カラ出張とは？バレた後の処分は？具体的な事例と防止策も解説

カラ出張とは、実際に出張していないのに経費を不正に請求する行為を指します。

交通費や宿泊費などが少額だと、一見軽微な不正に思われがちですが、発覚すると会社からの信頼を損ない、返金や損害賠償を請求され、懲戒処分や解雇とされるほか、悪質な場合には刑事責任を問われる危険もあります。

労働者として、カラ出張にリスクがあるのは当然、企業としても、社内のコンプライアンス体制を強化し、発生させない仕組みづくりが大切です。

今回は、カラ出張の具体的な手口や事例、発覚後の処分、企業・個人それぞれのリスクなどについて、労働問題に強い弁護士が解説します。

カラ出張とは

カラ出張とは、出張に関する経費を不正に請求することです。

出張自体がない場合のほか、出張はしたものの、実際にかかった費用より多くの請求する場合も含みます。出張経費には、交通費（飛行機・新幹線・タクシー代など）、宿泊費、食事代などがありますが、これらを不正に受け取ればカラ出張となります。

カラ出張は、経費を不正に計上する形で会社の資産を横領している点で、犯罪行為として刑事罰の対象となります。また、会社からの信頼を損ない、懲戒処分や解雇といった社内処分の対象となります。不正に得た出張経費については、返金や損害賠償を請求されます。会社側にとっても、カラ出張を黙認していると、コンプライアンス意識の低い企業と評価され、取引先や顧客の信用を失うおそれがあるため、厳しく対処されます。

「少額なら問題ない」「上司もやっている」「多めに請求するのが慣習である」といった甘い考えの人もいますが、会社が黙認していると思っても、不正な請求が許されないのは当然で、発覚すれば処分の対象とされる危険があります。

カラ出張になる具体例

カラ出張と一口に言っても、その手口は様々です。

大きく分けると、架空出張、水増し、差額着服、私用混入の4つに分類できます。「カラ出張に当たるかどうか」は、出張の目的や必要性があるか、経費の使途が明確か、社内ルールに違反しないかといった点から判断されます。

労働者として、許されない行為を具体的に知っておくことが重要であり、企業側としても、不正に気付くための参考としてご活用ください。

架空の出張を申請する場合

1つ目の例が、架空の出張を申請するケースです。

具体的には、出張を行ったように見せかけて経費を請求するケースや、業務と関係ない私的な旅行を「出張」と偽って経費申請するケースです。この場合、出張報告書や領収書の偽造を伴うため、カラ出張の悪質性は非常に高いといえます。

出張経費を水増し請求する場合

2つ目の例が、出張経費を水増し請求するケースです。これには様々な手口があり、例えば、次のようなものが該当します。

出張日数を水増しすると、交通費や宿泊費だけでなく、出張日当の水増しも付随して起きることが多いため、カラ出張による会社の被害はさらに拡大してしまいます。

交通費や宿泊代を実費より多く請求する場合

3つ目の例が、実費よりも多くの請求をし、差額を着服するケースです。

以下のような様々な理由付けをして、交通費や宿泊費を水増し請求する手口があります。

就業規則や出張旅費規程などに交通手段のルールを定め、「部長以上はグリーン車」「◯km以上の移動は飛行機」などと指定している会社もあります。この場合、その規定に違反して高額の支出をしてしまうことも、問題行為と見られるおそれがあります。

出張が多い社員の場合、複数の領収書を使い回して不正請求する手口も見られます。さらに悪質なケースは、不正の隠蔽を伴います。例えば、回数券の利用により新幹線チケットを安く購入して差額を着服する手口、一旦購入した航空券をキャンセルして購入画面のスクリーンショットで経費申請をする手口、チケットショップ・金券ショップでの換金を悪用した手口なども見られます。

用意周到で計画的な行為は、カラ出張の中でも特に悪質ということができます。

私的な飲食代を出張経費に付ける場合

4つ目が、私的な出費を経費に含めて申請するケースです。

例えば、出張の際に家族を同行させ、その分の交通費や飲食代を出張経費として申請したり、出張時に立ち寄ったキャバクラの代金を飲食費として会社に請求したりといった例が見られます。

宿泊を伴う出張の場合、業務時間外は自由に利用可能であるため、家族と過ごしたり友人と会ったりすることは許されますが、その支出を経費申請することは不適切です。

カラ出張はなぜバレる？不正が発覚する原因

カラ出張をしても「バレなければよい」と甘く見ている人もいます。

しかし実際は、カラ出張は様々なきっかけで発覚してしまいます。昨今は業務のデジタル化や内部統制の強化により、従前に比べて発覚しやすくなっているのが実情です。また、税務調査などの外部調査によってバレるケースもあります。

経費精算時の監査で発覚する

経費精算にあたり、経理部のほか、社内の監査部門によるチェックを経ることがあります。この際、出張日程と経費の整合性がチェックされた結果、カラ出張がバレるケースがあります。特に、部署内で突出して接待交際費が多い場合、経費精算システムでアラートが出るなど、異常が疑われ、調査を開始されやすい傾向にあります。

交通ICの利用履歴やチケットの購入履歴との矛盾を指摘される

客観的な証拠との矛盾を指摘され、そこからカラ出張が発覚する例は珍しくありません。

例えば、交通ICの利用履歴、新幹線の予約履歴、航空券の搭乗履歴といった移動の記録と、実際の出張予定や経費申請との矛盾は、調査が開始されるきっかけの代表例です。また、業務用スマートフォンや社用車にGPSが付けられており、その履歴から不正が発覚することもあります。

領収書や出張報告書に不自然な点がある

領収書や出張報告書に不自然な点があったことで、カラ出張が発覚することもあります。例えば、次のような点に注意が必要です。

「他の人もやっているから」「少額なら指摘されないだろう」と考えていると、小さな矛盾から調査が開始され、大きな問題に発展してしまうおそれもあります。

同僚や取引先から指摘される

同僚や取引先からの指摘がきっかけで、カラ出張が発覚することもあります。

同僚や出張先の担当者の目撃情報や証言で、会社が調査を開始するのが典型例です。一緒に会食をしたとされる取引先に聴き取りが行われると、架空の出張経費が明らかになってしまいます。カラ出張を行う人の中には、一緒に出張をした人の飲食代をおごっているケースもよく見られますが、社内に噂が広がり、発覚する要因となりやすいです。

税務調査や内部通報で不正が露見する

税務調査や内部通報によってカラ出張が明らかになる事例もあります。

カラ出張をした労働者が横領などの犯罪行為となるだけでなく、企業としても、本来は計上すべきでない費用を経費にしていたことになり、修正申告の上、追加納税を求められる可能性があります。さらに、この際には、延滞税や重加算税などのペナルティが課されることもあり、企業にとって大きな損失となるため、カラ出張を行った労働者には厳しい処分が検討されることとなります。

カラ出張が発覚した場合の処分

カラ出張が発覚した場合、労働者は一定の処分を受けることが予想されます。

その中には、民事責任（返金や損害賠償の請求）、社内の処分（懲戒処分や解雇）、刑事責任（業務上横領罪など）といったものが含まれます。

返金や損害賠償の請求

不正に得た金銭は、不当利得（民法703条）となるため、会社に返還する義務を負います。加えて、期間が経過している場合には遅延損害金を請求されたり、取引先や顧客からの信頼喪失により取引が終了するなどの損害がある場合、賠償請求を行われたりするケースもあります。

懲戒処分

カラ出張が判明した場合、社内で懲戒処分を受けることが予想されます。

懲戒処分の種類には、譴責・戒告、減給、出勤停止、降格、諭旨解雇、そして、最も重い懲戒解雇などがあります。どの程度の処分を下すかは、個々の事案によって判断されますが、カラ出張のケースでは、主に次のような要素が考慮されます。

なお、行為の程度に比べて重すぎる処分は、不当処分として違法・無効となる可能性もあるため、労働者としては争うことを検討すべきです。

懲戒解雇

カラ出張が悪質であると判断された場合、最も重い処分である懲戒解雇が選択されます。

ただし、懲戒解雇は、就業規則に定めた懲戒解雇事由に該当し、かつ、相応する重大な非違行為がなければなりません。例えば、1回限りの少額のカラ出張で、既に返金済みであり、反省して再発防止を誓っている場合などは、懲戒解雇が無効となる可能性があります。

刑事責任

最後に、特に悪質なカラ出張は、刑事責任を問われる可能性があります。

問題を重く見た会社が警察に被害届を提出したり、告訴したりすることで捜査が開始されます。カラ出張が該当しうる犯罪には、次のようなものがあります。

カラ出張を疑われた場合の対応の手順

万が一、カラ出張を疑われても、焦って対応すると事態はますます悪化してしまいます。

対応の手順を理解して、冷静な対応を心がけるようにしてください。基本的に、嘘や隠蔽を重ねることは不適切であり、会社の調査には真摯に対応するのがよいでしょう。

カラ出張の違法性について判断した裁判例

以下では、カラ出張の違法性について判断した裁判例を紹介しておきます。

札幌高裁令和3年11月17日判決

札幌高裁令和3年11月17日判決は、郵便事業を営む会社の社員が、2015年～2016年の間、100回以上にわたり出張費52万1,400円を不正受給した事案です。社用車で出張したのに公共交通機関の料金を請求し、クオカード代を宿泊代に上乗せしていた点が重く見られ、懲戒解雇となりました。

裁判所は、他の社員が停職にとどまっていたこと、反省して全額を返金済みであったこと、旅費精算のチェック体制が杜撰であったことなどから、解雇は無効であると判断しました。

名古屋地裁平成8年3月25日判決

名古屋地裁平成8年3月25日判決は、愛知県議会議員によるカラ出張が発覚し、住民が知事個人と議会事務局長に対し、責任を問うための損害賠償請求を住民訴訟により提起した事案です。

裁判所では、知事に対しては、カラ出張が慣例化していたことを知っていたとは認められず、取り消すべき義務を怠ったわけではないとして、賠償責任が否定されました。一方で、議会事務局長に対しては、本来はカラ出張を阻止すべき義務があったにもかかわらず、故意または重大な過失により阻止しなかったとして、損害賠償請求が認容されました。

企業がすべきカラ出張の防止策

カラ出張が許されないのは当然ですが、企業にも防止する努力が求められます。

管理が杜撰で、カラ出張を放置していると、コンプライアンス意識の低い会社と見られ、対外的な信用を失うおそれがあります。以下では、企業がすべきカラ出張防止の対策を紹介します。

出張旅費規程を見直す

不適切なカラ出張を抑止するには、ルールを徹底する必要があります。

出張旅費規程が曖昧だと、逸脱した移動・宿泊を防止しにくくなってしまうため、規程の明確化が非常に重要となります。例えば、次のような点が明確になっているか、弁護士に相談しながら、自社の規程を見直してください。

なお、出張旅費規程を変更した場合、社内に周知し、ルールの透明化を図ることも重要です。

出張申請から精算までのフローを整える

出張申請から経費精算までのフローを整えることも、カラ出張の防止のために重要です。経費精算の流れが曖昧だと、甘く見た社員によるカラ出張が横行してしまいます。申請や精算の期限を設け、領収書を示すことを条件とするなど、カラ出張を許さない姿勢を明確にすることが大切です。

法人カードの利用を徹底して経費利用を透明化する

経費利用を透明化するには、法人カードの活用も有効です。

営業担当者など、出張や外出が多い社員には法人カードを持たせ、業務関連の出費をそれで賄うよう義務付ければ、利用履歴を残すことができます。「いつ、どこで、誰が」使ったかが一目瞭然になり、経費の管理がしやすくなる上に、不正があったとき検知が容易になります。

社員のコンプライアンス教育を行う

最後に、社員のコンプライアンス教育も、カラ出張防止のために欠かせません。不正防止研修・倫理教育などを行い、「どのような行為がカラ出張か」を理解させ、不正を許さない文化を醸成することが抑止につながります。

また、内部通報窓口を整備し、カラ出張を含めた不正行為を早期に把握できる体制を整えることも重要です。体制の整備には、顧問弁護士などの専門家を活用するのがおすすめです。

カラ出張に関するよくある質問

最後に、カラ出張に関するよくある質問について回答します。

【まとめ】カラ出張について

今回は、カラ出張の問題について、法的な観点から解説しました。

カラ出張は、単なる経費精算のミスでは済まされない重大な不正であり、発覚した場合、労働者には返金や損害賠償の請求、懲戒処分や解雇、さらに刑事責任の追及などが予想されます。

たとえ他の社員が行っていても正当化する理由にはならず、軽い気持ちで行うのは危険です。「バレないから大丈夫」というのも誤りであり、実際は、不正の大半は、社内監査や税務調査、他の従業員や取引先の証言によって発覚してしまいます。

企業側には厳正な対応が求められる一方で、従業員一人ひとりにも高いコンプライアンス意識が必要となります。カラ出張に該当するか、問題行為かどうかに疑問があるときは、そのまま継続するのではなく、早い段階で弁護士に相談してください。