有給休暇の事前申請はいつまでにすべき？当日申請や事後申請は可能？

有給休暇の取得手続きについて、労働基準法に申請期限の定めはありません。

就業規則などで事前申請制を定め、「◯日前まで」といった期限を設ける会社もあります。これは、当日申請による業務の混乱を避けるとともに、「事業の正常な運営を妨げる場合」に認められた時季変更権行使の余裕を確保するためであり、裁判例でも一定の範囲で許されています。

ただし、有給取得に会社の承認は不要であり、労働者の指定した日に取得できます。そのため、会社の定める事前申請ルールが、有給休暇の取得を妨害するものである場合は違法となります。例えば、申請期限が早すぎる場合は、突然休まざるを得ない労働者の保護が不十分となってしまいます。

今回は、有給休暇の事前申請をいつまでにすべきかと、当日申請や事後申請が可能かどうかについて、労働問題に強い弁護士が解説します。

有給休暇の申請のルールとは

年次有給休暇とは、一定の勤続年数を満たす社員に与えられる有給の休暇のことです。有給休暇を取得すれば、賃金の支払いを受けながら休む権利があります。労働基準法39条は、継続勤務年数に応じて、有給休暇を取得できる日数を定めています。

有給休暇は、6ヶ月以上継続して、労働日の8割以上勤務することで権利が発生します。通常の正社員の場合、継続勤務年数に応じて以下の日数が与えられます。

継続勤務年数	付与日数
6ヶ月経過	10日
1年6ヶ月経過	11日
2年6ヶ月経過	12日
3年6ヶ月経過	14日
4年6ヶ月経過	16日
5年6ヶ月経過	18日
6年6ヶ月以上	20日

有給休暇は労働者の権利であり、会社の同意や承諾は不要です。

具体的には、労働者には「時季指定権」があり、その指定した時季に有給休暇の効果が生じ、会社は拒否できません。例外的に、会社は「時季変更権」を行使すれば有給休暇の時季を変更できますが、「事業の正常な運営を妨げる場合」という要件があります。

有給休暇の申請ルールに法律上の定めはないものの、時季変更権を行使する時間的な余裕を確保するため、就業規則で「事前申請制」とする会社が多くあります。この場合、「◯日前の申請」といった期限とともに、申請書、申請先、申請方法なども定めるのが通例です。

有給休暇の事前申請ルールが違法となるケース

有給休暇を事前申請としている会社が多いと解説しました。

事前申請は、業務の予定が立てやすいだけでなく、労働者にとっても、会社に十分な余裕を与えることで時季変更権を行使されにくくし、計画的に休暇を取得できるメリットがあります。しかし一方で、あまりに早い期限を設けるなど、不適切なケースもあります。有給休暇という労働者の法的権利を侵害するような事前申請制は、違法・無効となる可能性があります。

以下では、有給休暇を事前申請させるルールが違法となる場合を解説します。

事実上有給休暇が取れない場合

有給休暇の付与は、労働基準法における使用者（会社）の義務とされます。

そのため、会社の定める事前申請のルールに従うと、事実上有給休暇を取ることが難しくなる場合、その制度は違法と言わざるを得ません。例えば、次のようなケースがあります。

かなり事前に申請しないと有給休暇を取れない場合

事前申請が許されるのは、あくまで合理的な期間に限られます。

そのため、かなり事前に申請しなければ有給休暇の取得を許さないルールは、違法の疑いがあります。事前申請とさせる会社側の目的は、主に「業務の混乱防止」と「時季変更権行使」にあるため、これらの判断が可能な期間が確保されていれば足りると考えるべきです。

したがって、この目的を果たすに足る期間を超え、早すぎる期限を設ける事前申請は違法です。あまりに早すぎる申請では、業務の予定も見えず、かえって調整が難しくなります。

会社の実情に合わない事前申請の場合

事前申請の期間は合理的なものでなければならず、会社の事情によっても異なります。

会社や業務の実情に合わない事前申請ルールは、労働者の有給休暇を取得する権利を侵害し、違法となる可能性があります。例えば、次のような事情が判断材料となります。

小規模な企業と大企業では、業務の調整の余地が異なります。休暇取得者が責任の重い管理職であるか、一般社員であるかによっても異なります。労働者としては、できる限りの配慮を得るために、繁忙期や納期直前など、業務に支障を及ぼす時季を避けるのがスムーズな取得のコツです。

有給休暇の事前申請はいつまでにすべき？

以上の通り、一定の合理性あるルールなら、事前申請に従う必要があります。

そこで重要となるのが、「有給休暇の事前申請はいつまでにすべきか」という点です。事前申請そのものは適法だとしても、どれほど前に申請すべきかが問題になります。

労働基準法上の原則

労働基準法には、時季指定権をいつまでに行使すべきかの定めはありません。

ただし、有給休暇は原則として暦日単位（0時から24時まで）で取得するため、「事前申請」は、当日の0時までに行うべきと考えられています。したがって、休暇当日の0時までに時季指定を行えば足りますが、0時を回ると事後申請となります。

就業規則による制限

業務の混乱を避け、使用者（会社）が時季変更権を行使するかどうかを検討する時間的余裕を確保するために、就業規則で申請期限を設けることも実務上は許されています。

最高裁判例でも、有給休暇を取得する労働者からの申し出は「使用者が時季変更権を行使すべき時間的余裕を置いてなされるべき」と判断されています（此花電報電話局事件：最高裁昭和57年3月18日判決）。ただし、「有給休暇の事前申請ルールが違法となるケース」で前述の通り、就業規則の定めが不合理である場合は違法・無効であり、労働者としても従う必要はありません。

合理的な期間の目安

会社が定める事前申請制が有効か、従うべきかどうかを判断するためには、合理的な期間の目安を知る必要があります。

計画年休と年休付与義務について

会社としては、計画年休（年次有給休暇の計画的付与）という選択肢もあります。

これは、労使協定を締結することで、年5日を超える有給休暇を、会社の指定日に計画的に与える制度です。この制度であれば、会社の指定日に有給休暇を取得しなければなりません。また、2019年4月施行の法改正により、年10日以上の有給休暇を付与される労働者に対し、年5日の有給休暇について時季を指定して取得させる義務を負うこととなりました。

年休付与義務に違反すると「30万円以下の罰金」という刑事罰の対象となるため、会社としては、有給休暇の権利に対するより一層の配慮が求められます。

事前申請で有給休暇を取得する際の注意点

次に、実際に事前申請によって有給休暇を取得する際の注意点を解説します。

記録に残る方法で明確に申請する

有給休暇を事前申請する際は、記録に残る方法で明確に行いましょう。

口頭で伝えただけでは、社内の申請ルールに反する場合だけでなく、日付の勘違いがあったり、上司が申請を受けたことを忘れたりしてトラブルに発展するおそれがあります。就業規則を確認し、所定の申請書がある場合はそれに従うべきであり、手続きが整備されていない場合も、書面やメール、チャットといった記録に残る方法で進めてください。

また、曖昧な表現だと、有給申請を意味するかどうかが争いになるおそれがあるため、労働基準法に定められた有給休暇を取得することを明確に記載してください。

有給休暇の申請時に取得理由は必要ない

有給休暇の事前申請にあたって、取得の理由を告げる必要はありません。

会社は、理由によって取得を拒むことはできず、執拗に理由を聞かれたり、理由により申請を却下されたりするのは、労働基準法違反として違法になります。理由欄がある申請書もありますが、「私用のため」といった簡潔な記載で足ります。

できるだけ早めに相談する

時季変更権の行使には「事業の正常な運営を妨げる場合」という厳しい要件があり、有給休暇の事前申請制は、会社にとって「時季変更権を行使するかどうか」の判断期間を意味します。

労働者は、希望する日に確実に有給休暇を取得したいなら、できる限り時季変更権を行使されないように注意すべきです。この点、事前申請の期間を長く取るほど、会社としては業務の調整がしやすくなり、「事業の正常な運営を妨げる場合」に該当しにくくなります。逆に、あまりに切迫して有給休暇の日にちを指定した場合、時季変更権の行使が認められやすくなります。

社内ルールに従って事前申請すれば、会社は十分な時間を業務の調整に割くことができ、時季変更権の要件を満たさないことも少なくありません。したがって、希望した時季の有給休暇や長期の連休なども取得しやすくなります。

当日申請や事後申請でも有給休暇を取得できる？

最後に、申請期限に間に合わなくても有給休暇を取得する方法を解説します。

突発的に休まざるを得ないとき、事前申請制としている会社では有給取得が認められず、欠勤扱いとされるおそれがあります。しかし実際は、当日申請や事後申請でも、有給休暇を取得できるケースもあるため、あきらめてはいけません。

申請期限を過ぎても有給取得できるケース

以下の場合には、申請期限を過ぎていても、有給休暇を取得できます。

事前申請できなかった事情を伝える

申請期限に間に合わなかった理由を会社に伝えることも有効な方法です。

事前申請が社内ルールであっても、硬直的な運用は社員を疲弊させるおそれがあります。やむを得ない事情があることが理解できれば、事後申請を認めてくれる会社も少なくありません。例えば、次のような事情を伝えれば、当日申請や事後申請も認められやすくなります。

したがって、どうしても休む必要のある事情があるときは、積極的に交渉しましょう。なお、会社には、労働者の健康と安全に配慮する義務（安全配慮義務）があり、病気やケガで休息が必要なのに労働を命じることは、同義務に違反して違法となります。

事後でも可能な限り早く会社に連絡する

申請期限に間に合わず、事後申請になってしまった場合でも、可能な限り早く会社に連絡するに越したことはありません。前述の通り、会社が認めてくれれば有給休暇を取得できるところ、会社としても、早く伝えてもらえるほど、業務への支障は抑えることができます。

実際のところ、休暇当日0時を過ぎたとしても、当日の始業時刻前に連絡をすれば、有給休暇として認める会社は少なくありません。なお、無断欠勤やバックレは、損害賠償請求をされるなどの大きなリスクを伴うため、避けるべきです。

欠勤した上で有給分の給与を請求する

事前申請に間に合わないことで、会社が有給休暇を認めないケースがあります。

しかし、当日申請や事後申請となるケースでは、どうしても休む必要性がある人が多いでしょう。この場合、会社が有給休暇と認めないからといって出社するのではなく、欠勤するしかありません。この場合でも、無断欠勤となることを避けるため、会社に連絡は入れましょう。

その上で、欠勤について給与を控除する会社では、有給休暇が認められなかったことにより、休んだ分の給与が差し引かれます。しかし、会社の定める事前申請ルールが違法である場合、労働基準法に基づいて有給休暇を取得したことを主張すべきです。

この場合、欠勤したことで控除された給与は、未払い賃金として請求することが可能です。交渉で支払われない場合は、労働審判や訴訟などで法的に争うことも検討しましょう。

【まとめ】有給休暇の事前申請

今回は、有給休暇の事前申請について、法的な観点から解説しました。

労働基準法においても、有給休暇は事前に申請することが原則とされています。一方で、「事前というのは、いつまでに申請すればよいのか」という申請期限が問題となることがあります。

労務管理上の都合から、就業規則などに一定期間前に申請すべきと定める会社がありますが、合理的な期間であれば有効とされます。一方で、相当以前から申請しない限り有給取得を認めないなど、労働者の権利を妨害するような事前申請制は、違法・無効となるおそれがあります。

労働者は、まずは就業規則を確認し、会社の定める事前申請のルールを可能な限り守るのが円滑です。しかし、当日申請や事後申請でも、休まざるを得ない緊急の事情がある場合は認められる可能性があります。不当な扱いの疑いがあるときは、ぜひ弁護士にご相談ください。