退職届を内容証明で出す方法は？書き方のポイントとデメリットも解説

内容証明郵便を使って退職届を送付するのが有効なケースがあります。

退職届を出したいのに会社が受け取ってくれなかったり、話し合いの機会すら設けてもらえなかったりすると、通常の提出方法では解決できません。退職は労働者の自由であり、会社の承諾がなくても辞められますが、退職届を受理しない、話し合いを拒む、無断欠勤扱いするといった対応を受けると、不利益を被ってしまいます。

内容証明は、紛争予防や証拠確保のために利用されますが、退職をめぐるトラブルでも活用できます。直接手渡しできない時点で、既に労使関係は緊張しているでしょうが、内容証明を使えば対立を深めるおそれもあるため、メリットとデメリットを理解して進めてください。

今回は、退職届を内容証明で出すべきケース、具体的な書き方や出し方、受け取り拒否への対応などを、労働問題に強い弁護士が解説します。

退職届を内容証明で送る前に確認すべきポイント

はじめに、退職届を内容証明で送る前に確認すべきポイントを解説します。

内容証明は強力な手段であり、会社が退職届を受け取ろうとしない場面で活用されますが、常に最適とは限りません。会社との関係性や状況によっては、内容証明までは不要なこともあります。メリットがある反面、デメリットを理解しておくことも不可欠です。

退職届を内容証明で送るメリット

退職届を内容証明で送るメリットは、次の通りです。

これらのメリットがまさに当てはまり、内容証明で送るべき典型例が「会社が退職届を受理してくれない」という場面です。

退職届を内容証明で送るデメリット

一方で、内容証明で送るデメリットもあるので、全てのケースで最善の方法とは限りません。以下のデメリットが大きすぎないか、状況に応じて検討してください。

内容証明で送るべきケース・送らなくてよいケース

以上のメリット・デメリットを比較し、ケースに応じて判断してください。

退職届を内容証明で送るべき典型例は、退職届を受け取ってもらえなかったり、退職を拒否されたりするケースです。退職を認めない会社は、労働者が退職の意思表示をした上で出社を取りやめても、無断欠勤やバックレとして扱うおそれもあります。パワハラなどの違法行為があって出社できない場合も、退職届は直接交付ではなく郵送によるのがよいでしょう。

内容証明を使えば、会社からの「退職届が届いていない」「受け取っていない」といった反論を未然に防ぐことができます。

一方、会社が退職を認めている、少し交渉すれば円満退職が見込まれるといった状況であれば、内容証明で出すのはまだ早く、出社が難しい事情があるとしても普通郵便で事足ります。

内容証明による退職届の書き方

次に、内容証明による退職届の書き方について解説します。

内容証明で出さざるを得ない場面は、労使の対立が深まっていると考えられます。書面の内容を慎重に配慮しなければ、小さなミスが命取りとなるおそれがあります。退職届そのものの記載事項は通常と同じですが、内容証明特有の注意点もあります。記載内容はそのまま証拠になるため、くれぐれも注意してください。

退職届に記載すべき必須の事項

まず、退職届に記載すべき事項は、通常の場合と変わりません。

内容証明の形式的なルール

退職届を内容証明で出す場合、その形式的なルールを守る必要があります。

例えば、字数・行数について、横書きの場合「1行20字以内、1枚26行以内」「1行13字以内、1枚40行以内」「1行26字以内、1枚20行以内」のいずれかによる必要があります。郵便窓口で出す場合、同じ内容を3通持参する必要があります。

その他、細かいルールについては「内容証明ご利用の条件等」（郵便局）をご参照ください。なお、オンラインで送付するe内容証明（電子内容証明）の方が制限が少ないため、おすすめです。

記載すべきでない言葉やトラブルになりやすい表現

一方で、内容証明で出すからこそ、記載すべきでないこともあります。

そのまま証拠に残るので、労働者に不利になる文言や、トラブルを拡大しかねない表現は避けるべきです。特に、会社に不満があるからといって感情的な言葉で非難すれば、かえって反発を招き、退職がスムーズに進みにくくなってしまいます。

また、退職届を内容証明で送付せざるを得ないケースは、会社が認めなくても一方的に辞める意思を示す場面なので、「退職願」と混同されるような言葉は避けましょう。例えば、「退職させていただきたく存じます」「退職をお願いしたい」といった表現は不適切です。最終出社日や退職日は、具体的な日付で明確に特定すべきであり、曖昧にしてはいけません。

内容証明退職届の文例（テンプレート）

以上のポイントを踏まえた文例（テンプレート）も参考にしてください。

内容証明の出し方・送り方の手順

退職届を作成したら、次に、郵便局で発送手続きを行います。

内容証明は、通常の郵便とは異なり、出し方や送り方にも決まりがあります。不備があると窓口で受け付けてもらえないため、事前に手順を確認しておいてください。なお、後のトラブルの証拠を確実に残すため、送る前に必ず、退職届のコピーを取っておきましょう。

郵便局の窓口で出す場合

郵便局の窓口を利用する場合、作成した退職届（内容文書）を3通用意してください。

1通は相手への送付用、1通は郵便局の保管用、もう1通は差出人の控えです。また、差出人と受取人の住所・氏名を記載した封筒を用意します。訂正印として使う印鑑を持参すると便利です。注意点として、窓口で局員が内容を確認するため、封筒は閉じないでください。

なお、内容証明は、集配郵便局や指定された一部の郵便局でのみ扱っているため、最寄りの局で対応が可能か、事前に確認してから向かうようにしてください。

e内容証明（電子内容証明）の場合

窓口に行く時間がない場合は、e内容証明（電子内容証明）が便利です。

インターネット上で手続きが完結するため、24時間いつでも発送可能であり、Wordなどで作成した文書ファイルをアップロードして送付できます。この方法では、文書を3通印刷したり、封筒を用意したりする必要はありません。窓口での待ち時間もなく、忙しい方や誰にも会わずに手続きを済ませたい方に適しています。

ただし、利用には事前の利用者登録（無料）やクレジットカードなどが必要です。

同時に普通郵便で退職届を送付する

退職届を内容証明で送った場合も、同時に普通郵便でも送付しておくべきです。

内容証明には形式的な要件があるため、添え状や添付書類を同封できない、図表などを記載できないといった制限があります。退職手続きでこれらの送付が必要な場合、証拠確保を目的とした内容証明とは別に、普通郵便で送ることがあります。

普通郵便で送付しておけば、万が一内容証明が受け取られなかったときの対策にもなります（内容証明は受け取りを要しますが、普通郵便はポストに投函されるため）。この場合、普通郵便では内容は証明できないものの、特定記録郵便を利用すれば到着日は証明できます。

会社が内容証明の受け取りを拒否したらどうなる？

内容証明で退職届を送付しても、速やかに受領されるケースばかりではありません。

実際には、受け取りを拒否されたり、不在や宛所不明で戻ってきてしまったりといったケースもあります。しかし、この場合でも、退職できないわけではありません。

受取拒否でも意思表示は到達する

意思表示は、到達すれば効力が発生します（民法97条1項）。

この「到達」とは、相手方が了知可能な状態に置かれていればよく、現実に受領することまでは必要ないと考えられています。受け取り拒否はまさに了知可能な状態と評価できます。民法97条2項でも「相手方が正当な理由なく意思表示の通知が到達することを妨げたときは、その通知は、通常到達すべきであった時に到達したものとみなす」と明文化されています。

裁判例でも、受け取ろうと思えば受け取れる機会があった場合には、相手方に届いたものとして扱われています（東京地裁平成10年12月25日判決、東京地裁平成5年5月21日判決など）。

受け取りが拒否されると、郵便物は「受け取りを拒否されました」という付せんとともに差出人に返還されます。したがって、退職届を内容証明で送れば、相手が受領を拒否した事実も証拠として残すことができます。

不在や宛所不明の場合には対策が必要

これに対し、不在や宛所不明の場合には、対策が必要となります。

不在通知を投函後、一定期間（原則7日間）保管の後に差出人に返還されます。転居済みであるなど、記載された住所にいない場合にも郵便物は返還されます。不在や宛所不明で配達できていない場合、了知可能な状態とはいえず、意思表示は到達していないと考えるのが原則です。

ただし、前述の裁判例の通り、不在配達通知書が投函され、差出人や通知の内容を十分に推測でき、さほど困難なく郵便物を受け取れた状況であれば、遅くとも保管期間が満了した時点で意思表示が到達したとみなされることがあります。

また、会社が組織ぐるみで「郵便物を受け取らない」という悪質な対応をしたことで、内容証明が返送されてきてしまう場合、送付物の写しを取った上で、ポスト投函される特定記録郵便を併用することが有効な対策となります。

トラブルになりそうなときは早めに弁護士に相談する

内容証明の受け取りが拒否されると、トラブルとなる可能性が高まります。

会社が退職を認めないとき、退職日を先延ばしされたり、離職票の発行を拒まれたり、最終給与や未払い残業代を支払ってもらえなかったりといった別の労働問題に発展することもあります。さらには、退職を妨害するために損害賠償請求や懲戒処分を示唆するケースもあります。

トラブルの兆しが明らかになったら、弁護士に相談し、法的な見通しを確認しておくことが重要です。弁護士のアドバイスを受けて対応すれば、退職をめぐる不安を解消できます。

退職届を内容証明で出す際のよくある質問

最後に、退職届を内容証明で出す際のよくある質問に回答しておきます。

【まとめ】退職届を内容証明で出す方法

今回は、退職届を内容証明で出すべきケースと、その具体的な方法を解説しました。

内容証明による退職届は、退職の意思表示を明確に証拠として残せるために有効な手段です。特に、受理を拒否されたり、話し合いに応じてもらえなかったりする場合、後の交渉を有利に進める上でも、内容証明が大きな意味を持ちます。

ただし、内容証明は、一度発送すれば文面が記録に残るため、書き方を誤っても後から修正するのは困難です。退職届の基本的な事項はもちろん、退職日や有給消化の記載、受け取り拒否への備えなど、内容証明に特有のポイントを踏まえて慎重に対応しなければなりません。

退職届を受理してもらえない状況でも、退職は労働者の自由です。一人で抱え込まず、早めに弁護士へ相談することで、内容証明も含めた適切な方法を選択することができます。