タイムカードの開示義務はある？開示請求の方法と会社に拒否された場合の対処法

残業代請求において、タイムカードは非常に重要な証拠となります。

残業代の証拠には様々ありますが、タイムカードは、会社が労働時間管理のために用意したもので、裁判でも打刻通りの労働時間が認定されるのが原則です。その重要性から、開示の可否は労働者にとって重大な問題ですが、残業代に未払いのある会社では、「タイムカードを見せてもらえない」「開示に協力しない」といったトラブルが起こります。

タイムカードの開示義務を直接定めた法律はないものの、使用者（会社）は労働時間を客観的に把握し、その記録を保存する義務があります。そのため、開示に応じることが労働契約に付随する義務（信義則）であると判断された裁判例もあります。

今回は、タイムカードの開示義務と、具体的な開示請求の方法、会社に拒否された場合の対処法について、労働問題に強い弁護士が解説します。

タイムカード開示の重要性

はじめに、残業代請求におけるタイムカードの重要性について解説します。

残業代請求において「どれだけ残業したか」を立証する責任は労働者側にあります。残業を証明する証拠は様々ありますが、中でもタイムカードは、会社が作成・管理している資料であるため、実労働時間通りに打刻されていれば、基本的にそれに従って認定してもらうことができます。

したがって、裁判所においても非常に重要な証拠として扱われます。一方で、タイムカードは会社が管理しているため、早めに写しを確保するなどの準備をしない限り、残業代請求を思い立ってから開示請求をするしかない難点があります。そして、残業代に未払いのある会社では、タイムカードの開示を拒否されることもあります。

会社にタイムカードの開示義務はある？

では、会社はタイムカードを開示する義務があるのでしょうか。

証拠として重要なタイムカードの写しを手元に確保しておくべきですが、退職後に請求を決意した場合など、会社に開示を求めるしかないケースもあります。実務上もしばしば争いになり、開示義務を直接定める法律はないものの、開示が認められるケースは多くあります。

法律上の開示義務はない

労働基準法やその他の法律に、タイムカードの開示を義務付ける規定はありません。

したがって、法律上の開示義務はありません。ただし、自由に開示を拒否できるわけではなく、実際は、会社は労働者の労働時間を適切に把握し、その記録を保存する義務があり、労働時間を裏付ける重要な記録であるタイムカードを開示すべきと考えられています。

会社には労働時間の把握・保存義務がある

会社は、労働基準法などにより、次のような義務を負っています。

これらの義務を履行するため、多くの会社はタイムカードを導入しています。保存義務違反がある場合、「30万円以下の罰金」という刑事罰の対象となります（労働基準法120条）。

そもそもタイムカードがない会社の場合、他の方法で労働時間を適切に把握していない限り、労働基準法違反となってしまいます。

開示義務を認めた裁判例がある（信義則）

裁判例でも、タイムカードの開示義務を認めた事例があります。

大阪地裁平成22年7月15日判決は、労働契約に付随する義務（信義則）として、会社は労働者の要求に応じてタイムカードを開示する義務があると判断しました。

この判決の概要は、以下の通りです。

実務上は開示請求が認められやすい

以上のことから、実務上は開示請求が認められやすい傾向にあります。

前述の通り、タイムカードが必須ではないものの、労働時間の把握義務があり、多くの会社はタイムカードで行うのが実情があること、その記録を保存する義務があること、開示義務を認めた裁判例もあることなどから、会社としても拒否をすれば不利になるおそれもあります。

特に、労働者が、労働審判や訴訟といった裁判手続きで残業代請求を行うとき、会社が頑なにタイムカードの開示に応じないと、「やましいことがあるのではないか」「違法な手段で未払いを常態化させているのではないか」といった心証を抱かれるおそれがあります。

したがって、労働者としては「タイムカードの開示請求の方法」を参考に、タイムカードの開示を強く求めていくべきです。

タイムカードの開示請求の方法

次に、タイムカードの開示請求の方法について解説します。

前章「会社にタイムカードの開示義務はある？」の通り、タイムカードは残業代請求において非常に重要な証拠なので、法律上の義務はないものの、実際には開示されるケースが多いため、強く開示を求めるべきです。

まずは会社に任意で請求する

まずは、タイムカードを開示するよう、会社に任意で求めましょう。

在職中の残業代請求など、会社も関係性を維持したいと考える場合、任意の開示に応じる可能性があります。できる限り円満に解決するには、口頭の要求から始め、拒否されたら書面やメールで記録に残すというように段階的に進める方法が有効です。

なお、退職前であれば、できる限りタイムカードのコピーを取る努力をしましょう。コピーして写しを取るのが難しいときは、スマートフォンで写真を取る方法でも証拠を確保できます。

内容証明で開示を要求する

次に、内容証明で正式にタイムカードの開示を要求しましょう。

内容証明であれば、開示を求めたことを記録に残せるため、会社が拒否した場合にも記録が残ります。実務上は、裁判外の請求（催告）によって6ヶ月間時効の完成を猶予でき（民法150条）、その手段として内容証明を用います。そのため、残業代請求の最初に送付する内容証明には、請求の意思表示とともにタイムカードの開示請求もあわせて記載するのが通常です。

弁護士名義の内容証明で強く要求すれば、タイムカードが開示される可能性を高められます。次章以降で解説する通り、訴訟に移行すれば、証拠保全手続や文書提出命令といった強制的にタイムカードを確保する方法を用いることができるからです。

労働基準監督署に相談する

タイムカードが開示されないとき、労働基準監督署に相談する方法があります。

労働基準監督署は、労働基準法違反の会社を監督・指導する行政機関であり、未払い残業代のある会社に働きかけ、違法状態の解消を求めることができます。違法があるかを明らかにするため、労働基準監督署には、立入調査をしたり、資料の提出を求めたりする権限があります。従わなければ最悪は刑事罰によるペナルティもあり得るため、タイムカードが開示される可能性は高いです。

ただし、労働基準監督署の役割は法違反の是正であり、残業代の回収を代行するわけではありません。また、全てのケースで協力が得られるとも限らない点に注意が必要です。

証拠保全手続を利用する

内容証明による要求を無視されたら、速やかに訴訟を提起しましょう。

訴訟では、証拠保全手続を利用することで、本来の証拠調べに先立って証拠となる資料を保全しておくことが可能です。この方法は、訴訟を提起することを書面で予告することで、訴え提起前でも利用することができます（民事訴訟法132条の2）。

文書提出命令を申し立てる

訴訟手続きの中で、文書提出命令を申し立てることも可能です。

文書提出命令とは、訴訟当事者の申し立てにより、裁判所が文書の所持者に対して提出を命じる制度です（民事訴訟法221条）。

一定の要件に当てはまる文書は提出を拒めるため、タイムカードなどの労働時間の記録は「専ら所持者の利用に供するための文書（自己利用文書）」であると会社から反論されることがあります（民事訴訟法220条）。しかし、労働時間の記録は、労務管理のためだけに保管されるわけではなく、労働者のためでもあり、自己利用文書には該当しません。

また、会社が文書提出命令に従わない場合、裁判所は、その文書の記載について労働者の主張を真実と認めることができるという強い効果があります（民事訴訟法224条）。そのため、タイムカードが提出されなければ、労働者の推計した残業代が認められることとなります。

会社に開示請求を拒否された場合の対処法

次に、会社が頑なにタイムカードの開示請求を拒否する場合の対処法を解説します。

確かに、残業代請求においてタイムカードの重要性は高いものの、入手できないのであれば、他の方法を用いることで損しないよう対策を講じることができます。

拒否されたことを証拠に残す

会社にタイムカードの開示を拒否された場合、その事実も重要な証拠となります。

交渉時に開示を拒否されたことは、労働審判や訴訟などで、会社の不利に（労働者の有利に）働く事情となるからです。前述の通り、裁判所は「法的な義務を遵守して労働時間を把握し、記録を保存している会社であれば、タイムカードは開示するのが通常である」と考える傾向があります。

それにもかかわらず拒否する場合、以下のような不利な心証を抱きます。

会社側に不利な事情として扱ってもらうためにも、拒否の証拠を残す必要があります。

具体的には、口頭で済ませず書面やメールで請求すること、内容証明で強く求めること、会社からの回答も保存しておくことといった方法が有効です。口頭で拒否された場合でもやり取りを具体的に残すため、発言を録音し、日時や内容、担当者をメモしましょう。

タイムカード以外の証拠で残業を証明する

仮にタイムカードが開示されなくても、残業の立証は十分可能です。裁判実務では、複数の証拠を組み合わせて労働時間を認定するのが通常なので、他の証拠の入手を進めてください。

例えば、パソコンのログイン・ログアウトの記録、社内システムの利用記録、入退館記録、業務メールやチャットの送受信履歴、業務日報やシフト表なども、残業の証拠として活用できます。単体ではタイムカードほどの証明力がなくても、複数のものを組み合わせることで補強できます。

裁判では、会社が不当にタイムカードの開示を拒否した、または、そもそも労働時間の把握義務を怠っていたと評価されれば、労働者に有利な認定が得られる可能性が高いです。

未払い残業代を推計して請求する

タイムカードなどの証拠が完全でなくても、残業時間を推計して請求すべきです。

特に、会社が保管すべき労働時間の記録を提出しない場合、労働者に不利に扱うのは公正でないと考えられ、裁判所としても、推計の認定によって救済してくれる可能性があります。

ただし、裁判所も、全く根拠のない推計には応じないため、労働者に有利な認定とするには、手元にあるタイムカード以外の証拠を全て提出し、具体的に記憶を喚起し、労働時間についてのメモを作成するなど、説得力を持たせる工夫が必要です。

実務上、次のような推計を主張することがよくあります。

会社の責任で証拠が不足する場合、根拠となる資料をできる限り集め、一貫した自然な説明ができれば、裁判所としても「ある程度の根拠はある」と考えてくれる傾向があります。

タイムカードの開示に関するよくある質問

最後に、タイムカードの開示に関するよくある質問に回答します。

【まとめ】タイムカードの開示

今回は、残業代請求で重要な証拠となる「タイムカード」の開示について解説しました。

タイムカードの開示義務を直接定めた法律はないものの、会社に労働時間の把握義務と、その記録の保存義務があることから、実務上は開示が認められるケースが多いのが実情です。開示請求の際は、まずは任意で依頼し、応じない場合には弁護士を通じて内容証明で要求しましょう。それでも拒否された場合、証拠保全や文書提出命令などの裁判所の手続きも活用できます。

タイムカードの開示請求を拒否されても、他の手元にある証拠で証明したり、推計計算での認定を求めたりといった救済手段もあるため、あきらめずに残業代を請求しましょう。タイムカードは、働いた事実を裏付ける重要な書類なので、早めにコピーを取っておくのがスムーズです。

タイムカードが手元になくても、残業代請求について弁護士に依頼することが可能です。対応が遅れると証拠の確保が難しくなるため、不安を感じたらお早めにご相談ください。