れますが、既に退職している場合は困難でしょう。弁護士名義の内容証明で開示を強く求めれば、会社が応じる可能性が高まります。実際、会社には労働時間を把握・管理する義務があり、法的手続きに進めば、持っている資料を開示せざるを得ない場面が多いです。

証拠保全手続きをする

会社が任意の開示に応じないときは、証拠保全手続きを利用しましょう。

証拠保全手続きは、訴訟提起を前提に、裁判所に申し立て、裁判官や裁判所書記官の関与のもとで証拠を確保する制度であり、会社による隠匿や廃棄のおそれがある場合に活用されます。将来の裁判に備えて証拠が失われないよう、あらかじめ押さえておくことができます。

強力な制度である反面、申立書や疎明資料の準備などに専門的な知識が必要です。そのため、残業代請求とあわせて弁護士に依頼するのがおすすめです。

文書提出命令を使う

残業代請求について訴訟を提起した場合、文書提出命令を利用できます。

文書提出命令は、当事者の申立てに基づき、裁判所が文書の所持者に提出を命じる手続きです。法律で提出義務が認められた文書であれば、会社は原則として従う必要があります（なお、所持者の協力が得られそうなときは、文書送付嘱託も可能です）。

例えば、会社が保有するタイムカード、賃金台帳、出勤簿などが対象となる場合があります。訴訟段階であっても、証拠を確保する手段は用意されています。

証拠が不十分でも残業代を請求する方法

以上の方法を駆使しても証拠が得られないケースもあります。会社の労務管理が不十分で、「入手できない」のではなく、そもそも「存在しない」ケースもあります。

しかし、労働者側では、たとえ証拠が不十分でも、戦略的に主張を組み立てることで救済を受けられる余地は十分にあります。

手元の資料をもとに概算して請求する

証拠がないとしても、残業代請求を行う以上、一定の金額を算出する必要があります。実務上は、手元の資料をもとに可能な限り概算額を算出する方法がよく用いられます。

完全な証拠がなくても、合理的な根拠に基づく計算であれば、交渉や裁判の出発点として十分に意味があります。労働者側が概算額で請求すれば、「もっと少ないはずだ」と反論するために、会社側に保管している資料の提出を促す効果も期待できます。

裁判例でも、会社の労務管理が不十分であったことなどを理由に、証拠が十分確保できなくても残業代請求を認めたものがあります。

このように、タイムカードがない場合でも、他の資料や事情を総合的に評価し、裁判所が労働時間を推計したり、概括的に認定したりすることは珍しくありません。証拠が不十分だからといって、直ちに残業代請求が否定されるわけではないのです。

残業の証拠が入手できなかった理由を裁判所に説明する

残業代請求の証拠を入手できない場合、その理由を明確に説明しましょう。

そもそも証拠が存在しない原因が会社側の労務管理の不備にあるなら、そのことを裁判所に説明すれば救済を受けられる可能性があります。会社が労働時間を適切に把握・管理していなかった、記録を破棄してしまった、不当な理由で開示を拒否しているといった事情があれば、労働者を保護すべきと考えられるからです。

合理的な説明があり、一定の資料があれば、仮に証拠として完全でなかったとしても、前章「手元の資料をもとに概算して請求する」のように残業代が認められるケースもあります。

他の労働法違反もあわせて指摘する

残業代請求の証拠が手に入らない背景に、別の労働問題が隠れていることもあります。例えば、次のような事情は、残業代の未払いとは別に法令違反となります。

残業代を請求する際は、その他の労働法違反もあわせて指摘し、責任を追及すべきです。裁判所が事案を評価するにあたり、「労務管理が杜撰な会社である」という点は、労働者側にとって有利な事情として働きます。

残業代請求の証拠に関する注意点

最後に、残業代請求における証拠について、労働者が注意すべきポイントを解説します。

証拠の使い方を誤ると交渉で不利になる

十分な証拠を集めることは重要ですが、それだけで安心してはいけません。証拠の活用方法を誤れば、本来得られたはずの結果を逃してしまうおそれがあります。

残業代請求の証拠が多数ある場合、その強みを活かして戦略的に交渉しましょう。

法的に認められる残業代の額の見通しを理解し、それを下回る和解に応じるべきではありません。どの証拠を提示するか、いつ手の内を明かすかについても、交渉段階では、会社の態度を見極めながら戦略的に判断すべきです。早期に全て開示するのが適切とは限りません。

交渉段階から、手元の証拠を精査し、労働審判や訴訟に進んだ場合にどの程度の残業代が認められるかを検討しておくことが重要です。

法的手続きごとに証拠の扱いは異なる

交渉が決裂した場合には、労働審判、訴訟という順で進めます。

労働審判は迅速な解決を重視し、原則として3回以内の期日で終了します。事実認定は第1回期日で決まることが多く、重要な証拠があるなら申立時に提出するのが基本とされます。出し惜しみをすると、証拠に基づく十分な判断が得られないおそれがあります。

一方で、訴訟は複数回の期日を重ねながら、主張と反論を整理していく手続きです。そのため、証拠の内容や争点の状況に応じて、提出のタイミングを戦略的に判断する必要があります。

残業代請求には時効がある

残業代請求の証拠の準備は、時効を意識して進めなければなりません。

証拠の重要性を考えると、準備を整えて請求したいところですが、一方で、未払い残業代請求には3年間の時効があり、時効を経過した部分は請求できなくなってしまいます。

そのため、準備に時間をかけすぎることにも不利益があります。請求に最低限必要となる証拠を集め、内容証明の送付などの時効完成を防ぐ措置を講じた上で、その後に追加の資料を補充するという流れがおすすめです。

【まとめ】残業代請求で必要な証拠

今回は、残業代請求を行う際に重要となる証拠について解説しました。

残業代請求を有利に進めるには、できるだけ早い段階で証拠を確保しておくことが重要です。タイムカードなどの社内の資料は、退職後は入手困難なことも多いものです。可能な限り「退職前」から証拠の確保を意識して行動することで、残業についての適切な記録を残すことができます。

現時点では漠然とした悩みでも、将来、残業代を請求する可能性が少しでもあるなら、「どのようなものが証拠になるのか」を知っておくべきです。また、手元に十分な証拠がない場合の残業代の請求についても理解しておきましょう。

残業代請求を検討していて、証拠の集め方に不安がある方は、早めに弁護士へ相談してから準備を始めることをおすすめします。